銀行檔案整理，應(yīng)該按日裝訂，裝訂后封皮，然后把卷，冊，憑證張數(shù)，憑證日期等相應(yīng)的憑證要素，填寫到封皮和封盒上，定期入庫，如定期月底后5天內(nèi)，把上月裝訂好的憑證交于庫房保存。調(diào)閱憑證，需要填寫憑證調(diào)閱清單，清單要寫明所需調(diào)閱憑證的詳細信息和調(diào)閱理由，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后交于庫房，進行憑證調(diào)閱工作。

　　銀行檔案整理

　　第一條為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案整理，切實做好信貸風(fēng)險控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案整理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸整理基本制度》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)基本規(guī)程》、《中國農(nóng)業(yè)銀行關(guān)于進一步加強貸后整理的若干規(guī)定》以及相關(guān)信貸綜合制度和單項業(yè)務(wù)整理辦法等規(guī)定，特制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指農(nóng)業(yè)銀行提供、整理、收回各類信用全過程的真實記錄資料，包括客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后整理資料、法律文件和信貸運作資料的紙質(zhì)和電子檔案。

　　第三條信貸業(yè)務(wù)檔案整理要遵循以下原則：一是集中統(tǒng)一整理原則；二是及時完整、真實有效原則；三是方便實用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范整理原則。做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檔案移交制度化，檔案整理電子化。

　　第四條下級行的信貸業(yè)務(wù)檔案整理工作，在業(yè)務(wù)上接受上級行信貸整理部門、檔案整理部門的整理、指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　第二章信貸業(yè)務(wù)檔案整理職責(zé)

　　第五條信貸業(yè)務(wù)整理行和經(jīng)營行應(yīng)以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一整理，及時將檔案信息錄入信貸整理系統(tǒng)并在規(guī)定時間內(nèi)將紙質(zhì)、電子檔案移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。

　　第六條信貸業(yè)務(wù)檔案庫的設(shè)立及整理員職責(zé)。

　?。ㄒ唬┬刨J業(yè)務(wù)經(jīng)營行應(yīng)在信貸整理部門或檔案整理部門設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫，配備檔案整理員，集中統(tǒng)一整理信貸業(yè)務(wù)檔案。具有非低風(fēng)險信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)的分理處視同經(jīng)營行。

　?。ǘ┬刨J業(yè)務(wù)整理行應(yīng)在檔案整理部門設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫，配備檔案整理員，集中統(tǒng)一整理本級行內(nèi)部運作形成的信貸資料檔案（以下統(tǒng)稱本級行信貸運作檔案），包括本級行信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、本級行信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向上級行的報備報批材料及上級行批復(fù)。

　　承擔(dān)經(jīng)營職能的整理行參照經(jīng)營行模式整理全部信貸業(yè)務(wù)檔案。

　?。ㄈ┬刨J業(yè)務(wù)檔案庫整理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫負責(zé)審核、接收相關(guān)部門移交整理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案整理要求規(guī)范整理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項基礎(chǔ)整理工作。信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案整理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

　　第七條信貸部門職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責(zé)收集整理信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責(zé)的要求，認真履行信貸業(yè)務(wù)檔案整理職責(zé)，對所整理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性和完整性負責(zé)。

　?。ㄒ唬┙?jīng)營行客戶部門職責(zé)。

　　客戶部門負責(zé)收集整理客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后整理資料、法律文件等信貸業(yè)務(wù)檔案。客戶經(jīng)理負責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員統(tǒng)一歸檔整理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會計部門現(xiàn)金庫整理，納入表外科目核算。

　　不良貸款按規(guī)定移交給風(fēng)險資產(chǎn)經(jīng)營整理部門或其他專業(yè)不良貸款經(jīng)營整理部門后，由該部門履行客戶部門檔案整理職責(zé)。

　　沒有非低風(fēng)險信貸業(yè)務(wù)審批權(quán)、履行客戶部門職責(zé)的支行或分理處視同客戶部門，整理信貸業(yè)務(wù)檔案?？陀^上不具備向上級行移交信貸業(yè)務(wù)檔案條件的，經(jīng)一級分行信貸整理部門和辦公室批準(zhǔn)，可設(shè)立臨時信貸業(yè)務(wù)檔案庫，落實專人統(tǒng)一整理信貸業(yè)務(wù)檔案，年后40個工作日內(nèi)將已結(jié)清或核銷的信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交上級行。

　　經(jīng)營行直接審批的信貸業(yè)務(wù)，可將客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料原件作為各環(huán)節(jié)決策資料。經(jīng)營行報上級行審批的信貸業(yè)務(wù)，客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料原件仍留經(jīng)營行客戶部門，需要上報的基礎(chǔ)資料由經(jīng)營行調(diào)查人員復(fù)印并簽署“與原件核對相符”字樣。

　　（二）經(jīng)營行信貸整理部門職責(zé)。

　　經(jīng)營行信貸整理部門負責(zé)整理本級行信貸運作檔案。其業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負責(zé)收集整理本級行信貸運作檔案資料，月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員統(tǒng)一歸檔整理。

　?。ㄈ┱硇行刨J部門職責(zé)。

　　整理行信貸運作檔案由審查部門負責(zé)，落實部門檔案整理人員統(tǒng)一整理。特事特辦業(yè)務(wù)在總行層次的信貸運作檔案年中由客戶部門負責(zé)收集整理。貸審會審議信貸事項的運作檔案年中由貸審會辦公室負責(zé)收集整理。信貸運作檔案于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。

　　第八條信貸整理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸整理系統(tǒng)相關(guān)整理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準(zhǔn)確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

　　第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

　　第九條信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為三類：客戶、擔(dān)保人基礎(chǔ)資料及相關(guān)法律文件；本級行信貸運作檔案資料；貸后整理資料及相關(guān)法律文件。

　　第十條客戶、擔(dān)保人基礎(chǔ)資料及相關(guān)法律文件包括：

　　（一）客戶基本資料?？蛻艉蛽?dān)保人的營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)法人證書，法人授權(quán)書(為分支機構(gòu)的)，法定代表人身份證明復(fù)印件；特殊行業(yè)經(jīng)營許可證；企業(yè)資質(zhì)等級證書；組織機構(gòu)代碼；驗資證明；公司章程；各期財務(wù)報表、審計報告；貸款卡及查詢資料；客戶印鑒卡，董事會成員、法定代表人、有權(quán)簽字人的簽字樣本等。

　?。ǘI(yè)務(wù)資料?？蛻粜刨J業(yè)務(wù)申請書；法定代表人的授權(quán)書；董事會同意申請辦理信貸業(yè)務(wù)的決議；項目建議書；項目可行性研究報告；項目立項批復(fù)；項目水、電、環(huán)保、消防、規(guī)劃和土地等部門的有關(guān)批復(fù)文件；進口合同、銷售合同或代理進口協(xié)議等。

　?。ㄈ?dān)保資料。擔(dān)保人法定代表人的授權(quán)書；董事會同意提供擔(dān)保決議；共有人同意抵（質(zhì)）押書面證明；有權(quán)機關(guān)辦理的抵（質(zhì)）押登記，抵（質(zhì)）押物清單及評估報告；抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單等法律文書的復(fù)印件（原件入會計部門現(xiàn)金庫保管）等。

　　（四）信貸業(yè)務(wù)承諾函、意向書、合作協(xié)議，主從合同、借據(jù)等。

　　（五）其他綜合及單項業(yè)務(wù)整理制度規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)資料及輔助資料。

　　第十一條本級行信貸運作檔案資料包括：

　?。ㄒ唬┍炯壭行刨J決策所依據(jù)的有關(guān)資料。

　　開戶行負責(zé)人簽署同意進行調(diào)查的客戶信貸業(yè)務(wù)申請書復(fù)印件，客戶及擔(dān)保人基本資料、業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保資料復(fù)印件。經(jīng)營行直接審批、以原件作為內(nèi)部運作材料的，相關(guān)基礎(chǔ)資料不重復(fù)保存。

　　有權(quán)審批行受理上報業(yè)務(wù)的，決策依據(jù)資料還包括申報行的請示報告（文件）、調(diào)查報告、審查報告、有權(quán)審批人簽字的貸審會審議表、《主責(zé)任人名單表》等；其他綜合及單項業(yè)務(wù)整理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。

　?。ǘ┍炯壭行刨J決策產(chǎn)生的有關(guān)資料。

　　1．評級、調(diào)查資料，包括客戶基本情況調(diào)查表、信貸業(yè)務(wù)調(diào)查表；客戶信用等級測評資料；信貸業(yè)務(wù)評估報告；保證人擔(dān)保能力、抵（質(zhì)）押物擔(dān)保能力調(diào)查的相關(guān)資料；調(diào)查經(jīng)辦人和調(diào)查主責(zé)任人簽字的信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告等。

　　2．審查資料，包括信貸業(yè)務(wù)審查表、信貸業(yè)務(wù)法律審查表，審查經(jīng)辦人和審查主責(zé)任人簽字的信貸業(yè)務(wù)審查報告等；

　　3．貸審會審議、審批、報備資料，包括會議記錄本、《貸審會投票表決表》、會議紀(jì)要、行長簽字的審議表、批復(fù)、《主責(zé)任人名單表》等。

　?。ㄈ┫蛏霞壭械膱髠鋱笈牧霞吧霞壭信鷱?fù)，包括信貸業(yè)務(wù)報備表及報告、上報有權(quán)審批行的請示報告（文件）、有權(quán)審批行的批復(fù)等。

　?。ㄋ模┎涣假J款認定資料，包括申報行的請示報告、對應(yīng)的《貸款風(fēng)險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》、損失類貸款的內(nèi)部確認材料或外部證明材料、審查報告、貸審會審議表（沒有設(shè)立貸審會的支行可以不提交貸審會審議表）；本行的審查報告、貸審會審議表、會議紀(jì)要、批復(fù)等。

　　（五）核銷資料，包括呆賬核銷審批呈報表、申請報告、呆賬形成原因及責(zé)任的審計報告、責(zé)任人處理文件；按規(guī)定須提供的有關(guān)證明材料；內(nèi)部審查、審批材料等。核銷申報審批材料的整理執(zhí)行核銷整理辦法相關(guān)規(guī)定，并于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務(wù)檔案庫歸檔。

　?。╋L(fēng)險預(yù)警信號處理資料，包括經(jīng)營行上報的《風(fēng)險預(yù)警信號處理表》、審批行信貸整理部門或客戶部門組織研究制定的風(fēng)險化解措施方案、主管行長審批同意的批件等。

　?。ㄆ撸┢渌C合及單項業(yè)務(wù)整理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。

　　第十二條貸后整理資料及相關(guān)法律文件包括：

　?。ㄒ唬┙?jīng)營主責(zé)任人、管戶主責(zé)任人、風(fēng)險監(jiān)控主責(zé)任人名單，重點整理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后整理方案及貸款臺賬。

　?。ǘ┵J后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后整理臺賬》、《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔(dān)保人的各期財務(wù)報表；《貸后整理檢查表（按客戶）》及所附專題報告說明等。

　?。ㄈ┌匆?guī)定復(fù)測客戶信用等級的資料，信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類資料。

　　（四）《風(fēng)險預(yù)警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風(fēng)險客戶退出方案。

　　（五）信貸業(yè)務(wù)到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔(dān)保人同意擔(dān)保展期的書面證明，經(jīng)營行信貸業(yè)務(wù)展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔(dān)保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。

　?。┯袉栴}信貸業(yè)務(wù)處理材料：在訴訟時效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風(fēng)險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》及相

　　關(guān)認定資料；事實風(fēng)險客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。

　?。ㄆ撸┬刨J業(yè)務(wù)總結(jié)評價報告。

　?。ò耍┬刨J整理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說明。

　?。ň牛┢渌C合及單項業(yè)務(wù)整理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)資料及輔助資料。

　　第十三條個人信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容執(zhí)行《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人信貸業(yè)務(wù)貸后整理實施辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀辦發(fā)［2003］481號）、《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人住房貸款業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)定〉的通知》（農(nóng)銀辦［2001］58號）及相關(guān)整理制度的要求。

　　第四章信貸業(yè)務(wù)檔案整理要求

　　第十四條信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。

　?。ㄒ唬┬刨J業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄（一式兩份，各留存一份）上簽字。

　?。ǘ┬刨J業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。

　　1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒（或夾）保管，標(biāo)明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進行排序?？蛻艋举Y料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。

　　2．目錄、標(biāo)注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄，檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號、卷名（包括審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限）等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。

　　3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。

　　4．與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務(wù)、個人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求整理。其他個人客戶信貸業(yè)務(wù)逐戶建檔。

　　5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔?！顿J審會投票表決表》、會議紀(jì)要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級行直接經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運作檔案歸入客戶檔案整理；經(jīng)本級行貸審會審議、下級行經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其本級行信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。

　　第十五條信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱。

　?。ㄒ唬﹥?nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員負責(zé)登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負責(zé)人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

　?。ǘ┩獠咳藛T借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本行應(yīng)有專人在場陪同，嚴禁將原件借出。

　　第十六條信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，因工作變動離崗的，應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)檔案收進、移出、銷毀情況予以書面說明，待接管人員到位，辦結(jié)移交手續(xù)后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。信貸業(yè)務(wù)檔案資料辦理移交手續(xù)，要由所在部門負責(zé)人進行監(jiān)交。

　　第十七條檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行檔案整理辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀發(fā)［2000］135號）的相關(guān)要求設(shè)置。檔案庫應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。

　　第十八條檔案保管期限。信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限分為短期保管、長期保管和永久保管。

　　短期保管的信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為5至10年：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少５年；中長期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年。

　　長期保管的信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為10年至15年：信貸業(yè)務(wù)到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年。

　　永久保管的信貸業(yè)務(wù)檔案：信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的（包括已核銷的信貸業(yè)務(wù)），其信貸業(yè)務(wù)檔案要永久保管。

　　第十九條信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。對超過保管期、需要銷毀的信貸業(yè)務(wù)檔案由信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員提出并慎重鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)辦公室、信貸整理部門負責(zé)人審查，行長審批后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠進行銷毀。檔案銷毀須由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。信貸業(yè)務(wù)檔案庫整理員和辦公室、信貸整理部門負責(zé)人同時在留存銷毀清冊上簽字備查。政府檔案行政整理部門對檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。

　　第二十條信貸整理系統(tǒng)電子檔案信息的保管和利用，執(zhí)行信貸整理系統(tǒng)相關(guān)整理規(guī)定。

　　第二十一條各級行要加強信貸業(yè)務(wù)檔案整理工作的檢查。對未按規(guī)定要求設(shè)立信貸業(yè)務(wù)檔案庫集中統(tǒng)一整理信貸業(yè)務(wù)檔案或未按規(guī)定履行檔案整理職責(zé)形成風(fēng)險的，按照《中國農(nóng)業(yè)銀行員工違反規(guī)章制度處理暫行辦法》及《中國農(nóng)業(yè)銀行關(guān)于進一步加強貸后整理的若干規(guī)定》等制度規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。信貸業(yè)務(wù)檔案整理工作成績突出的，給予表揚和獎勵。

　　第五章附則

　　第二十二條本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務(wù)的檔案原則上要按本辦法進行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴格按照本辦法進行整理。

　　第二十三條各一級分行可結(jié)合實際情況制定信貸業(yè)務(wù)檔案整理實施細則，并報總行備案。境外分行及公司在參照本辦法基礎(chǔ)上結(jié)合當(dāng)?shù)乇O(jiān)管機構(gòu)有關(guān)要求制定實施細則，報總行備案。

　　第二十四條本辦法由總行制定、解釋和修訂。

　　第二十五條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，《關(guān)于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行貸款客戶檔案整理辦法〉的通知》（農(nóng)銀函［1999］1059號）同時廢止。

　　中國民生銀行個人信貸業(yè)務(wù)檔案整理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了進一步規(guī)范個人信貸業(yè)務(wù)檔案的整理,確保檔案的完整性與安全性,根據(jù)我行貸后整理有關(guān)制度,特制訂本辦法。

　　第二條個人信貸業(yè)務(wù)檔案是在記錄和反映個人信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營和整理過程中形成的授信申請資料、借據(jù)、合同、我行認為需要保管的各類報表和其他相關(guān)文件資料的總稱。

　　個人信貸業(yè)務(wù)檔案整理是對個人信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔、保管、使用的過程。

　　第三條個人信貸業(yè)務(wù)檔案作為我行主張債權(quán)的基本依據(jù)，原則上實行集中整理的操作模式。各分行應(yīng)根據(jù)整理的需要配備必要的檔案保管設(shè)施及專職檔案整理人員，負責(zé)檔案整理工作的組織和實施，做到安全保管、科學(xué)整理、高效使用。

　　第四條檔案整理人員的具體職責(zé)包括:檔案的接收、整理、保管、使用、移交、銷毀。

　　第五條個人信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、銀行和借款人秘密的，檔案整理員、調(diào)閱人員及其他相關(guān)人員均須嚴格執(zhí)行有關(guān)保密制度。

　　第二章檔案的分類

　　第六條個人信貸業(yè)務(wù)檔案分為個人貸款檔案、授信項目檔案、綜合類檔案三大類。

　　第七條個人貸款檔案包括：

　?。ㄒ唬﹤€人資料：借款人（共有人）和保證人身份證明（身份證、外籍護照、軍官證等）復(fù)印件、戶籍證明復(fù)印件、收入證明、納稅證明資料、婚姻狀況證明復(fù)印件、首付款證明、買賣合同、個人征信報告等；

　?。ǘ┪倚惺谛艑徟Y料：借款申請書、授信調(diào)查、審查報告、信用等級評定表、授信審批書等；

　?。ㄈ┓晌臅簜€人借款類合同、擔(dān)保類合同、借據(jù)、聲明、公證書等；

　?。ㄋ模┦谛藕笳碣Y料：放款通知書、授信要素變更材料、權(quán)證類檔案的復(fù)印件、抵（質(zhì)）押物入庫單、內(nèi)部業(yè)務(wù)聯(lián)系單、逾期貸款催收通知單回執(zhí)、貸款訴訟案件的判決書、裁定書等。

　　第八條授信項目檔案包括：

　?。ㄒ唬┓ㄈ速Y料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、《稅務(wù)登記證》、《組織機構(gòu)代碼證書》、企業(yè)章程、企業(yè)變更登記有關(guān)文件、貸款卡（證）證明資料、企業(yè)法人注冊資本驗資報告等復(fù)印件；董事會決議、授權(quán)委托書、企業(yè)的財務(wù)報表、房地產(chǎn)開發(fā)（建筑安裝）企業(yè)以及中介機構(gòu)的資質(zhì)等級證書復(fù)印件、企業(yè)負責(zé)人資料等；

　?。ǘ┦谛彭椖抠Y料：《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》、《國有土地使用權(quán)證》、《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《建設(shè)工程施工許可證》、《商品房預(yù)（銷）售許可證》、地價款交繳證明等復(fù)印件；

　?。ㄈ┦谛耪碣Y料：與授信項目有關(guān)的調(diào)查報告、評估報告、擔(dān)保合作協(xié)議等。

　　第九條綜合類檔案包括：

　?。ㄒ唬﹫蟊頇n案：銀行內(nèi)部有關(guān)個人信貸業(yè)務(wù)的各類報表、貸款五級分類資料等；

　　（二）業(yè)務(wù)合作檔案：與評估公司、法律見證機構(gòu)、律師事務(wù)所等中介機構(gòu)的合作檔案（包括與中介機構(gòu)業(yè)務(wù)往來的有關(guān)交接單據(jù)和回執(zhí)、簽訂的各種協(xié)議）等。

　　第三章檔案的整理

　　第十條檔案接收

　　貸款發(fā)放后，放款監(jiān)督崗人員應(yīng)及時將個人貸款檔案資料移交給檔案整理崗人員，并做好移交記錄（見附件1）；檔案整理崗須分別立卷、編制“案卷封面”（見附件2）和“卷內(nèi)文件目錄”（見附件3）。

　　授信項目審批通過并在系統(tǒng)中錄入后，由項目評審人員將授信項目資料移交給檔案整理崗人員，并做好移交記錄；檔案整理崗須分別立卷、編制“案卷封面”和“卷內(nèi)文件目錄”。

　　綜合類檔案由相關(guān)經(jīng)辦人員將辦理完畢后的資料及時移交給檔案整理崗，檔案整理崗人員根據(jù)綜合類檔案的具體類型分別立卷并編制檔案封面和目錄。

　　第十一條檔案裝訂

　　檔案整理崗將立卷后的檔案按文件目錄順序裝訂，卷內(nèi)資料應(yīng)在有效張頁上編寫頁號，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角。

　　第十二條檔案排序

　　裝訂后的檔案可按經(jīng)辦機構(gòu)、發(fā)放時間、貸款品種、授信項目等要素歸類排列與編目，同時編制“案卷目錄”（見附件4）。

　　第四章檔案的保管

　　第十三條個人貸款檔案區(qū)分貸款結(jié)清戶和貸款未結(jié)清戶進行分類保管。

　　第十四條檔案整理人員要定期檢查各類檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)信貸業(yè)務(wù)檔案違規(guī)使用、損毀、丟失等情況，應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并及時采取處理措施。由于機構(gòu)變動或人員調(diào)整，需要進行信貸業(yè)務(wù)檔案交接的，接收人應(yīng)對交接的文件和資料按資料清單進行核對，并在資料清單上簽章確認。

　　第十五條檔案插卷

　　貸款存續(xù)期間產(chǎn)生需要歸檔的業(yè)務(wù)資料應(yīng)當(dāng)及時插卷保管，如貸款要素變更的申請表、逾期后的催收文書等。

　　第十六條當(dāng)借款人貸款結(jié)清后，檔案整理員應(yīng)將最后一期還款憑證插卷，同時在該借款人的檔案上加蓋“結(jié)清”字樣，另類歸檔。

　　第五章檔案的使用

　　第十七條檔案調(diào)閱

　　檔案整理崗要建立健全個人信貸業(yè)務(wù)檔案借閱登記制度，貸款檔案原則上不得外借，只能查閱。調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫“檔案調(diào)閱登記簿”（見附件5）并經(jīng)有權(quán)人簽字同意。金融監(jiān)管、稅務(wù)、公檢法等部門需調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案時，必須持有調(diào)閱公函，并須有專人陪同調(diào)閱。調(diào)閱人所需資料交由檔案整理人員復(fù)印，不得取走原件。調(diào)閱人歸還檔案時，檔案整理人員應(yīng)核對無誤，并要求調(diào)閱人在調(diào)閱登記簿上簽字。

　　第十八條檔案借出

　　需提取貸款檔案原件使用的，應(yīng)由借出人填寫“個人信貸業(yè)務(wù)檔案借出審批表”（見附件6），經(jīng)有權(quán)人簽字同意后，由檔案整理崗將貸款檔案移交借出人。借出人使用完畢后應(yīng)及時退還檔案，并與檔案整理崗做好交接工作。

　　第十九條檔案移交

　　貸款核銷后需移交貸款檔案的，檔案整理崗應(yīng)與檔案接收人員辦好移交手續(xù)，并另冊登記。

　　第二十條檔案銷毀

　　個人貸款檔案的保存期限為自貸款結(jié)清（額度類貸款須額度終止且額度下貸款結(jié)清）之日起五年，授信項目檔案的保存期限為該項目下所有貸款結(jié)清之日起十年，綜合類檔案和銷毀清冊為永久保存。保管期滿的檔案由檔案整理崗提出銷毀意見，編制“個人信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊”（見附件7），經(jīng)分行主管行長同意后，協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成銷毀工作。