歷時(shí)兩個(gè)多月，近日，工程檔案整理服務(wù)公司對(duì)工程類檔案進(jìn)行了首次標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的整理。截至目前，已完成合川廠區(qū)全部工程類檔案的收集、整理、歸檔工作。

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形式下檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的規(guī)范化、信息化要求，今年7月初，綜合管理部決定對(duì)合川新廠區(qū)的工程類檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，內(nèi)容包括從可信性報(bào)告到最終結(jié)算的所有工程檔案，最終實(shí)現(xiàn)了“檔案整理規(guī)范、分類科學(xué)準(zhǔn)確、立卷整齊美觀”的檔案管理要求。

　　工程檔案整理服務(wù)公司

　　檔案管理是檔案館（室）或檔案管理工作人員直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案管理工作以其真實(shí)豐富的信息資源為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理提供歷史檔案信息查詢與利用，檔案的情報(bào)價(jià)值、評(píng)審價(jià)值等固有特性使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，特別是工程建設(shè)類檔案，數(shù)量多、涉及面廣、使用頻繁、影響重大深遠(yuǎn)，是一個(gè)單位必須重點(diǎn)管理的重要檔案。

　　今年，公司檔案管理員詹紅梅到崗后，憑借其高度的責(zé)任心和出色的檔案管理專業(yè)知識(shí)和能力，對(duì)公司各個(gè)領(lǐng)域的檔案開始了系列的收集、整理，并于今年7月著手對(duì)工程類管理進(jìn)行系列整理。因該項(xiàng)工程十分浩大繁復(fù)，綜合管理部原本計(jì)劃將工程外包，但經(jīng)過市場(chǎng)調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，一份一百多頁(yè)的檔案外包價(jià)格在60～70元左右，單價(jià)高昂且單本檔案偏薄，外包共計(jì)需要花費(fèi)3萬(wàn)余元，而質(zhì)量還難以達(dá)到要求。從提高工作質(zhì)量、節(jié)約成本等角度考慮，綜合管理部最終決定在總監(jiān)陳怡、副總監(jiān)崔燕督促過問下，由檔案管理員詹紅梅具體牽頭實(shí)施，合川廠區(qū)檔案管理員陳永來、謝檸露等人協(xié)助，3個(gè)實(shí)習(xí)生配合，開始了檔案整理工作。

　　由于這是公司第一次對(duì)某個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案整理，在工作開展之初，綜合管理部遇到了不少困難。光是近十萬(wàn)頁(yè)的各類圖紙、文件、人員信息等資料就堆滿了整整一間屋子，參與員工花費(fèi)了兩周時(shí)間才將資料分類整理出來，并開始制作目錄、編碼、裝訂。

　　在此過程中，參與員工規(guī)范裝訂，分類保存，除購(gòu)買打碼機(jī)在文件右下角編寫頁(yè)碼，還專門購(gòu)買強(qiáng)力電鉆設(shè)備，對(duì)每本檔案鉆孔裝訂。整理出來的工程檔案單本頁(yè)碼達(dá)到400頁(yè)左右，信息量是外包單本檔案的三倍。同時(shí)為了方便檔案的查詢利用，整理人員對(duì)已裝訂的文件編制了統(tǒng)一格式的目錄，僅是手寫封面就用完了數(shù)十支中性筆芯。經(jīng)過兩個(gè)多月加班加點(diǎn)的工作，最終綜合管理部完成了該項(xiàng)浩繁的工程，每本工程檔案的目錄實(shí)物和電子版均完成了整理和存檔，編制了自2009年12月起至2017年4月止的工程檔案文件檢索冊(cè)，做到了檔案搜索完整化和規(guī)范化。外包需要3萬(wàn)多元才能完成的項(xiàng)目只花費(fèi)了不到1萬(wàn)元便全部搞定。

　　截至目前，綜合管理部本次共完成整理檔案408冊(cè)，頁(yè)碼10萬(wàn)余頁(yè)。此次綜合管理部對(duì)合川新廠區(qū)工程檔案的系統(tǒng)整理，對(duì)于保持檔案的連續(xù)性和規(guī)范化具有重要意義，也為今后各部門查閱工程檔案提供了極大的便利。