在檔案數(shù)字化大潮下，中博奧積極響應(yīng)國家對檔案管理的政策。中博奧文書定-數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案一體化管理，100%歸檔、防篡改、3秒可查、權(quán)限嚴(yán)密，讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗。

　　通過靈活集成的方式，助力更多政府機關(guān)推進(jìn)機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作，打造政府的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)。

　　中博奧如何協(xié)助政府機關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理？

　　根據(jù)《通知》，要求從4個方面規(guī)范有序開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作：

　　1、健全業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范

　　政策要求：要健全業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范，推動建立完善的業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔管理制度和技術(shù)規(guī)范。

　　中博奧解決方案：

　　目前，檔案已允許單獨以電子形式進(jìn)行歸檔。

　　·借力電子流程讓制度落地：

　　中博奧文書定-數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將政府機關(guān)的檔案管理制度嵌入電子化流程中，將管理和流程結(jié)合起來，經(jīng)過相關(guān)人員審批、授權(quán)后方可由系統(tǒng)自動執(zhí)行。

　　實現(xiàn)從檔案的收集、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀為一體的全生命周期管理，全程以流程驅(qū)動，審批留痕，可記錄可追溯。

　　·全面適配信創(chuàng)環(huán)境：

　　中博奧文書定-數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)全面適配國產(chǎn)化的環(huán)境、包含國產(chǎn)化的CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件，全面滿足信創(chuàng)要求。

　　2、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件100%歸檔

　　政策要求：要完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧OA天然具備電子檔案管理的要素，在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案100%歸檔。

　　·自動收集異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)：

　　中博奧提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，可以主動開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。

　　通過接口可以快速集成來自政府機關(guān)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，包括各類公文、黨群工作文件、人事檔案、機關(guān)采購文件等。

　　組織中合同、公文、項目等業(yè)務(wù)場景中會產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務(wù)場景機器流程關(guān)聯(lián)，自動收集業(yè)務(wù)檔案。

　　系統(tǒng)可以對符合要求對電子檔案進(jìn)行登記，支持電子檔案對入庫前預(yù)處理，比如：分類、整理、排序、編目。在登記過程中對電子檔案對數(shù)量、元數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。

　　·支持文件和數(shù)據(jù)歸檔：

　　不僅支持對檔案數(shù)據(jù)的自動獲取，同時也支持以附件形式進(jìn)行歸檔，最終實現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件的100%歸檔。

　　3、完善檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接

　　政策要求：要推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效銜接，通過歸檔接口實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的信息交互和集成。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧文書定加強了中臺能力，方便被集成和集成，主動采集形成統(tǒng)一檔案管理庫，檔案數(shù)據(jù)可以被異構(gòu)系統(tǒng)調(diào)用。

　　提供可視化的接入配置，支持多種對接方式，數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)可方便與各個異構(gòu)系統(tǒng)集成。

　　中博奧身份核驗?zāi)芰梢员桓黝愊到y(tǒng)調(diào)用，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動接收或者定時拉取。

　　中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)支持多種數(shù)據(jù)源，提供報表分析工具，能夠抽取內(nèi)部數(shù)據(jù)和外部集成數(shù)據(jù)，構(gòu)建多種形式的報表和看板。

　　4、業(yè)務(wù)歸檔全流程安全可控

　　政策要求：要不斷提升數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)資源建設(shè)質(zhì)量和管理水平，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔全流程安全可控、科學(xué)規(guī)范管理。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧通過接入數(shù)字身份和電子簽名功能，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔全流程更安全、更可控。

　　·電子檔案防篡改：

　　國家明確電子檔案系統(tǒng)必須具備電子簽名能力，中博奧對歸檔的業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件自動加蓋電子簽名，助力電子檔案系統(tǒng)具備文件防篡改的能力。

　　·用戶行為歸檔：

　　用戶在檔案系統(tǒng)中的所有行為都會被日志記錄下來。檔案系統(tǒng)會對這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證，確保所有操作都出自用戶的真實身份與真實意愿，且內(nèi)容防篡改。

　　對內(nèi)實現(xiàn)操作可溯可查，對外能夠滿足監(jiān)管、審計等各方面的要求。

　　·檔案自動檢測：

　　為了確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案的真實性、完整性、可用性、可靠性，中博奧文書定-數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)可對其進(jìn)行四性檢測，檢測完成后會自動生成報告。

　　·第三方存證形成證據(jù)鏈：

　　為了進(jìn)一步保障電子檔案的安全性、有效性，所有歸檔的業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)都可以在權(quán)威的國家公證處或司法區(qū)塊鏈中存證，并且可出具存證報告，報告內(nèi)容包括電子簽名過程、證書信息、認(rèn)證記錄和存證信息。

　　中博奧政府機關(guān)電子文檔歸檔應(yīng)用場景

　　例如中博奧協(xié)助政府單位進(jìn)行電子公文歸檔，總體架構(gòu)以《黨政機關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）為主要依據(jù)，全面貫徹國家電子政務(wù)總體框架，滿足國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

　　電子公文歸檔整個過程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收等環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)。遵守電子公文歸檔范圍的要求，完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集。

　　在文件整理過程中，將完成組件和編號的擬歸檔電子公文整理到文件盒子（案卷），按國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立全宗卷。

　　覆蓋了電子公文的捕獲（或錄入）、轉(zhuǎn)換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、接收登記、接收確認(rèn)等全過程。

　　公文辦理完成歸檔時，將公文的處理單、正文、附件、底稿生成新的PDF和OFD文件，并著錄元數(shù)據(jù)，符合檔案歸檔要求。

　　總結(jié)

　　中博奧文書定-數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)通過靈活的集成能力，與機關(guān)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)高效融合交互，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件全流程數(shù)字化管理。

　　推進(jìn)機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作是優(yōu)化政務(wù)環(huán)境、打造數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)政府的重要基礎(chǔ)性工作，是提升檔案治理和服務(wù)效能的有力舉措，對于加強政務(wù)信息化建設(shè)、推動公共數(shù)據(jù)開放共享、不斷提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)效能具有重要意義。