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檔案的數(shù)字化加工

時(shí)間:2022-06-07 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  當(dāng)前,檔案的數(shù)字化加工是一項(xiàng)重要的集中托管業(yè)務(wù)。各數(shù)字檔案代管機(jī)構(gòu)提供一系列的數(shù)字化加工服務(wù),包括排序整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)錄入、文件掃描、數(shù)字圖像保證計(jì)劃、個(gè)性化服務(wù)等;數(shù)字化加工的對象也包括紙質(zhì)檔案、模擬磁性載體檔案、縮微膠片等多種形式。

檔案的數(shù)字化加工

  檔案的數(shù)字化加工

  國家和地方先后頒布了多項(xiàng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

  概括而言,檔案數(shù)字化加工應(yīng)主要注意以下四個(gè)方面:

  01遵循數(shù)字化加工流程

  數(shù)字檔案代管機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵循各類相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范所規(guī)定的流程開展業(yè)務(wù)。比如,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

  不可遺漏任何一個(gè)工作環(huán)節(jié),否則可能導(dǎo)致數(shù)字化成果不合格、不可用。比如國內(nèi)外數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)都強(qiáng)調(diào)在整理檔案時(shí)需要去掉訂書釘、紙夾、膠帶等,以方便掃描,掃描之后要將掃描件和目錄掛接。我國某些地方就曾經(jīng)出現(xiàn)過未建目錄、沒有數(shù)據(jù)掛接而導(dǎo)致數(shù)字化成果無法利用的情況。

  02采用科學(xué)的技術(shù)指標(biāo)

  為了保證加工后的數(shù)字檔案長期可用可理解,數(shù)字信號(hào)的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)均要合乎規(guī)范要求。例如,紙質(zhì)檔案掃描加工的主要技術(shù)參數(shù)要求涉及色彩模式、分辨率、存儲(chǔ)格式和壓縮率等。其中掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。

  根據(jù)DA/T31修訂版的送審稿,掃描分辨率一般應(yīng)不小于200dpi,如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí),建議掃描分辨率不小于300dpi。采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ);采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)格式壓縮率的選擇,應(yīng)在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,以盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

  行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《錄音錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定的錄音、錄像檔案數(shù)字化技術(shù)指標(biāo)如表1、表2所示。

  03對過程和成果進(jìn)行監(jiān)督和管

  集中開展數(shù)字化加工業(yè)務(wù)具有數(shù)量多、任務(wù)重、時(shí)間短、質(zhì)量難以把控等特點(diǎn),要保證數(shù)字化集中加工的效率和質(zhì)量,需要注意加強(qiáng)對數(shù)字化加工的管理,特別是質(zhì)量檢測和過程監(jiān)控。根據(jù)DA/T 31修訂組的調(diào)研,原標(biāo)準(zhǔn)側(cè)重規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求,但是數(shù)字化管理和技術(shù)同樣重要,修訂組特別針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的組織和管理提出了明確的要求,標(biāo)準(zhǔn)的名稱也變更為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。

  DA/T 31修訂版指出,應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理,應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制,對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時(shí)反饋和修正。此外,需要加以質(zhì)量檢測和驗(yàn)收的成果類對象包括目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化檔案、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)載體等。

  04完整記錄數(shù)字化方案和過程

  數(shù)字化加工的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記,并及時(shí)整理、匯總,裝訂成冊,在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄,即工作文件。DA/T 31修訂增加了數(shù)字化工作記錄應(yīng)完整的驗(yàn)收指標(biāo)要求,要求就工作文件的完整性、規(guī)范性進(jìn)行驗(yàn)收。《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》也提出了同樣的要求。

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