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使用單位工作繁多,檔案管理工作是其中最重要的一部分,直接關(guān)系到使用單位是否可以高效、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn),而傳統(tǒng)檔案管理在此形勢(shì)下不能滿足其發(fā)展需要。對(duì)此,使用單位要積極探索新形勢(shì)下高效管理方法,檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)緊跟時(shí)代步伐。
檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)
01、使用單位數(shù)字化檔案管理的意義
1.1有利于提高辦公效率
檔案管理工作繁雜且機(jī)械,檔案涉及對(duì)象流動(dòng)性較強(qiáng),只有充分、全面了解情況才可能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、快速統(tǒng)計(jì),傳統(tǒng)檔案管理模式顯然難以做到,效率的低下導(dǎo)致效益也受到影響。數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)能夠幫助行政檔案快速歸檔,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用,數(shù)字化歸檔可以實(shí)時(shí)反映各類變動(dòng)的精準(zhǔn)數(shù)據(jù),人員可更加便捷地對(duì)已儲(chǔ)存數(shù)字資料進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。檔案庫(kù)由實(shí)體檔案保管基地轉(zhuǎn)至信息管理中心,場(chǎng)所的轉(zhuǎn)換意味著工作的快捷高效,對(duì)于提升辦公效率、幫助使用單位精簡(jiǎn)人員、推動(dòng)單位現(xiàn)代化快速發(fā)展都有重要意義。
1.2有利于提高檔案利用率
傳統(tǒng)檔案管理是人力對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理,工作量大、內(nèi)容繁雜,容易出現(xiàn)差錯(cuò),不僅查找和查詢困難,也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數(shù)字化檔案管理可以幫助使用者在最短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔,與此同時(shí),將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時(shí)間和地域的束縛,在減少誤差的同時(shí),極大提升整體檔案利用效率。
1.3有利于提高經(jīng)濟(jì)效益
市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的加劇為使用單位帶來(lái)了一定挑戰(zhàn),單位的快速發(fā)展使得檔案信息量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng),而滯后的檔案管理方式使得檔案作用無(wú)法得到有效發(fā)揮,信息量與工作方式間存在巨大矛盾。檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式,不僅可以有效減少儲(chǔ)存空間,也能夠在很大程度上減少對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管費(fèi)用,檔案查閱更加準(zhǔn)確、高效、便捷。
02、使用單位數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題
2.1人員整體素質(zhì)不高
使用單位檔案管理人員知識(shí)以及理念更新的速度滯后于信息化推進(jìn)的速度,個(gè)人專業(yè)素質(zhì)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理與人工管理相比有較大差異,但是使用單位檔案管理人員在信息化背景下仍沿用傳統(tǒng)工作模式實(shí)施管理,致使工作質(zhì)量以及工作效率遲遲得不到有效提升。
2.2現(xiàn)代化設(shè)備不足
當(dāng)前,部分單位數(shù)字化檔案管理受限的主要原因是現(xiàn)代化設(shè)備不足,部分單位只將計(jì)算機(jī)用于日常工作,未將其在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換中充分利用。除此之外,部分單位尚不存在規(guī)范的檔案管理制度,對(duì)于檔案的歸檔保管缺乏行之有效的制度和標(biāo)準(zhǔn),檔案隨意擺放,不定時(shí)進(jìn)行整理和清潔,且不重視防霉、防火工作,極易造成檔案的損毀和丟失,造成檔案資源浪費(fèi)。
2.3信息共享缺乏
目前各使用單位“信息孤島”特點(diǎn)明顯,無(wú)論是單位內(nèi)部還是與其他機(jī)構(gòu)間都缺乏信息的實(shí)時(shí)有效溝通,檔案信息或者分散或重復(fù)保存,不僅可能在儲(chǔ)存過(guò)程中出現(xiàn)誤差,且重復(fù)性工作會(huì)加大人員工作負(fù)擔(dān),阻礙工作質(zhì)量的提升,而在檔案信息的查詢和利用中,也會(huì)存在諸多不便,這與現(xiàn)代化社會(huì)要求準(zhǔn)確性強(qiáng)、時(shí)效性高的檔案管理需求不符。
03、新形勢(shì)下使用單位檔案數(shù)字化管理策略
3.1樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)
使用單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn),首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念,樹立數(shù)字化管理意識(shí),進(jìn)而使其自主學(xué)習(xí)相關(guān)新知識(shí),提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導(dǎo)行為的重要因素,只有切實(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念,才可能最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。
3.2完善現(xiàn)代化設(shè)備
現(xiàn)代化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件,所以使用單位要在自身發(fā)展實(shí)際需求的基礎(chǔ)上開展調(diào)查研究,廣泛聽取相關(guān)工作人員以及專家學(xué)者的建議,加大該方面的資金投入,引進(jìn)先進(jìn)且合適的辦公設(shè)備,合理使用經(jīng)費(fèi),在做出合理預(yù)算的條件下發(fā)揮資金的最大作用,引進(jìn)高質(zhì)量現(xiàn)代化設(shè)備,為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
3.3構(gòu)建完善檔案管理體系
在信息化發(fā)展背景下,檔案信息數(shù)字化管理是必然方向,對(duì)于使用單位來(lái)說(shuō),構(gòu)建系統(tǒng)完善的檔案管理體系極為關(guān)鍵,是實(shí)現(xiàn)資源共享、打破“信息孤島”、提升檔案信息利用有效性的重要一環(huán),進(jìn)一步幫助單位實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。
3.4加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)
數(shù)字化管理的趨勢(shì)使得使用單位內(nèi)部對(duì)于專業(yè)數(shù)字化管理人才的需求加大,只有專業(yè)人員才可能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的更新和轉(zhuǎn)換。而當(dāng)前形勢(shì)下,各級(jí)使用單位專業(yè)人才匱乏,因此加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員培訓(xùn)極為關(guān)鍵。定期培訓(xùn)的開展可以幫助人員轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí),認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理對(duì)于整個(gè)單位工作順利開展的重要意義,熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理,快速?gòu)姆彪s的信息中對(duì)有價(jià)值信息進(jìn)行提取,進(jìn)而在很大程度上提升管理的有效性。
04、使用單位的檔案信息起到的作用很大,直接影響單位發(fā)展質(zhì)量,而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢(shì)下,已經(jīng)逐步不能滿足單位發(fā)展需求,數(shù)字化管理成為最主要趨勢(shì)。數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)將推動(dòng)使用單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展,以幫助提升檔案管理的效率,更好地完成工作。
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