无码日韩精品一区二区免费_国产精品原创视频一区二区_97超视频国产免费_日本亚洲欧美在线AⅤ

歡迎來(lái)到中博奧技術(shù)有限公司官網(wǎng)

檔案整理及數(shù)字化方案

時(shí)間:2022-06-06 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  每一家企業(yè)都有一段或長(zhǎng)或短的存續(xù)歷史,在開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中,都會(huì)有一定數(shù)量的紙質(zhì)文件產(chǎn)生,如公司管理制度、員工資料、合同、客戶(hù)資料、產(chǎn)品資料等等,如果這些文件具有保存價(jià)值,就會(huì)成為紙質(zhì)的檔案,這些檔案的保存與管理需要一定的物質(zhì)條件和人員投入,如果將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,則更有利于管理與利用。借助檔案整理及數(shù)字化方案進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理能夠保障檔案內(nèi)容的長(zhǎng)期保存,也有利于檔案管理的規(guī)范化和流程化。

檔案整理及數(shù)字化方案

  檔案整理及數(shù)字化方案

  一、創(chuàng)建檔案分類(lèi)架構(gòu)

  根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》,工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目:即黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè),有些檔案難以歸入上述十大類(lèi)目時(shí),可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類(lèi)目。

  二、取卷

  從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)需注意(1)準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置;(2)依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。

  三、檔案定義

  檔案定義,是《會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)》的專(zhuān)用術(shù)語(yǔ),即是確定檔案的最底層分類(lèi)的相關(guān)屬性,或稱(chēng)案卷或檔案盒的相關(guān)屬性。會(huì)博通可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果會(huì)博通中默認(rèn)已存在所需的案卷信息,則此步驟可省略。

  企業(yè)如何高效利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理

  四、拆卷

  拆卷是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷的屬性信息已保存在系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在中執(zhí)行拆卷操作。拆卷需要特別注意保證案卷的完整,檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。

  五、錄入卷內(nèi)文件信息

  一份案卷一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必再錄入。如果沒(méi)有卷內(nèi)目錄,則需新建文件,然后錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

  企業(yè)如何高效利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理

  六、掃描

  對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件上傳到檔案管理系統(tǒng)。管理器內(nèi)嵌掃描處理工具,可在錄入卷內(nèi)文件屬性信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶(hù)亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用提供的管理器更為簡(jiǎn)單方便),然后,再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)。

  如果有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專(zhuān)門(mén)用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專(zhuān)用的電子印章。

  七、校對(duì)

  對(duì)歸入檔案的文件進(jìn)行檢查校對(duì),核對(duì)無(wú)誤后,則可裝訂成案卷,或裝入檔案盒中。

  提供了一個(gè)檔案注冊(cè)的功能,用于固化歸檔完成后的案卷(檔案盒)。

  八、表格打印

  根據(jù)檔案管理的需要,打印封面、文件清單、備考表等表格。

  檔案管理員可根據(jù)管理需要,靈活設(shè)置歸檔流程,借助檔案管理系統(tǒng)可以將歸檔流程設(shè)計(jì)成規(guī)范化的流程模板和流程表單,進(jìn)行全數(shù)字化的流程處理,每一個(gè)歸檔步驟的操作者,都需遵循業(yè)務(wù)規(guī)則,在數(shù)字化流程的指引下,一步步完成歸檔工作。

我是中博奧客服:小奧
中博奧技術(shù)有限公司& 版權(quán)所有工信部備案號(hào):豫ICP備11015869號(hào)-8 Copyright ? 2023-2024

檔案整理檔案數(shù)字化

檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)

TEL:18937133779

To Top