引言檔案歸類整理方法在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案管理工作的內(nèi)涵及原則并且通過自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時的更新自身的管理理念。明確檔案管理的重要性不斷地加強(qiáng)檔案歸類整理工作以此為企業(yè)的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

　　檔案歸類整理方法

　　一、檔案管理歸檔整理分類解析

　　一內(nèi)涵：在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同。雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對于檔案管理人員而言檔案管理是對檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性。為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對檔案進(jìn)行分類、儲存、管理及銷毀,企業(yè)應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

　　二原則：管理人員在管理過程中應(yīng)明確檔案管理工作的原則確保檔案管理工作具有一定的精準(zhǔn)性及規(guī)范性進(jìn)而提高檔案管理工作的水平.并且應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能。另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn)則進(jìn)行檔案的管理、儲存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

　　二、檔案管理歸檔整理分類技巧

　　一、以整理程序為準(zhǔn)：檔案管理工作中管理人員應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行合理的分類在分類工作中使檔案庫中的數(shù)據(jù)形成健全的程序提高檔案分類工作的質(zhì)量。管理人員應(yīng)在資料搜集工作完成后選擇合適的分類程序完成檔案的分類工作保證工作人員可以使用相關(guān)程序熟練的完成分類工作并且簡化檔案管理分類工作提高管理效率。

　　二、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待：

　?。?紙質(zhì)檔案.紙質(zhì)檔案管理是檔案管理中最為重要的工作之一管理人員在紙質(zhì)檔案管理中應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單化確保自身可以快速的調(diào)取相關(guān)的資料提高自身的管理效率。管理人員應(yīng)根據(jù)資料的重要程度完成收集、檢查等工作并根據(jù)既有的分類方式完成分類及整理工作提高檔案管理工作的質(zhì)量。在進(jìn)行紙質(zhì)版檔案整理中管理人員需要消耗大量的人力及物力為紙質(zhì)檔案電子化奠定了一定的基礎(chǔ)減少了電子化工作中的步驟。但是相關(guān)人員在進(jìn)行檔案電子化工作中也要對相關(guān)的資料進(jìn)行細(xì)分保證電子版檔案具有一定的完整性使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

　　２.電子檔案。隨著科學(xué)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展電子檔案出現(xiàn)在檔案管理工作中并且管理人員在進(jìn)行管理中逐漸度地加強(qiáng)了電子檔案的使用率提高檔案管理的信息化。信息技術(shù)的發(fā)展使管理人員逐漸地使用計算機(jī)軟件技術(shù)完成對電子檔案的處理在一定程度上簡化了工作人員的工作提高了其工作質(zhì)量。并且企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)使其掌握相關(guān)的科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)對電子檔案的管理以此提高自身的工作質(zhì)量。

　　三、技巧及方法說明

　?。?以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率.近幾年我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速社會各個行業(yè)也隨之得到了較大的發(fā)展這種情況下檔案數(shù)量大幅增加對檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢下有關(guān)人員在開展工作時應(yīng)對注重對材料流向及流量進(jìn)行細(xì)致的分析及時對自身工作進(jìn)行改進(jìn)根據(jù)工作難度的不同對資源進(jìn)行合理的分配進(jìn)而加快檔案管理工作的進(jìn)度提高檔案管理工作的質(zhì)量。

　?。?透過職能確保范圍、期限。檔案管理工作會受到職能的影響檔案管理的期限及范圍會根據(jù)職能的改變而發(fā)生變化進(jìn)而影響檔案管理工作的開展加大了工作的難度有關(guān)人員在實際工作中應(yīng)對這種情況給予足夠的關(guān)注。注意對項目管理方法的應(yīng)用,對工作進(jìn)行科學(xué)合理的劃分在充分了解檔案具體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上開展工作進(jìn)而避免時間及精力的不必要浪費確保檔案管理工作的高效有序開展。

　?。?以“主體”為旨?xì)w的歸檔法。以主體為旨?xì)w從某種意義上講是指有關(guān)人員在開展檔案管理工作時應(yīng)以檔案的用途為依據(jù),對檔案進(jìn)行歸納和整理進(jìn)而為后續(xù)的工作提供便利加快工作開展的進(jìn)度。有關(guān)人員在實際工作中應(yīng)對檔案的用途進(jìn)行分析在了解檔案用途的基礎(chǔ)上開展工作進(jìn)而提高工作開展的針對性實現(xiàn)工作質(zhì)量的大幅提升。

　?。?行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行提高整體質(zhì)量。有關(guān)人員在工作中應(yīng)高度重視行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的作用以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)開展工作進(jìn)而實現(xiàn)工作開展效率及質(zhì)量的大幅提升。有關(guān)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)國家相關(guān)規(guī)章制度確保充分掌握和熟練應(yīng)用相關(guān)規(guī)章制度并明確行業(yè)特性及發(fā)展趨勢在此基礎(chǔ)上開展檔案管理工作進(jìn)而保障檔案管理工作的質(zhì)量。

　　５.歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合。隨著社會的發(fā)展及科技的進(jìn)步檔案資料保存方式也發(fā)生了較大的變化?，F(xiàn)階段紙質(zhì)材料在實際工作中的應(yīng)用越來越少僅僅在資料的核對和保存方面有著一些應(yīng)用而電子版檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位在日常工作中得到了越來越廣泛的應(yīng)用。因此有關(guān)人員在工作中應(yīng)加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用充分考慮到分類方案及歸檔范圍進(jìn)而加快工作開展進(jìn)度提高工作開展的質(zhì)量。

　　結(jié)論

　　檔案管理工作人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案的整理順序并且全面的掌握紙質(zhì)版檔案與電子版檔案管理的區(qū)別以其兩者之間的特點加強(qiáng)對檔案的管理提高檔案管理的水平。在實際工作中管理人員應(yīng)使用以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率、以自身職能確保范圍、歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合等方式提高自身檔案管理的水平為相關(guān)人員快速的提取相關(guān)檔案資料提供便利進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。