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干部人事檔案是反映干部成長(zhǎng)歷程的重要資料,也是全面考察了解干部的重要依據(jù),近年來(lái),隨著《干部人事檔案工作條例》的出臺(tái)以及全國(guó)、自治區(qū)干部人事檔案工作會(huì)議的召開,為新時(shí)期如何進(jìn)一步管好檔案、用好檔案提出了要求,人事檔案數(shù)字化加工公司指明了方向。
今天就干部人事檔案數(shù)字化加工應(yīng)該需要注意的問(wèn)題向大家釋疑。
Q:干部檔案材料編碼原則是什么?
A:干部人事檔案材料編碼,包括順序號(hào)、頁(yè)碼。順序號(hào)包括材料的類號(hào)和份號(hào)。類號(hào)是指對(duì)干部人事檔案材料所劃分的十個(gè)大類號(hào);份號(hào)是每類中具體材料的排序號(hào)。編寫順序號(hào)用鉛筆,標(biāo)在每份材料第一面的右上角。具體來(lái)說(shuō),第一類、第二類、第三類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號(hào)的編寫如下:
1-1、1-2……
2-1、2-2……
3-1、3-2……
5-1、5-2……
6-1、6-2……
7-1、7-2……
8-1、8-2……
10-1、10-2……
備注:前面的數(shù)字代表材料所歸屬的類別,后面的數(shù)字代表材料在每類中的排序號(hào)。如“1-1”表示第一類中的第一份材料,依次類推。
第四類材料順序號(hào)的編寫如下:
4-1-1、4-1-2……
4-2-1、4-2-2……
4-3-1、4-3-2……
4-4-1、4-4-2……
第九類材料順序號(hào)的編寫如下:
9-1-1、9-1-2……
9-2-1、9-2-2……
9-3-1、9-3-2……
9-4-1、9-4-2……
備注:第一個(gè)數(shù)字代表材料所屬大類別,中間數(shù)字代表材料所屬小類別,最后數(shù)字代表材料在每小類中的排序號(hào)。如“9-1-1”表示第九類第一小類工資材料中的第一份材料,依次類推。
在每份材料右上角編上順序號(hào)的同時(shí),用鉛筆在材料每面的右下角編上頁(yè)碼(正面右下角,反面左下角)。
有封面的材料要從封面開始編寫(如干部履歷表的封面要編頁(yè));凡有圖文的頁(yè)面,每面作為一頁(yè)(如入黨志愿書中的說(shuō)明頁(yè)和誓詞頁(yè)都要編頁(yè));空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁(yè)數(shù);復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁(yè)數(shù);注意:所有已有印刷編碼的材料,如干部履歷表一律也要手工編頁(yè),編頁(yè)方法按照如上四點(diǎn)執(zhí)行。
Q:干部檔案目錄中“材料形成時(shí)間”如何把握?
A:“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間,是以文件辦理完畢、正式生效時(shí)間為準(zhǔn)。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。個(gè)別材料年月日均沒(méi)有的,不用填寫。復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成的時(shí)間。
Q:干部檔案目錄“備注”應(yīng)該如何填寫?
A:“備注”是填寫需要說(shuō)明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明,如附有考察材料的《干部任免審批表》,要在備注中注明“含有考察材料”;復(fù)印件等情況也應(yīng)注明。
Q:干部檔案材料歸檔排序原則是什么?
A:排序是指將每一類別的材料,按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系,排列順序,并通過(guò)編寫“順序號(hào)+頁(yè)碼”將材料固定下來(lái)。
排序方法有2種:一是按材料形成的時(shí)間排序;二是按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。
按材料形成的時(shí)間排序,這種方法適用于干部檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。
注意:第四類、第九類材料排序時(shí),是在采用二級(jí)分類之后,各小類中分別按時(shí)間先后進(jìn)行排序。同期《干部任免審批表》與考察(考核)材料,合并為一份材料,排序?yàn)椤陡刹咳蚊鈱徟怼吩谇?、考察(考核)材料在后,不按時(shí)間排序。
按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序,這種方法適用于第五、六、八類材料。第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等。第六類材料排序:入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前;黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。
Q:檔案技術(shù)加工時(shí),應(yīng)該注意哪些問(wèn)題?
A:對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡材料不符合歸檔要求的,應(yīng)進(jìn)行復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌,不能任意擴(kuò)大或縮小,不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰,所用材料要符合檔案保護(hù)要求。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。
1.橫版材料要豎放,并保持同一方向。
2.幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章圖形等內(nèi)容。注意,從保護(hù)檔案原貌,簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā),不要對(duì)檔案材料過(guò)度裁剪。
3.幅面過(guò)小或破損嚴(yán)重的材料應(yīng)進(jìn)行托裱,托裱應(yīng)統(tǒng)一用普通印刷白紙。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)用白紙加邊。
4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物必須拆除。
5.檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。如果左側(cè)的空白邊不夠,要托裱出裝訂邊,注意不能壓字。對(duì)于個(gè)別不規(guī)則的材料,要進(jìn)行折疊。
6.裝訂好的檔案,檔案目錄置于卷首,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀,不脫頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件。
Q:零散材料接收后,多長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)該歸入本人檔案?
A:根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,符合歸檔要求的材料,必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi),放入本人檔案,一年內(nèi)整理歸檔。
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