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紙質檔案數(shù)字化系統(tǒng)

時間:2022-05-07 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源,建立紙質檔案數(shù)字化系統(tǒng)資源體系是檔案工作適應時代發(fā)展要求、滿足各領域廣泛需求的有力體現(xiàn)。紙質檔案數(shù)字化系統(tǒng)主要是指采用檔案掃描儀等專業(yè)設備對紙質檔案進行加工,要求一頁一頁、一件一件、一個年度一個年度進行有序化加工。這里把紙質檔案數(shù)字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個階段,分階段進行介紹,并提出了一些具體工作中的建議。

紙質檔案數(shù)字化系統(tǒng)

  紙質檔案數(shù)字化系統(tǒng)

  一、掃描加工前階段

  這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段,是該項工作的起步階段也是關鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

  1.紙質檔案的準備。許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進,在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。

  2.基礎設施的準備。紙質檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所,數(shù)字化加工場所應空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

  3.人員的準備。檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質量關,實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

  4.管理制度的完善??茖W、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。

  二、掃描加工中階段

  這一階段是紙質檔案數(shù)字化加工流程進入實質性操作階段,是實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法,充分掌握合格圖像的標準要求。

  1.掌握標準要求。做好工作標準先行,紙質檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準,也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應,每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

  2.掌握操作方法。在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。掃描操作:檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜,就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置,其依據(jù)為《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調。

  圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。

  三、掃描加工后階段

  一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。

  1.圖像檢查。數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗,但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產品生產一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數(shù)字化加工的標準要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責,在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內容要達到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補掃的補掃,并要進一步擴大檢查范圍,再檢查完善。

  2.數(shù)據(jù)對接檢查。目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應,也是檢查的重要內容,檢查率應為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。

  3.數(shù)據(jù)存儲。在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質,存儲的內容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等,其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立,而相關文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

  4.數(shù)據(jù)移交。這是掃描加工工作完成前的最后一項內容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后,標明此次工作即圓滿完成。檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結經(jīng)驗,都能夠把這項工作很好地完成。

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