在我國的醫(yī)院行業(yè)單位中，人事干部檔案管理是一項極端重要性和特殊性的工作。

　　醫(yī)院干部檔案是干部學(xué)習(xí)進(jìn)修、醫(yī)療工作和生活歷程變化的重要現(xiàn)實憑證，它在公立醫(yī)院管理和發(fā)展中起著關(guān)鍵性的作用。干部檔案中的“三齡兩歷一身份”，即年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷、工作經(jīng)歷以及干部身份等往往容易成為檔案“整容”的對象，尤其是年齡、學(xué)歷等“硬杠杠”，因為在干部提拔任用過程中作用較大，并且進(jìn)行核查的成本比較高，所以成為檔案造假的“重災(zāi)區(qū)”。2018年11月20，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱“檔案數(shù)字化整理方案條例”）。

　　《條例》第三十六條規(guī)定：干部人事檔案審核應(yīng)當(dāng)在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒、獎懲等基本信息，審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。即重點審核干部的“三齡兩歷一身份”和家庭情況等信息。干部檔案審核工作不僅能夠查漏補缺、補齊干部檔案資料，還能更好的發(fā)現(xiàn)人才、使用人才，進(jìn)而推動整個醫(yī)院的發(fā)展。

　　同時，在計算機管理越來越普及的今天，很多單位仍然靠傳統(tǒng)的手工方式管理檔案，每年都要花費大量的人力物力集中整理檔案，填寫檔案目錄和各類臺帳，效率低下。在2017年，國家頒布了《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)：干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范GB/T33870-2017》，明確對干部人事檔案數(shù)字化提出了具體要求，同時規(guī)定干部檔案軟件必須符合通用的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)?；诖藰?biāo)準(zhǔn)的正式發(fā)布，為各級組織部間的干部電子檔案接收提供了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)保障。

　　一、檔案數(shù)字化整理方案

　　基于國家目前對干部檔案審核與管理方面的規(guī)定與要求，仁智提出了干部檔案審核與數(shù)字化管理解決方案，實現(xiàn)從檔案的“三齡兩歷一身份”審核到數(shù)字化管理的全閉環(huán)流程支撐，全面提升醫(yī)院的干部檔案管理水平。

　　二、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化說明

　　醫(yī)院干部檔案管理的常規(guī)流程如下：

　　采用仁智干部檔案審核與數(shù)字化管理解決方案后，可最大限度的避免對實體紙質(zhì)檔案的借出與歸還操作，減少對紙質(zhì)檔案的損耗；利用信息化與網(wǎng)絡(luò)化的便捷性，減少對檔案室的占用，同時為檔案借閱人提供方便快捷的查閱方式。

　　三、方案特點介紹

　　干部檔案審核與數(shù)字化解決方案的目標(biāo)是滿足中組部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案，大力推進(jìn)干部檔案數(shù)字化的要求，具體內(nèi)容如下：

　　No.1

　　“三齡兩歷一身份”審核服務(wù)

　　依據(jù)最新的《干部任免審批表》和《干部履歷表》，作為現(xiàn)在工作中使用的干部相關(guān)信息，再到涉及該信息的材料中反查核對，比照最新的《干部任免審批表》和《干部履歷表》的信息是否與材料的記載一致，不一致要做好記錄并作核實處理，差缺的材料要進(jìn)行補充。

　　No.2

　　檔案數(shù)字化加工服務(wù)

　　對審核完成的干部檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案圖像數(shù)據(jù)；對檔案的案卷目錄和文件目錄進(jìn)行著錄和校對，建立對應(yīng)圖像數(shù)據(jù)的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，并與檔案圖像數(shù)據(jù)建立對應(yīng)的關(guān)系。

　　No.3

　　檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

　　主要實現(xiàn)對電子檔案的原件上載、瀏覽下載、查閱借閱管理、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計與報表管理等功能。

　　通過以上三個步驟，確保紙質(zhì)實體檔案與電子檔案的安全性、有效性，保障單位管理的順利進(jìn)行，進(jìn)一步提高單位依法治理水平。

　　3.1

　　三齡兩歷一身份資料審核

　　根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的要求，干部審核重點為“三齡兩歷一身份”資料審核。內(nèi)容如下：

　　仁智檔案技術(shù)專家根據(jù)“三齡兩歷一身份”中每份人事干部材料的“認(rèn)定依據(jù)”標(biāo)準(zhǔn)，對材料的“審核要點”進(jìn)行確認(rèn)，再按照專業(yè)的材料“審核程序”進(jìn)行全面審核。任何材料后，對有問題的材料提出“問題處理建議”。醫(yī)院人事檔案管理人員根據(jù)問題處理建議，對材料進(jìn)行修改、補充與完善。

　　3.2

　　檔案數(shù)字化加工

　　由于干部人事檔案的密級要求，檔案的借出、掃描與歸還需在檔案室進(jìn)行，且數(shù)字化加工過程需要有組織人事部人員全程陪同，這就導(dǎo)致數(shù)字化加工服務(wù)的地點與時間均受到了一定的限制，在整體進(jìn)度計劃確定的前提下，對數(shù)字化掃描的流暢性要求更高。

　　為了使干部人事檔案數(shù)字化加工流程更加順暢，一般采用以下解決方案：

　　01、調(diào)整傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化加工流程，在檔案接收后，增加對干部人事檔案的查漏補缺檢查步驟（包括對散件的整理歸檔操作），只有通過檢查合格后的檔案，才能進(jìn)入下一步檔案掃描工作；此部分工作可提前進(jìn)行，減少數(shù)字化掃描工作開展的等待期

　　02、配置的數(shù)字化加工服務(wù)團(tuán)隊負(fù)責(zé)人需具有豐富的人事檔案管理經(jīng)驗，對檔案的數(shù)字化掃描有深刻認(rèn)識

　　03、檢查合格后的人事檔案，以檔案管理人員工作時間為標(biāo)準(zhǔn)，按照當(dāng)天借出，當(dāng)天歸還的原則，確定單個工作日的數(shù)字化掃描檔案數(shù)量，以此為單位進(jìn)行項目實施周期計算

　　3.3、檔案管理系統(tǒng)

　　所有的檔案電子件掛接入檔案管理系統(tǒng)后,可實現(xiàn)電子檔案的著錄?借出與打印?歸還提醒、電子檔案的鑒定（銷毀）管理?統(tǒng)計分析等應(yīng)用?

　?。?）檔案目錄自定義

　　系統(tǒng)可根據(jù)不同的檔案類型，自定義該類型檔案的目錄結(jié)構(gòu)，例如干部人事檔案按照中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中規(guī)定，共分類10類：

　　用戶可在系統(tǒng)中定義多種檔案目錄結(jié)構(gòu)，例如工人檔案、干部檔案等。

　?。?）檔案數(shù)據(jù)總覽分析

　　同時系統(tǒng)提供的檔案管理業(yè)務(wù)首頁可以查看本單位的電子檔案保有情況，借閱與未歸還的情況等資料。

　?。?）檔案業(yè)務(wù)首頁

　　系統(tǒng)支持對人事檔案的瀏覽、借閱與歸還（到期后系統(tǒng)自動收回查看權(quán)限）、檔案轉(zhuǎn)遞等專業(yè)操作。