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隨著現代科學技術的飛速發(fā)展,醫(yī)院檔案管理系統也在各個領域得到廣泛的應用。當今以網絡、數字和計算機為代表的新技術浪潮正在影響社會,醫(yī)院也受到很大影響。醫(yī)院的現代化管理水平也相當高,基于網絡、數字和計算機技術的應用,各項工作取得了質的突破,尤其是醫(yī)院檔案管理系統工作在數字化的影響下得到了極大的改善和提升。
根據工作內容擴展工作空間,加強檔案在醫(yī)療、科研等各方面的作用,關注醫(yī)院檔案形態(tài)的變化,更重要的是推動管理方法和理念適應現代要求,這是衛(wèi)生體制改革亟待探索的地方。醫(yī)院檔案數字化管理的具體過程,需要結合實際問題,結合醫(yī)療行業(yè)醫(yī)院檔案數字化管理的各種特點,想方設法做好數字化管理工作,為現代醫(yī)療結構提供更好的服務。
醫(yī)院檔案管理系統
1、醫(yī)院檔案管理的現狀
1.1醫(yī)院檔案管理模式落后
醫(yī)院檔案管理對管理員和管理系統有一定的要求,目前,國內醫(yī)院檔案管理采用傳統的管理模式,無助于醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。首先,醫(yī)院檔案管理缺乏對特定檔案管理方法和專業(yè)理念的管理能力,缺乏培訓力度。其次,我國醫(yī)院的檔案管理尚未建立完善的體系,檔案信息的收集、存儲和處理主要依靠人工,無助于提高檔案信息化管理的效率。
1.2醫(yī)院檔案管理意識不足
醫(yī)院工作人員缺乏檔案管理意識,對醫(yī)院檔案管理不重視。一方面,受傳統檔案管理思維方式的影響,檔案管理人員只強調檔案的保護和保管,忽視檔案管理,未能認識到檔案管理的重要性和價值。另一方面,醫(yī)院領導不太重視檔案管理,對醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展不利。
1.3醫(yī)院檔案管理存在信息不準確的問題
醫(yī)院檔案管理仍受傳統檔案管理模式的影響,檔案的收集、記錄和使用存在不規(guī)范的問題。檔案館藏不僅是信息數據不全的問題,也是信息記錄失真的現象,這影響了醫(yī)院檔案的實用性和可靠性。其次,國內醫(yī)院檔案的信息記錄方式相對較晚,人工記錄和計算機輔助的方式影響檔案管理的信息質量,這種不完整的檔案信息記錄降低了檔案資源開發(fā)的作用。
2、醫(yī)院檔案數字化管理的意義
醫(yī)院檔案數字化管理,可以利用數字化技術、檢索技術、存儲技術、協作技術以及交換技術等促進醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用,這將幫助醫(yī)院實現創(chuàng)建數字化、信息化醫(yī)院的目標。醫(yī)院檔案數字化管理是新時代醫(yī)院檔案工作的重點和相關管理工作的方向。
2.1實現信息資源共享
近年來,醫(yī)療事業(yè)取得了舉世矚目的成就,醫(yī)院綜合檔案館的信息數量顯著增加。檔案管理從傳統的紙質向電子化轉變是必然的趨勢,檔案的使用將從在檔案中查詢轉向通過互聯網平臺搜索。醫(yī)院通過實施檔案數字化管理,建立檔案信息一體化管理、分級共享的資源共享平臺,確保文件落實和醫(yī)療技術信息共享,這對促進醫(yī)學文化和醫(yī)學產業(yè)的傳承與發(fā)展具有十分重要的意義。
2.2提高醫(yī)院醫(yī)療質量
醫(yī)院醫(yī)療質量是醫(yī)院發(fā)展的關鍵,是醫(yī)院提升服務的最終目標。醫(yī)院不僅歷史檔案種類繁多,而且數量龐大。醫(yī)院檔案管理水平影響我國醫(yī)院醫(yī)療質量的提高,其中病例檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分,通過病史檔案的收集和分類,醫(yī)務人員可以通過分析獲得有價值的醫(yī)療信息,這是醫(yī)務人員學習和實踐的重要基礎。
2.3提高檔案使用效率
檔案數字化是將計算機與網絡技術有機結合,將原始檔案信息數字化,建立完整的信息目錄數據庫,進行關鍵詞或重要信息的查詢,只需輸入即可獲取,檔案信息管理將發(fā)生重大變化。載體形式的變化打破了檔案使用的時間和空間限制,顯著提高檔案利用效率,滿足個性化需求,為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展做出貢獻。
3、醫(yī)院檔案數字化管理存在的問題
3.1醫(yī)院檔案數字化安全建設有待加強
由于數字技術的發(fā)展,醫(yī)院檔案信息呈現出一些不安全性,標準化醫(yī)院檔案缺乏數字化管理和安全保障,導致病毒、黑客和木馬等問題,影響檔案信息安全,限制醫(yī)院建立檔案數字化管理。
3.2醫(yī)院檔案數字化管理受限
現代醫(yī)院各項活動的開展都離不開醫(yī)院檔案,大多數醫(yī)院信息化管理深度涉及管理和醫(yī)療服務,但僅限于財務、計費和治療等環(huán)節(jié),無法形成統一的整體。目前的醫(yī)院信息化管理系統既不方便,也不實時,各科室只能根據自己的需要制定。
至于信息化管理,無法按照醫(yī)院統一的標準和服務流程進行相應的管理和設計,也無法將信息化管理延伸到醫(yī)院的每一個角落。形成有效的管理,管理不同的部分,每個子系統都經過精心管理,導致每個子系統之間的信息存在缺失和冗余。
3.3對檔案數字化管理認識不足
許多醫(yī)療行業(yè)人士認為,檔案數字化管理對醫(yī)院的發(fā)展沒有實際意義,認為數字化管理是一種可有可無的選擇,他們認為檔案管理的質量不會影響醫(yī)療質量,最多是應付領導的檢查,留檔跟進用紙張就足夠了,不需要數字化。因此,很難成功進行醫(yī)院檔案的數字化管理。
4、加強醫(yī)院檔案數字化管理的對策
4.1提高醫(yī)院檔案數字化管理的安全性
醫(yī)院檔案數字化信息系統需要通過登記檢驗、身份驗證和權限檢驗等加強數據和系統的安全,并設置系統恢復功能。如果想長期存儲電子文件,需要定期復制并轉換載體,以防止信息丟失。對于長期存儲,可以將不需要更改的文件寫入一次性寫入的只讀光盤,這樣它們就不會更改。禁止使用外置光盤和磁盤,使用前要嚴格檢查是否有病毒,確認無病毒后方可使用。此外,醫(yī)院檔案數字化管理的法規(guī)和制度需要通過法律手段進行完善。
4.2實現檔案管理的標準化
實現醫(yī)療行業(yè)檔案管理的現代化,不僅需要先進的工作設備和優(yōu)良的工作環(huán)境等硬件支持,還需要過硬的管理技術、最新的管理理念、規(guī)范的工作考核。對于企業(yè)檔案管理工作者來說,明確職責也是做好工作的前提,只有了解自己的工作,才能設定目標,明確自己的工作目標。企業(yè)檔案管理員的職責主要是收集公司的所有活動,創(chuàng)建相關操作的記錄,收集企業(yè)發(fā)展的相關信息,并根據需要創(chuàng)建記錄以供參考和使用。
企業(yè)檔案管理者需要明確自己的職責,同時在經營中正確履行職責,工作質量的保證離不開檔案工作者對工作數據的收集和分類。新時代的現代化管理離不開現代化的設備,而規(guī)范化是實現現代管理的前提。歸檔標準化和標準化內容包括文件組織、格式、分類規(guī)則、描述和索引規(guī)則、文檔編輯規(guī)則等。
這些規(guī)范化的管理離不開先進技術,尤其是計算機技術、光盤技術等先進技術的應用,離不開現代管理,更離不開了解先進技術的人才。只有將先進設備、技術、人才和理念有機結合,才能真正實現新時代檔案管理的現代化。
4.3加強對檔案數字化管理的認識
針對人們對數字檔案的認識,有關部門需要加大宣傳力度。數字存檔必須依靠計算機技術的推廣,檔案管理部門需要擺脫復雜的傳統檔案管理任務,開發(fā)更多的數字檔案使用方式,讓人們從易用性這一主要問題轉變對數字檔案的認識。醫(yī)院檔案數字化管理需要提供高水平的培訓,改變傳統的人才結構,培養(yǎng)更適合醫(yī)院檔案數字化管理的復合型人才。
5、結語
總而言之,數字檔案尚屬新生事物,在應用過程中仍存在一些問題,但由于其優(yōu)越性和在日常生產生活中的廣泛應用,越來越成為檔案管理和發(fā)展的必然趨勢。因此,要通過解決檔案數字化管理過程中的相關問題,加快數字化管理技術在醫(yī)院檔案管理中的應用。