根據(jù)國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，《檔號(hào)編制規(guī)則》，結(jié)合我單位實(shí)際情況，特制定文書檔案分類大綱、編號(hào)方案、保管期限表。機(jī)關(guān)檔案管理分類方案一般分為兩步，第一步是檔案門類的劃分，第二步是各門類檔案的分類。

　　機(jī)關(guān)檔案管理分類方案

　　No.1檔案門類的劃分

　　（1）檔案門類劃分原則

　　機(jī)關(guān)應(yīng)按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求并結(jié)合本單位實(shí)際，按照以下原則科學(xué)劃分檔案門類：

　　科學(xué)原則。

　　機(jī)關(guān)應(yīng)按照檔案自然形成規(guī)律劃分檔案門類，以便更好地認(rèn)識(shí)檔案、科學(xué)地管理和利用檔案?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》在確定機(jī)關(guān)檔案門類時(shí)，按照檔案自然形成規(guī)律，將機(jī)關(guān)檔案劃分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、專業(yè)檔案等，每一種檔案門類均反映機(jī)關(guān)一項(xiàng)或幾項(xiàng)工作職能，體現(xiàn)門類劃分的科學(xué)原則。

　　明確原則。

　　檔案具有多方面的屬性。機(jī)關(guān)劃分檔案門類時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案固有的主要屬性提出明確的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)帶有主觀性的標(biāo)準(zhǔn)輔以必要的說明，使劃分根據(jù)明確可依、門類界限清楚明確?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》分六個(gè)層次提出機(jī)關(guān)檔案的基本門類，最后明確“第（一）（二）（三）項(xiàng)包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式”，解決了以往按照載體劃分檔案門類時(shí)，傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案的門類內(nèi)容相互包含、交叉等問題。

　　扁平原則。

　　扁平化是通過增大管理幅度從而減少管理層次的管理方法，在檔案門類劃分中，層次劃分過多會(huì)增加檔案管理的復(fù)雜性和不確定性?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》在劃分檔案門類時(shí)，將檔案門類分為兩個(gè)層級(jí)，如將科技檔案分為科研檔案、基建檔案和設(shè)備檔案。扁平選擇簡(jiǎn)化檔案門類的劃分層級(jí)，減少機(jī)關(guān)檔案管理的復(fù)雜度，便于利用信息化手段開展檔案開發(fā)利用，是“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”思想的具體體現(xiàn)。

　　穩(wěn)定原則。

　　機(jī)關(guān)檔案門類劃分涉及檔案分類頂層設(shè)計(jì)，不能輕易變動(dòng)。檔案門類大致有兩類：一類為傳統(tǒng)檔案門類，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等；另一類為新興業(yè)務(wù)職能、工作方法形成的

　?。?）檔案門類劃分方法

　　《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》分六個(gè)層次對(duì)機(jī)關(guān)檔案門類進(jìn)行描述。在此基礎(chǔ)上，確定了13個(gè)一級(jí)門類，并提出科技檔案、專業(yè)檔案二級(jí)門類的設(shè)置要求（見表1）。

　　表1檔案門類表

　　文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案。文書檔案是各機(jī)關(guān)反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案?？萍紮n案是反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案，機(jī)關(guān)科技檔案一般包括科研檔案、基建檔案和設(shè)備檔案。人事檔案是反映人事管理工作的檔案。會(huì)計(jì)檔案是反映會(huì)計(jì)核算過程的檔案。

　　專業(yè)檔案。專業(yè)檔案是機(jī)關(guān)在履行行業(yè)特有職責(zé)時(shí)形成的檔案。各機(jī)關(guān)可參考國(guó)家檔案局發(fā)布的《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》(檔函〔2011〕261號(hào)、檔函〔2011〕273號(hào))，并根據(jù)本單位工作實(shí)際，科學(xué)設(shè)置專業(yè)檔案門類。專業(yè)檔案二級(jí)門類按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置。

　　照片檔案、錄音檔案、錄像檔案。照片檔案、錄音檔案、錄像檔案是通過影像、聲音記錄機(jī)關(guān)履行職責(zé)過程的檔案，主要包括本機(jī)關(guān)形成的、收集的反映本單位職能活動(dòng)的照片、錄音、錄像。

　　業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案、公務(wù)電子郵件檔案、網(wǎng)頁(yè)信息檔案、社交媒體檔案。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案是指機(jī)關(guān)在履職過程中通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)。公務(wù)電子郵件檔案是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的并經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)墓珓?wù)電子郵件。網(wǎng)頁(yè)信息檔案是指機(jī)關(guān)網(wǎng)站發(fā)布的網(wǎng)頁(yè)和機(jī)關(guān)采集其他網(wǎng)站發(fā)布的反映本機(jī)關(guān)職能工作的網(wǎng)頁(yè)。社交媒體檔案是指機(jī)關(guān)通過微信、微博、短視頻等社交媒體平臺(tái)發(fā)布的信息。

　　實(shí)物檔案。實(shí)物檔案是指機(jī)關(guān)形成或收到的反映本單位職能活動(dòng)的印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等。

　　其他檔案。機(jī)關(guān)性質(zhì)復(fù)雜，情況繁多，并且隨著社會(huì)的發(fā)展可能產(chǎn)生新的檔案門類。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》設(shè)置了其他檔案這一類型，用以概括前述檔案門類未包含的或未來可能產(chǎn)生的新的機(jī)關(guān)檔案門類。

　　No.2各門類檔案的分類方法

　　各門類檔案的分類是根據(jù)各門類檔案自身的屬性、特征及社會(huì)利用需要確定的劃分檔案類別的依據(jù)。按照構(gòu)成形式，各門類檔案的分類一般分為單式分類法和復(fù)式分類法兩種。

　?。?）單式分類法

　　單式分類法是指只采用一種分類方法對(duì)檔案進(jìn)行分類的方法。檔案

　　單式分類法很多，按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類方法。目前常用的

　　單式分類法主要有年度分類法、機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法、保管期限分

　　類法等。

　　（2）復(fù)式分類法

　　復(fù)式分類法是指采用兩種或兩種以上分類法對(duì)檔案進(jìn)行分類的方法。一般來說，機(jī)關(guān)檔案數(shù)量較多時(shí)，分類時(shí)會(huì)將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來使用，將檔案按照不同標(biāo)準(zhǔn)分為更多層次，以揭示檔案之間的關(guān)系并方便管理。不同門類檔案一般采用不同的復(fù)式分類法。