電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)展的過程中具有重要的作用，可以推動城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推動的過程中，對呈現(xiàn)檔案的紙質(zhì)檔案及電子檔案進(jìn)行并行管理能夠提高綜合管理效用，促使工作質(zhì)量得以提升。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案

　　1、紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性

　　對于城建檔案管理來說，紙質(zhì)檔案及電子檔案各有優(yōu)勢，能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行有效傳遞。紙質(zhì)檔案在我國發(fā)展的過程中已經(jīng)有較長的歷史，在造紙術(shù)發(fā)明之后，就可以將信息用文字的形式在紙上表達(dá)出來，因此其作為重要的信息載體具有重要的作用。

　　在現(xiàn)代化社會發(fā)展的過程中，電子信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，在開展檔案管理工作的過程中，就逐漸開始利用電子檔案管理形式，不過其沒有完全取代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的依附性較強(qiáng)，而電子檔案的時效性較強(qiáng)，這兩種城建檔案管理形式都是比較常見的社會現(xiàn)象。

　　人們在對城建檔案信息進(jìn)行了解的過程中，就可以對兩種檔案形式進(jìn)行利用。雖然電子檔案管理具有較多優(yōu)點，更加符合當(dāng)代社會的發(fā)展需求。但是紙質(zhì)檔案能夠記載相關(guān)的歷史信息，相對電子檔案來說，在這個方面具有更強(qiáng)的信服力，形成了非常重要的信息資源。因此，在開展檔案管理工作的過程中，需要結(jié)合兩種檔案管理形式凸顯不同的特點，根據(jù)城建檔案管理的實際情況進(jìn)行分析，這也是現(xiàn)代化社會發(fā)展的必然趨勢。

　　2、城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理舉措

　　2.1創(chuàng)新檔案管理模式

　　在利用紙質(zhì)檔案及電子檔案并行管理的方式對城建檔案進(jìn)行管理時，首先需要對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。城建檔案管理工作的開展需要緊跟時代的發(fā)展步伐，在對不同的檔案管理形式進(jìn)行利用時，都需要凸顯其特點，根據(jù)新的管理體系規(guī)范管理行為。

　　在對城建檔案進(jìn)行管理時，可以利用紙質(zhì)檔案作為基本載體，結(jié)合全新的電子檔案管理體系將兩者融合在一起，使得管理模式長期有效。在并行管理的過程中，需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，然后利用計算機(jī)對電子檔案進(jìn)行分檔，不需要對文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移就可以直接搜尋需要的城建檔案內(nèi)容。

　　電子檔案具有較好的管理規(guī)律，在利用并行管理方式的過程中，要適當(dāng)融合紙質(zhì)檔案，使得電子檔案管理中的不足可以得到彌補(bǔ)。在創(chuàng)新檔案管理模式的過程中，需要根據(jù)現(xiàn)有的城建檔案管理形式進(jìn)行完善及優(yōu)化，對同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案及電子檔案進(jìn)行同步歸檔，提高檔案的真實性，使其可以完整保存。

　　2.2轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

　　在開展檔案管理工作的過程中，城建檔案管理人員大多數(shù)還是過去的檔案管理者，其對于紙質(zhì)檔案的管理形式比較熟悉，能夠掌握管理要點。而新上任的管理人員大多對電子檔案管理方法比較熟悉，能夠熟練應(yīng)用信息技術(shù)開展管理工作。

　　因此，在并行管理的過程中，需要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，讓不同的工作人員都可以逐漸適應(yīng)兩種存在差異的管理模式，并且可以相互融合。城建檔案管理單位需要對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其在工作當(dāng)中可以轉(zhuǎn)變檔案管理理念，融合傳統(tǒng)及現(xiàn)代的管理方式及技能，提高人員綜合職業(yè)素養(yǎng)。

　　檔案管理人員需要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解其優(yōu)勢及不可替代的關(guān)鍵點。在工作的過程中，要不斷學(xué)習(xí)新的管理知識及專業(yè)能力，對其中涉及的各個方面的內(nèi)容進(jìn)行深入了解。檔案管理人員需要在空閑時間學(xué)習(xí)新的管理知識，提高自身的工作能力，扎實工作基礎(chǔ)。

　　最重要的是，管理人員要了解城建檔案管理的要點，掌握計算機(jī)基礎(chǔ)知識，使得電子檔案管理能夠深入其中發(fā)揮作用。對于部分紙質(zhì)檔案，可以在對其進(jìn)行使用及存儲的過程中將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，利用數(shù)字化技術(shù)對其進(jìn)行完善。城建檔案管理單位在接收外來檔案之后，首先就需要做好數(shù)字化管理工作。對于部分已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案，可以利用紙質(zhì)檔案及電子檔案并行管理的方式提高其完整性。

　　2.3完善檔案管理制度

　　任何管理工作的開展都需要以管理制度作為基礎(chǔ)，讓工作人員在執(zhí)行管理職能的過程中更加規(guī)范。電子檔案及紙質(zhì)檔案并不能相互替代，為了避免兩者在管理的過程中存在沖突，管理單位需要針對并行管理對其進(jìn)行規(guī)范。因此，需要通過完善檔案管理制度對各個管理環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，讓管理人員在審批、規(guī)劃等過程中可以凸顯并行管理的優(yōu)勢。

　　城建檔案管理單位還需要結(jié)合實際的發(fā)展情況及城建檔案內(nèi)容確定新型的檔案管理模式，不斷對其進(jìn)行創(chuàng)新。紙質(zhì)檔案與電子檔案是相互依存的關(guān)系，在并行管理的過程中，需要規(guī)范考核機(jī)制提高其正面作用，避免產(chǎn)生檔案管理問題。

　　在完善檔案管理制度的過程中，需要對管理人員的素養(yǎng)進(jìn)行提升，讓其可以按照制度規(guī)范完成工作內(nèi)容。對于檔案并行管理中的存儲、檢索及傳輸?shù)榷夹枰鶕?jù)制度要求對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。還需要將管理人員的綜合考核要求列入到制度當(dāng)中，對管理人員的素養(yǎng)提出一檔的要求，使其能夠掌握紙質(zhì)檔案的工作要求及電子檔案的技術(shù)知識。單位可以建立獎懲制度對管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范，讓其在并行管理的過程中有更高的積極性，取得更高的管理效果。

　　2.4以人才建設(shè)為支撐，強(qiáng)化城建檔案管理的保障力度

　　人才是任何企業(yè)以及管理部門的基礎(chǔ)，更是其不可或缺資源。當(dāng)前，既懂得工程知識，又懂檔案知識，還能熟練使用互聯(lián)網(wǎng)的復(fù)合型人才，是檔案管理部門迫切需要的人才。培養(yǎng)復(fù)合型人才需要較長的時間，因此，檔案管理部門要制定培養(yǎng)計劃?；ヂ?lián)網(wǎng)的興起為復(fù)合型人才的培養(yǎng)提供了一定的便捷。

　　第一，利用大數(shù)據(jù)對內(nèi)部人員進(jìn)行培養(yǎng)，設(shè)計單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)?？梢岳门f人帶新人的模式，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

　　第二，利用大數(shù)據(jù)資源共享，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理模式，借鑒其他管理部門的先進(jìn)技術(shù)，如將內(nèi)部人員派遣出去學(xué)習(xí)交流、鼓勵員工能夠積極進(jìn)行繼續(xù)教育等。通過多種方式培養(yǎng)復(fù)合型人才，為檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提升奠定基礎(chǔ)。

　　第三，實施引進(jìn)來策略，招納新鮮血液，為人才提供良好的展示平臺。第四，注重工作意識的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的責(zé)任感和使命感。

　　2.5構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)

　　隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步，城建檔案管理部門也需要與時俱進(jìn)，建立健全信息化管理系統(tǒng)。首先，針對硬件設(shè)施，檔案館應(yīng)投入資金建設(shè)錄入、管理、查詢等一體化的硬件設(shè)施，為建立數(shù)字城建檔案館奠定基礎(chǔ)。

　　其次，在軟件方面，設(shè)計開發(fā)數(shù)據(jù)庫或APP軟件，達(dá)到檔案管理信息化的目的。

　　此外，規(guī)范內(nèi)部電子文檔，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，提高檔案管理工作的便捷性。

　　最后，可以針對高頻使用檔案搭建數(shù)據(jù)庫，以便為社會提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　3、結(jié)語

　　城建檔案中的紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理能夠綜合兩種管理模式的優(yōu)點，使其重復(fù)跟發(fā)揮作用。在開展管理工作的過程中，需要注重管理創(chuàng)新，單位要完善相關(guān)的管理制度，讓工作人員可以按照制度要求完成工作任務(wù)。對于并行管理工作的開展來說，需要明確紙質(zhì)檔案管理及電子檔案管理各自的優(yōu)勢，對其進(jìn)行體現(xiàn)，為城建檔案管理質(zhì)量提供保障。