檔案掃描怎么做，隨著檔案工作信息化建設(shè)的推進(jìn),檔案的數(shù)字化掃描工作,已經(jīng)成為檔案部門(mén)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。同時(shí)伴隨著新移交的檔案與掃描工作的良好銜接,掃描工作也已經(jīng)成為檔案部門(mén)的一項(xiàng)常態(tài)化的工作。

　　但是,檔案掃描工作是一個(gè)一攬子工程,如何有效地規(guī)避檔案掃描過(guò)程中產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)因素,如何更多地收獲掃描成果以及如何更好地保護(hù)已有的掃描果實(shí),成為檔案部門(mén)不得不正視的一個(gè)問(wèn)題。本文就從檔案掃描的前期準(zhǔn)備、掃描過(guò)程、掃描的后續(xù)維護(hù)這三個(gè)階段出發(fā),闡述對(duì)做好掃描工作的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。

　　檔案掃描怎么做

　　一、掃描工作的前期準(zhǔn)備

　　1.做好掃描工作的頂層設(shè)計(jì)

　　做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設(shè)計(jì),即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門(mén)一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。掃描工作是一項(xiàng)常態(tài)化的任務(wù),應(yīng)該對(duì)本單位目前既有的工作量進(jìn)行統(tǒng)籌,合理制定工作計(jì)劃。

　　如果工作量過(guò)大,必然會(huì)導(dǎo)致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質(zhì)量下降,同時(shí)還會(huì)影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過(guò)小,掃描速度趕不上檔案移交進(jìn)館的速度,將會(huì)導(dǎo)致檔案的積壓,而且也會(huì)使這些檔案無(wú)法得到及時(shí)、有效的利用。三是規(guī)劃好要進(jìn)行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對(duì)檔案利用需求的急緩程度進(jìn)行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描。

　　2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

　　掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ),良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設(shè)備配置的效費(fèi)比問(wèn)題。由于掃描工作對(duì)設(shè)備功能性要求單一,過(guò)高的配置會(huì)造成資源的浪費(fèi),應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求,合理配置,提升設(shè)備的性?xún)r(jià)比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。

　　檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門(mén)中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上,兼顧軟件的可操作性和簡(jiǎn)便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過(guò)于復(fù)雜,勢(shì)必會(huì)遭到抵制,降低工作效率,應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點(diǎn)。再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿(mǎn)足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性,避免設(shè)備因不能滿(mǎn)足發(fā)展的需求而過(guò)早的更新?lián)Q代。

　　3.做好要進(jìn)行掃描的檔案的前期處理

　　檔案部門(mén)所存儲(chǔ)的檔案一般都是采用“三點(diǎn)一線(xiàn)”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為加快掃描速度,以及確保掃描質(zhì)量,一般將縫制好的檔案拆開(kāi),以便于能用高速掃描儀進(jìn)行掃描。在拆線(xiàn)的過(guò)程中,應(yīng)該謹(jǐn)防刀具劃傷檔案以及其他因素對(duì)檔案產(chǎn)生的損傷。

　　對(duì)于拆線(xiàn)的速度,應(yīng)該與掃描速度相配合,一般拆完一卷掃描一卷,這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以?xún)蓚€(gè)人為一個(gè)小組,進(jìn)行分工協(xié)作,一個(gè)人負(fù)責(zé)拆,一個(gè)人負(fù)責(zé)掃描。同時(shí),在前期處理中,還應(yīng)該對(duì)先前檔案整理的規(guī)范性進(jìn)行檢查,如文件名與目錄是否對(duì)應(yīng)、檔號(hào)章填寫(xiě)是否正確、件內(nèi)頁(yè)數(shù)標(biāo)注是否有誤等,由于歸檔工作的不認(rèn)真,在工作中上述錯(cuò)誤現(xiàn)象極為普遍。

　　4.規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)

　　規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)與掃描工作有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一,以便于掃描人員在具體操作時(shí)能夠有據(jù)可依,以防無(wú)效勞動(dòng)的產(chǎn)生,造成人力、物力資源的浪費(fèi)。一是掃描工作中各個(gè)環(huán)節(jié)都要責(zé)任明確,以防在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)互相扯皮,以及由于責(zé)任不明確而造成的管理混亂等。二是規(guī)范掃描工作的操作流程,確保各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫(kù)房中領(lǐng)取要掃描的檔案要履行嚴(yán)格的借閱程序、掃描數(shù)據(jù)移交的程序等。

　　三是掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,如掃描數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。同時(shí),還應(yīng)該加

　　強(qiáng)對(duì)掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達(dá)力度,確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　二、掃描工作中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

　　1.確保檔案實(shí)體的安全

　　在掃描過(guò)程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強(qiáng)光的輻照和高速掃描儀所帶來(lái)的機(jī)械磨損,都會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此,應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對(duì)檔案的保護(hù),確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護(hù)的范圍內(nèi),以防止檔案從庫(kù)房中取出后溫濕度變化過(guò)大而導(dǎo)致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細(xì)節(jié)的控制,不在掃描工作臺(tái)上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結(jié)束時(shí),應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時(shí)還應(yīng)確保檔案信息的安全,嚴(yán)禁帶有密級(jí)或不宜公開(kāi)的檔案信息的散播。

　　2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

　　在掃描過(guò)程中,確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實(shí)體相比較更容易丟失,一個(gè)不經(jīng)意的誤操作,就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失,最好做到掃描機(jī)器的專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用,以防止從事其他工作而導(dǎo)致對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的破壞。

　　二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理,謹(jǐn)防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行,但是有些檔案還具有密級(jí),其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開(kāi)傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實(shí)體更容易造成泄密與傳播,一張光盤(pán)或者一個(gè)U盤(pán)就可以將機(jī)器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走,其所帶來(lái)的危害也就更為嚴(yán)重。因此,我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密,落實(shí)保密責(zé)任,嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機(jī)器接入互聯(lián)網(wǎng),嚴(yán)禁個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接入掃描用機(jī)。

　　3.做好掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)

　　對(duì)于掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對(duì)掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過(guò)程中,由于失誤,可能會(huì)導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個(gè)別頁(yè)面的漏掃或重掃。如果不及時(shí)地查出,必將會(huì)給后續(xù)的利用工作帶來(lái)麻煩,因此應(yīng)該對(duì)掃描數(shù)據(jù)做好審查工作,謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來(lái)的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對(duì)于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無(wú)法使用的,要重新掃描;對(duì)于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點(diǎn)”應(yīng)該予以消除,但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對(duì)待,應(yīng)該視“噪點(diǎn)”為檔案本身所有的還是由于人為以及機(jī)器原因?qū)е碌?盡量保全檔案的原始性標(biāo)記。

　　4.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實(shí)

　　掃描工作的操作對(duì)象是檔案實(shí)體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發(fā)生檔案實(shí)體的丟失與損毀現(xiàn)象,因此掃描工作中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績(jī)之間的關(guān)系。

　　成績(jī)的取得是以安全為前提的,為成績(jī)而違規(guī)操作,導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生,必將抵消成績(jī)或造成對(duì)成績(jī)的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴(yán)格履行有關(guān)規(guī)定,謹(jǐn)防丟失以及損毀現(xiàn)象的發(fā)生。二是做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實(shí)的監(jiān)督。加強(qiáng)在各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)掃描人員的工作指導(dǎo),幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作,糾正工作中不良習(xí)慣,確保掃描工作在安全的基礎(chǔ)上出成績(jī)。

　　5.做好掃描人員的保障工作

　　掃描人員是掃描工作的主體,是最為積極的主動(dòng)因素。給予工作人員適當(dāng)?shù)年P(guān)注,做好各方面的保障措施,將有利于效率的提高和工作的推進(jìn)。首先是工作量的合理制定。工作量的制定既要考慮到檔案部門(mén)對(duì)掃描工作進(jìn)度的需求,又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及熟練程度,使他們?cè)谙鄬?duì)寬松的任務(wù)要求下開(kāi)展工作。其次是謹(jǐn)防有關(guān)職業(yè)病的發(fā)生。有些檔案由于保管不善會(huì)有發(fā)霉現(xiàn)象,在工作過(guò)程中,掃描人員應(yīng)該戴上口罩以隔絕因翻動(dòng)檔案而產(chǎn)生的灰塵,減弱檔案所產(chǎn)生的氣體對(duì)人體呼吸道的刺激,謹(jǐn)防鼻炎及有關(guān)呼吸道疾病的發(fā)生;掃描儀以及電腦都會(huì)產(chǎn)生一定量的輻射,長(zhǎng)期工作在這些設(shè)備前,會(huì)出現(xiàn)頭痛、耳鳴、神經(jīng)衰弱、視力下降等癥狀,掃描中要?jiǎng)谝萁Y(jié)合,避免過(guò)度疲勞。第三是給掃描人員適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)補(bǔ)助,作為一種激勵(lì)手段,體現(xiàn)人性化關(guān)懷,鼓舞干勁。

　　三、掃描工作的后續(xù)維護(hù)

　　1.掃描檔案的縫制

　　檔案掃描工作結(jié)束以后,要對(duì)先前為適應(yīng)高速掃描儀而拆開(kāi)的檔案進(jìn)行重新縫制,恢復(fù)其原有的整理狀態(tài)。一是縫制中要耐心、細(xì)致,謹(jǐn)防缺頁(yè)以及頁(yè)序不對(duì)等現(xiàn)象的發(fā)生,并對(duì)檔案原件的完整性做一次檢查。二是在縫制過(guò)程中要注重對(duì)檔案的保護(hù),盡量減少因第二次縫制對(duì)檔案的再破壞。在可能的情況下,盡可能的利用檔案上原有的針孔進(jìn)行縫制。三是對(duì)有關(guān)破損檔案的修補(bǔ)。對(duì)由于檔案自身的老化或者操作原因而產(chǎn)生的破損,應(yīng)該給予修補(bǔ),并在修補(bǔ)時(shí)注意對(duì)其原貌的保護(hù),保證其憑證性。對(duì)由于老化而產(chǎn)生的字跡消褪以及紙張發(fā)脆現(xiàn)象,也應(yīng)該采取有效的補(bǔ)救措施,保證其可用性。

　　2.檔案的清點(diǎn)、移交

　　在一定量的檔案縫制完畢以后,要對(duì)其進(jìn)行數(shù)量上的清點(diǎn),做最后一次檢查,確保檔案的完整性。在工作中由于不細(xì)心可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失以及縫制錯(cuò)誤等情況的發(fā)生,應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn),并采取補(bǔ)救措施。在移交過(guò)程中,掃描人員與庫(kù)房管理人員應(yīng)該履行有關(guān)交接手續(xù),做到權(quán)責(zé)明確,有據(jù)可查。庫(kù)房工作人員在將檔案重新放入庫(kù)房以前,應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行必要的處理。如對(duì)檔案進(jìn)行消毒、殺蟲(chóng),以防帶入掃描過(guò)程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲(chóng),而對(duì)庫(kù)房中其他檔案造成感染和破壞。

　　3.掃描數(shù)據(jù)的備份工作

　　檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)過(guò)審核以后,應(yīng)該及時(shí)地導(dǎo)入單位數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中。但由于掃描數(shù)據(jù)是以比特流的形式存放在計(jì)算機(jī)中的,如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓,就極易造成掃描數(shù)據(jù)的丟失和不可讀,因此根據(jù)“不要把雞蛋放在一個(gè)籃子里”的安全原則,除了在服務(wù)器中的數(shù)據(jù)以外,還應(yīng)該通過(guò)其他方式做好掃描數(shù)據(jù)的備份工作,備份數(shù)據(jù)并非冗余數(shù)據(jù),可以起到以防萬(wàn)一的作用。對(duì)于備份策略,應(yīng)該選擇多樣化的存儲(chǔ)模式進(jìn)行備份,即依照原來(lái)“雞蛋”的模式復(fù)制幾個(gè)一樣的“雞蛋”,并將這些“雞蛋”分別盛放在幾種不同的“籃子”里。這樣,不管哪一種類(lèi)型的備份受到破壞,均可以通過(guò)其他類(lèi)型的備份得以恢復(fù)。

　　同時(shí)還應(yīng)該對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查,檢查存儲(chǔ)載體的物理狀態(tài)及其所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的可讀性和可用性,以便于及時(shí)地發(fā)現(xiàn),及時(shí)地挽救。鑒于目前存儲(chǔ)載體的高密度性,如果存儲(chǔ)載體某一小部分出現(xiàn)問(wèn)題,就有可能導(dǎo)致“全軍覆沒(méi)”,因此,定期進(jìn)行信息檢查對(duì)備份工作是非常必要的。另外,如果數(shù)據(jù)信息采用特殊的格式,我們也應(yīng)該

　　注意該格式讀取軟件的備份與升級(jí)。

　　4.數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),切勿“病急亂投醫(yī)”

　　數(shù)據(jù)信息一旦出現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)該啟用備份數(shù)據(jù)信息來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù),如果備份數(shù)據(jù)信息失靈,應(yīng)該著手對(duì)丟失或破壞的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)一定要通過(guò)正規(guī)渠道進(jìn)行,切忌個(gè)人亂操作。對(duì)數(shù)據(jù)信息的修復(fù)應(yīng)該找技術(shù)比較雄厚、經(jīng)驗(yàn)比較豐富的公司。否則個(gè)人的亂操作、誤操作以及修復(fù)操作的反復(fù)進(jìn)行容易導(dǎo)致信息的覆蓋,造成二次破壞,增加信息恢復(fù)的難度,使數(shù)據(jù)恢復(fù)的成功率下降或使數(shù)據(jù)修復(fù)的成本增加,給單位造成更大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

　　例如DRS數(shù)據(jù)修復(fù)中心是一家專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)恢復(fù)單位,他們的技術(shù)專(zhuān)家發(fā)現(xiàn),7%的客戶(hù)在災(zāi)難發(fā)生后反復(fù)開(kāi)機(jī),導(dǎo)致客戶(hù)里有28%的數(shù)據(jù)不可恢復(fù)；42%的客戶(hù)在災(zāi)難發(fā)生后沒(méi)有進(jìn)行任何操作,其數(shù)據(jù)恢復(fù)成功率達(dá)到97%；20%客戶(hù)自己修復(fù)或送其他公司修復(fù)過(guò),二次修復(fù)和開(kāi)盤(pán)在技術(shù)難度和修復(fù)時(shí)間上有所增加,成功率會(huì)有所下降。在數(shù)據(jù)修復(fù)以后,應(yīng)該盡快做好修復(fù)后數(shù)據(jù)的備份工作。