電子檔案掃描要求根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　電子檔案掃描要求

　　(一)檔案掃描方式

　　1.根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面平板直接掃描，或采用縮微拍攝后膠片轉(zhuǎn)數(shù)字化。沒(méi)相應(yīng)設(shè)備的一般采用小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。

　　2.紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式。

　　3.掃描方式的選擇以不損傷檔案原件為原則。

　　(二)檔案掃描分辨率

　　1.掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，應(yīng)以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整，不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　　2.不論采用何種色彩模式，一般情況下，掃描分辨率大于或等于100dpi即可。如果檔案文字偏小、密集、清晰度差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　3.需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率應(yīng)大于或等于200dpi。

　　(三)檔案掃描色彩模式

　　1.掃描色彩模式有黑白二值、灰度、彩色等。

　　2.用黑白二值模式掃描，形成的圖像文件所占用的空間較小，適用于頁(yè)面為黑白兩色，字跡清晰，不帶插圖的檔案。

　　3.灰度模式適用于頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差，或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案。

　　4.彩色模式掃描形成的圖像文件所占用的空間較大，但能直接反映檔案的原貌，用途廣泛，并且可根據(jù)需要把彩色圖像轉(zhuǎn)換成黑白二值或灰度。頁(yè)面有紅頭、印章或有照片、彩色插圖的檔案應(yīng)采用彩色模式。

　　(四)檔案掃描登記登記掃描檔案的頁(yè)數(shù)、色彩模式、分辨率等，如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的檔案應(yīng)注明。在登記的同時(shí)應(yīng)注意核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理登記單填寫(xiě)掃描件的頁(yè)數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)漏掃或錯(cuò)掃時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃，并在登記表上注明原因和處理方法。