第一條為規(guī)范金融企業(yè)檔案外包管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證劵法》等相關(guān)法律，結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實際，制定本規(guī)定。

　　企業(yè)檔案外包

　　第二條本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。

　　第三條本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的下列金融機構(gòu)：

　?。ㄒ唬┱咝糟y行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行，城市信用合作社，農(nóng)村信用合作社。

　?。ǘ┳C券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設(shè)立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。

　　（三）保險集團（控股）公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專業(yè)中介機構(gòu)。

　?。ㄋ模┬磐泄?、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團財務(wù)公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀公司。

　　（五）從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷售業(yè)務(wù)的公司。

　?。┢渌?jīng)批準從事金融業(yè)務(wù)活動的企業(yè)。

　　第四條金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對維護金融企業(yè)和客戶利益，保護消費者權(quán)益，防控金融風險，打擊經(jīng)濟犯罪，保障國家經(jīng)濟安全，促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，應(yīng)由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

　　第五條各級檔案行政管理部門根據(jù)職責負責金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；各級金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理機構(gòu)及其派出機構(gòu)負責將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務(wù)同監(jiān)管。

　　第六條金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門（以下統(tǒng)稱“檔案部門”）負責對本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機構(gòu)檔案部門負責本分支機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對所屬分支機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　第七條金融企業(yè)應(yīng)建立健全統(tǒng)一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度；將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，列入業(yè)務(wù)部門職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。

　　第八條金融企業(yè)應(yīng)當建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關(guān)制度，確保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責任、信息、存史等方面的需要。

　　第九條金融企業(yè)應(yīng)當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應(yīng)的懲處。

　　第十條金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓。

　　第二章業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔

　　第十一條金融企業(yè)應(yīng)依據(jù)法律、行政法規(guī)、國務(wù)院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表；當業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時，應(yīng)及時修訂完善。

　　歸檔范圍和保管期限的確定，應(yīng)滿足國家對金融活動的監(jiān)管要求以及維護企業(yè)利益和客戶權(quán)益的需求；業(yè)務(wù)檔案保管期限不得短于相關(guān)法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限；電子業(yè)務(wù)檔案的保管期限不短于同類紙質(zhì)檔案的保管期限。

　　第十二條金融企業(yè)檔案部門應(yīng)當按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關(guān)標準并保持相對穩(wěn)定。

　　第十三條金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。

　　具體歸檔時間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應(yīng)超過次年12月31日。

　　第十四條金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數(shù)。

　　第十五條業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復(fù)印件并標明互見號。

　　第十六條金融企業(yè)應(yīng)當按國家有關(guān)規(guī)定進行檔案著錄。

　　第十七條紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致；僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標準執(zhí)行。

　　第十八條金融企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)時，應(yīng)當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

　　第十九條業(yè)務(wù)工作人員崗位變動時，應(yīng)當及時辦理移交所負責業(yè)務(wù)工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

　　第二十條國內(nèi)依法投資設(shè)立的金融企業(yè)有海外機構(gòu)的應(yīng)當建立海外機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

　　第三章業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第二十一條金融企業(yè)應(yīng)當配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設(shè)施設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)。

　　第二十二條金融企業(yè)應(yīng)當按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務(wù)檔案進行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責任。

　　第二十三條金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的，應(yīng)當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時，應(yīng)當明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。

　　嚴禁將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案外包或委托任何社會中介機構(gòu)保管。

　　第二十四條金融企業(yè)檔案部門應(yīng)做好業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性、準確性和連續(xù)性。

　　第二十五條金融企業(yè)應(yīng)當建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)的功能應(yīng)當符合國家有關(guān)規(guī)定。

　　第四章業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置

　　第二十六條金融企業(yè)應(yīng)當編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢。

　　第二十七條金融企業(yè)應(yīng)當對業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進行登記，對超權(quán)限利用應(yīng)履行審批手續(xù)。

　　第二十八條金融企業(yè)檔案部門應(yīng)積極開展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作，加強對業(yè)務(wù)檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動和管理工作的需要。

　　金融企業(yè)必須為有關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的業(yè)務(wù)檔案。

　　第二十九條金融企業(yè)應(yīng)當成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告；對確已失去保存價值的到期業(yè)務(wù)檔案，由企業(yè)負責人審批簽字后方可予以銷毀。銷毀檔案應(yīng)在指定地點并有專人負責監(jiān)督。對被銷毀的檔案應(yīng)當?shù)怯浽靸裕⑴c鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當延長保管期限。

　　第三十條金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應(yīng)當按國家有關(guān)規(guī)定對業(yè)務(wù)檔案進行妥善處置。

　　第三十一條未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。