為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，基建檔案整理規(guī)范明確工程檔案歸檔的范圍、期限、職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、系統(tǒng)的工程檔案，特制定本辦法。

　　基建檔案整理規(guī)范

　　一、工程文件材料的收集、整理范圍

　?。ㄒ唬┕こ虦?zhǔn)備階段文件材料

　　1、立項(xiàng)文件材料：項(xiàng)目建議書；項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書；可行性研究報(bào)告及附件；可行性研究報(bào)告審批意見；關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)講話；專家建議文件；調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料。

　　2、建設(shè)用地征地、拆遷文件材料：選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書；用地申請(qǐng)報(bào)告及用地計(jì)劃批準(zhǔn)書；拆遷安置意見、協(xié)議、方案等；建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件；劃撥建設(shè)用地文件；國(guó)有土地使用證。

　　3、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件材料：工程地質(zhì)勘察報(bào)告；水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)查；建設(shè)用地釘樁通知單；地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告；申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書；初步設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明；技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明；審定方案通知書及審查意見；有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議；施工圖及其說(shuō)明；設(shè)計(jì)計(jì)算書；政府有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件審批意見。

　　4、招投標(biāo)文件材料：勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件；勘察設(shè)計(jì)承包合同；施工招投標(biāo)文件；施工承包合同；工程監(jiān)理招投標(biāo)文件；監(jiān)理委托合同；編標(biāo)合同、標(biāo)底；

　　5、開工審批文件材料：建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件；建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表；規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙；建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件；建設(shè)工程開工審查表；建設(shè)工程施工許可證、審計(jì)證明等；工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。

　　6、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人文件材料：工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單。

　?。ǘ┍O(jiān)理文件材料：

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

　　3、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

　　4、進(jìn)度控制

　　5、質(zhì)量控制

　　6、造價(jià)控制

　　7、分包資質(zhì)

　　8、監(jiān)理通知

　　9、合同與其他事項(xiàng)管理

　　10、監(jiān)理工作總結(jié)

　?。ㄈ┦┕の募牧希?/p>

　　土木工程

　　1、土木工程

　　①施工技術(shù)準(zhǔn)備文件

　?、谑┕がF(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備

　?、鄣鼗幚碛涗?/p>

　　④工程圖紙變更記錄

　?、菔┕げ牧腺|(zhì)量證明及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告

　?、奘┕ぴ囼?yàn)記錄

　　⑦隱蔽工程檢查記錄

　?、嗍┕び涗?/p>

　　2、電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻⒔ㄖ悄芑?、電梯工?/p>

　?、僖话闶┕び涗?/p>

　　②圖紙變更記錄

　?、墼O(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄

　?、茴A(yù)檢記錄

　?、蓦[蔽工程檢查記錄

　?、奘┕ぴ囼?yàn)記錄

　?、哔|(zhì)量事故處理記錄

　?、喙こ藤|(zhì)量檢驗(yàn)記錄

　　（四）竣工驗(yàn)收文件材料：

　　1、工程竣工總結(jié)

　　①工程概況表

　?、诠こ炭⒐た偨Y(jié)

　　2、竣工驗(yàn)收記錄

　　（1）建筑安裝工程

　?、賳挝唬ㄗ訂挝唬┕こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄

　　②竣工驗(yàn)收證明書

　?、劭⒐を?yàn)收?qǐng)?bào)告

　　④竣工驗(yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）

　?、莨こ藤|(zhì)量保修書

　?。?）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程

　?、賳挝还こ藤|(zhì)量評(píng)定表及報(bào)驗(yàn)單

　?、诳⒐を?yàn)收證明書

　　③竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

　?、芸⒐を?yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）

　?、莨こ藤|(zhì)量保修書

　?。ㄎ澹┛⒐D：

　　1、綜合竣工圖

　?、倬C合圖

　　②室外專業(yè)圖

　　2、專業(yè)竣工圖

　　①建筑竣工圖

　?、诮Y(jié)構(gòu)竣工圖

　　③裝修（裝飾）工程竣工圖

　?、茈姎夤こ蹋ㄖ悄芑こ蹋┛⒐D

　　⑤給排水工程（消防工程）竣工圖

　?、薏膳L(fēng)空調(diào)工程竣工圖

　?、呷?xì)夤こ炭⒐D

　　（六）工程竣工結(jié)算文件材料：

　　施工單位決算書、監(jiān)理單位初審書、跟蹤審計(jì)初審書、審計(jì)部門審定書以及工程竣工結(jié)算的全部資料。

　?。ㄆ撸┘坠┎奈募牧希?/p>

　　甲供材招標(biāo)、議標(biāo)、投標(biāo)文件、合同文件、招標(biāo)評(píng)標(biāo)記錄文件。

　　（八）在建工程月報(bào)表統(tǒng)計(jì)文件材料

　　在建工程月報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在每月28日之前將各工程月報(bào)表報(bào)至檔案員，報(bào)表內(nèi)容包括工程形象進(jìn)度、當(dāng)月完成產(chǎn)值，并附工作量計(jì)算書。

　　（九）在工程建設(shè)中使用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段形成的文件材料（電子文件）。

　　二、歸檔文件的質(zhì)量要求

　　1、歸檔的文件應(yīng)最少有一份原件；

　　2、文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；

　　3、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；

　　4、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；

　　5、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；

　　6、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大，耐久性強(qiáng)的紙張，圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件；

　　8、所用竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括："竣工圖"字樣，施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)，竣工圖章尺寸為：50㎜×80㎜?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處；

　　9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；

　　10、不同幅面的工程圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖標(biāo)欄露在外面；

　　11、歸檔文件的案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40㎜，案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件；

　　12、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從"1"開始，單面書寫的文件頁(yè)號(hào)編在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；

　　13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂，裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時(shí)必須剔除金屬物。

　　三、工程檔案的驗(yàn)收與移交

　　（一）列入城建檔案館接收范圍的工程，在組織工程竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)同檔案員應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，未取得城建檔案館管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件不得組織工程竣工驗(yàn)收。

　?。ǘ┕こ虣n案的移交

　　1、工程準(zhǔn)備階段文件中立項(xiàng)文件材料、勘察測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件材料、招投標(biāo)文件材料和各種合同、標(biāo)底、答疑會(huì)記錄技術(shù)交底、領(lǐng)取的各種證照文件等前期文件資料由責(zé)任人分別負(fù)責(zé)收集，移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。施工階段文件資料由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織收集。前期文件資料在工程開工后一個(gè)月內(nèi)將形成的文件檔案一式四份移交至檔案員。

　　2、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件材料、竣工圖所形成的文本檔案要求一式兩份，竣工圖要求一式四份，在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)牽頭將監(jiān)理單位、施工單位的檔案移交至檔案員。

　　3、工程竣工結(jié)算文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)同施工單位在辦理結(jié)算的同時(shí)將形成的檔案移交至檔案員。

　　4、甲供材文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)在工程竣工后一個(gè)月內(nèi)將形成的檔案一式兩份移交至檔案員。

　　5、以上歸檔文件符合質(zhì)量要求以及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求時(shí)，由移交人提交移交清單一式兩份，由移交人和接收人雙方簽字，辦理移交手續(xù)。

　　6、檔案員在工程竣工的2-5個(gè)月內(nèi)將檔案移交至城建檔案館一份，重點(diǎn)工程科保存一份，另保存一份文字檔案目錄和電子檔案目錄，目錄內(nèi)容要詳細(xì)、便于查找。

　　7、各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是本項(xiàng)目檔案搜集、整理、歸檔的責(zé)任人，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將所收集范圍內(nèi)的資料（圖）文件收集齊全，并整理合格后交檔案員，檔案員必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將各工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供的資料（圖）文件立卷歸檔和移交。由于不負(fù)責(zé)任造成檔案資料遺失的，將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)處理。

　　8、監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)不能提供完整檔案的除扣發(fā)工程款外，視情節(jié)輕重給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在核付工程款時(shí)辦理，直至檔案交齊。

　　9、檔案員是基建檔案搜集、整理、分類歸檔的責(zé)任人，對(duì)檔案的系統(tǒng)完整、歸檔及時(shí)、整潔規(guī)范、安全保密負(fù)責(zé)。要檢查指導(dǎo)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人搜集、整理、上交檔案的情況，及時(shí)催交應(yīng)歸檔的檔案資料，對(duì)歸檔不及時(shí)、檔案有缺損的要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，及時(shí)處理。

　　10、檔案員應(yīng)做好檔案的借閱和利用工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做到隨時(shí)調(diào)閱檔案隨時(shí)找到，快捷迅速。