在河北檔案管理軟件公司引進檔案管理系統(tǒng)之后，你需要做的第一件事，就是把所有可以稱之為檔案的紙質(zhì)資料進行數(shù)字化，也就是我們常說的檔案采集。

　　在輔助企業(yè)進行檔案采集的過程中，我們發(fā)現(xiàn)大家對如何進行檔案采集，它有著怎樣的步驟和標準還是比較模糊的，為此，我們做一個簡單的說明，以便大家有一個大致了解，這樣在真正落實檔案采集工作時就能夠更游刃有余一些。

　　河北檔案管理軟件公司

　　要進行檔案采集，首先得明確什么樣的資料可以納入到檔案的范圍當中。關(guān)于檔案的解釋定義還不統(tǒng)一，一般，檔案指的是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式具有保存價值的原始記錄。

　　檔案自古以來就有，只不過有著不同的稱謂，商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后則稱之為“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)在統(tǒng)一稱作“檔案”。

　　說了這么多，也許你還是有點模糊，在檔案采集的過程中，企業(yè)所說的檔案一般可分為十大類，分別是黨群類、行政工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、基建類、設(shè)備儀器類、會計檔案、人事檔案、特種載體檔案。凡與這些類別相關(guān)的各種文件材料，都需要進行檔案采集。

　　為了方面大家比較高效地進行檔案采集，企業(yè)檔案采集系統(tǒng)會提供幾種不同的采集方式，企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部管理習(xí)慣、以及檔案內(nèi)容形式進行靈活選取。

　　1.采集實體檔案：Excel模式批量導(dǎo)入

　　對于實體檔案的采集，我們提供了非常方便的“三步走”模式，即通過批量新建，屬性新建、導(dǎo)入新建，即可快速完成實體檔案采集。批量新建檔案條目類似于Excel模式，利用Excel即可批量導(dǎo)入案卷、卷內(nèi)目錄。

　　2.導(dǎo)入數(shù)字檔案：從磁盤批量導(dǎo)入，支持批量修改

　　對于已經(jīng)以數(shù)字形式存儲于電腦中的檔案，可以約定對應(yīng)關(guān)系，直接從磁盤批量導(dǎo)入到系統(tǒng)當中，同時支持電子文檔的批量更換，以及屬性的批量修改和批量導(dǎo)入。

　　3.歸檔編輯平臺：在同一界面完成檔案歸檔全流程操作

　　在同一頁面，即可完成文件歸檔以及檔案管理的相關(guān)操作（表格打印、編號、檔案注冊等），無論管理的是何種檔案，也無論檔案管理方式如何改變，歸檔編輯都可滿足你將文件歸為檔案的全過程操作需求。

　　4.檔案自動歸檔：檔案自動分類，歸檔更高效

　　在同一頁面，可根據(jù)全宗號、歸檔年度、保管期限或檔案類型等條件，實現(xiàn)自動分類、自動編歸檔號的一鍵自動歸檔功能。當然這只是初步的歸檔，檔案管理系統(tǒng)特提供靈活的自定義分類及屬性，滿足不同類型用戶的歸檔結(jié)構(gòu)需求。

　　此外對于存儲在OA、ERP、財會系統(tǒng)等第三方系統(tǒng)當中的檔案，在系統(tǒng)聯(lián)通之后，也可以實現(xiàn)檔案的自動歸檔。

　　我們常說，君子性非異也，善假于物也。借助好的工具，能夠很好地幫助我們提供工作和生活的效率。會博通也希望通過不斷研發(fā)企業(yè)檔案管理軟件當中的歸檔小功能，讓你的檔案歸檔體驗更好。

　　在檔案歸檔過程當中，你有怎樣的心得和體驗，可以留言分享給我們。你的反饋，將幫助我們打造更好的企業(yè)檔案管理應(yīng)用。