隨著企業(yè)的發(fā)展，大型機械設備、大型精密儀器進人各企業(yè)單位。設備儀器檔案在設備管理工作中的重要作用尤為突出，中大型檔案管理企業(yè)加強對設備儀器檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作進行必要的研究和探討，根據(jù)設備儀器檔案管理特點來闡述其管理原則和方法，也許更具有針對性和實用性。

　　中大型檔案管理企業(yè)

　　一、設備儀器檔案管理的特點

　　1.設備儀器檔案管理的動態(tài)性特點，在設備轉移或報廢之前，設備儀器檔案隨著設備本身的變化而變化，在設備轉移或報廢之前，設備儀器檔案始終處在一種不確定狀態(tài)中。例如：一臺設備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料，直到設備的使用期結束，設備儀器檔案才停止。

　　設備管理要求對設備進行全過程管理。一臺設備從購置、安裝到轉移、報廢，要實行全過程的跟蹤管理。設備儀器檔案管理也必須符合這一要求。因為：第一，設備儀器檔案形成單位不同，也就是來源不同。例如，一臺機械設備，隨機資料(裝箱單、說明書、易損零部件圖等)是生產(chǎn)廠家提供的：購置合同、計劃及開箱驗收單是企業(yè)設備管理部門形成的：而維修紀錄、改造圖紙又是由車間或設計部門產(chǎn)生的。設備儀器檔案的載體形式不同，它們后期形成的檔案內(nèi)容也就不同。在某個具體設備儀器的檔案的保管單位內(nèi)，其中有文字紀錄(如購置報告、批復、使用說明書等)、圖紙(如原理圖、結構圖、安裝圖、易損零部件圖)、表格(如維修記錄、月報表、年報表)以及光盤等，沒有統(tǒng)一的模式，也不可能做出統(tǒng)一的規(guī)定。所以，檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程，抓住重點，才能有的放矢地做好設備儀器檔案管理工作。

　　2.綜合性特點

　　企業(yè)設備儀器管理的主要任務是對設備儀器進行綜合管理。設備儀器檔案也是設備儀器綜合管理的內(nèi)容之一，所以設備儀器檔案在管理上也具有綜合性的特點。

　　(1)它表現(xiàn)為階段的綜合性特點。按照設備管理的工作流程，設備從選購到報廢可分為四個階段；第一階段是設備的規(guī)劃、選購及安裝調(diào)試階段；第二階段是設備使用和維護階段；第三階段是設備檢修階段；第四個階段是設備的改造與更新階段。這四個階段是交替出現(xiàn)的，特別是一些老企業(yè)，需要不斷地更新設備，這種階段性表現(xiàn)更加明顯。

　　(2)它表現(xiàn)為部門的綜合性特點，在一個企業(yè)內(nèi)，設備儀器管理工作涉及到許多部門，實行綜合性管理，才能有效地保持設備的完好率。要堅持設計、制造與使用相結合，維護與計劃檢修相結合，修理、改造與更新相結合，專業(yè)管理與群眾相結合，技術管理與經(jīng)濟管理相結合。

　　3.多樣性特點。

　　(1)按設備的來源區(qū)分：分為自制設備和外購設備(國內(nèi)、引進設備)。自制設備是各單位根據(jù)本身生產(chǎn)工藝或科研、試驗的特殊需要而自行設計、研制的；外購設備則是各單位從國內(nèi)市場或國外市場上購買來的。

　　(2)按設備的行業(yè)特點區(qū)分：分為機械動力類設備，其特點是以單機形式存在，獨立承擔生產(chǎn)過程中某一種作用的設備；與基建相聯(lián)系的輕化工設備，其特點是生產(chǎn)工藝連續(xù)性強，任何一個生產(chǎn)環(huán)節(jié)都不能中斷；儀器儀表設備，這主是用于檢測、檢修、計量和試驗等方面工作。

　　(3)按設備的重要程度區(qū)分；機械行業(yè)分為精、大、稀設備和一般設備，建筑行業(yè)分為主要生產(chǎn)設備和輔助生產(chǎn)設備。

　　(4)按設備的使用大大性質(zhì)區(qū)分：分為通用設備和專用設備。前者是指在某個行業(yè)中都能使用的、標準化程度較高的設備；后者是指只能在某個行業(yè)或某個生產(chǎn)環(huán)節(jié)上使用、專業(yè)性較強的特種設備。

　　二、管好設備儀器檔案必須做好四項工作

　　1.設備檔案的收集工作

　　(1)設備的規(guī)劃、選購階段。新增設備規(guī)劃，就是根據(jù)生產(chǎn)工作發(fā)展的需要，在考慮提高現(xiàn)有設備利用率、對設備進行技術改造等措施后，還需要增加設備的計劃。使用部門必須向有關計劃部門提出申請，填報“新增設備購置申請單”，大型設備引進設備管理、器材供應、編制設備購置年度計劃，器材供應部門認真進行采購。

　　這一階段形成的設備文件材料主要有：新增設備購置申請單、論證報告、設備造型報告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報關單(進口設備)、發(fā)票和運單。

　　(2)設備開箱及安裝調(diào)試階段。新增設備到現(xiàn)場后，器材供應部門負責通知設備管理部門、有關計劃部門、質(zhì)量管理部門、檔案館(室)等(引進設備還須邀請國家離檢局)共同開箱驗收，然后進行安裝調(diào)試，調(diào)試由用戶、安裝單位、使用部門、職能部門共同進行。該階段形成的設備文件材料有：設備驗收單、裝箱單、說明書、使用手冊、安裝調(diào)試記錄、商檢證書、設備原理圖、線路圖、維修保養(yǎng)說明書。

　　(3)設備使用、維護、檢修階段。該階段形成的設備文件材料有：設備使用記錄、維修記錄、技術改造紀錄等。

　　(4)設備報廢處理階段。凡列人固定資產(chǎn)的設備，必須經(jīng)有關部門批準后才能報廢。該階段形成的的設備材料有：設備報廢申請表、設備報廢鑒定與審批材料、設備報廢處理移交單等。

　　2.設備儀器檔案的整理工作

　　(1)分類要科學。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小，主要生產(chǎn)設備的多少，以及本企業(yè)的體制結構，靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。

　　(2)組卷要遵循設備文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案保管利用。與設備關系密切的管理文件材料，如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料，應列人設備類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷，外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

　　(3)案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應有機聯(lián)系。設備類案卷可按設備依據(jù)材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)，設備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。

　　3.設備檔案的鑒定工作

　　設備檔案的鑒定工作就是甄別檔案的保存價值，挑選有價值的檔案繼續(xù)保存，剔除無需保存的檔案予以銷毀。設備檔案的價值，首先在于客觀地、具體地反映著某一歷史階段，社會生產(chǎn)力三要素之一——勞動工具的規(guī)模、結構，技術水平。反應這一狀況的程度，決定了設備檔案保存價值的大小。利用需要決定著檔案的保存價值。鑒定檔案要根據(jù)每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現(xiàn)內(nèi)容的重要性、有效性完整性，科學地判定檔案的價值，確定其保管期限。

　　4.設備檔案的保管工作

　　存在檔案的柜架，本著自左至右，自上至下的原則，整齊系統(tǒng)地擺放在庫房內(nèi)。通過的方向，應與自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閱制度、保密制度等。