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市面上有很多的電子檔案管理平臺,那么,怎么才能針對在當(dāng)中選擇適合我們的系統(tǒng)呢?選擇電子檔案系統(tǒng),可以從功能性、實用性、操作性,穩(wěn)定性多方面綜合考量分析!
目前,各類事業(yè)檔案管理水平不一,集中體現(xiàn)為:
檔案信息化程度較低;
檔案管理成本高;
檔案利用性差;
檔案安全管理不到位;
檔案管理人員專業(yè)知識儲備不足,管理制度欠缺。
其中,檔案管理痛點(diǎn)在于:
紙質(zhì)檔案打印量大,存儲成本高;
電子和紙質(zhì)檔案共存的情況下,管理難度大;
紙質(zhì)檔案容易損壞、丟失、泄密;
檔案歸檔、檢索、借閱、鑒定效率低,檔案共享程度差;
檔案調(diào)閱、日常管理記錄不完整或不規(guī)范,難追溯;
中博奧新一代電子檔案管理平臺
新一代電子檔案管理平臺優(yōu)勢
一是提高檔案管理工作效率。系統(tǒng)具備電子檔案預(yù)覽、歸檔、存儲、借閱等管理服務(wù)功能,規(guī)范檔案采集、歸檔、管理及使用流程,與人工歸集整理檔案相比,大大縮短了工作時限。
二是提升檔案保存年限與安全性。電子檔案具有使用年限和存儲年限長、安全存儲性高等優(yōu)點(diǎn)。系統(tǒng)通過數(shù)字信息技術(shù),將檔案保存時間延長,甚至可做到檔案永久保存;檔案數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲,數(shù)據(jù)安全性大大提升。
三是降低檔案管理成本。電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)了從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到電子檔案形式的轉(zhuǎn)變,提高公檔案存放空間的利用率,降低了檔案管理成本。
四是數(shù)據(jù)留痕助力陽光政務(wù)。為了保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實性和獨(dú)立性,檔案采集全面,操作全程留痕,可溯可查,便于監(jiān)管。
中博奧新一代檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案結(jié)構(gòu)化管理、永久性保存,做到歸檔自動化、保管電子化、徹底解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量繁多、檢索效率低、保存成本高等難題,為檔案保管單位提供了便捷服務(wù)。