元數(shù)據(jù)著錄、檔案信息數(shù)字化加工工作結(jié)束之后，就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，將目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，將數(shù)字化原文與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，使之成為可以查詢檢索的數(shù)字化成果。本文主要談?wù)剶?shù)據(jù)掛接相關(guān)內(nèi)容。

　　檔案信息數(shù)字化加工

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》對(duì)數(shù)據(jù)掛接的要求

　　1、應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　2、逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

　　數(shù)據(jù)掛接的形式

　　1.手工上傳掛接

　　現(xiàn)在的檔案管理軟件一般都提供手工上傳原文進(jìn)行掛接的形式，元數(shù)據(jù)著錄完畢即形成一條目錄數(shù)據(jù)，通過點(diǎn)擊“上傳”按鈕將數(shù)字化掃描原文與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)，即為掛接。此種方式，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的準(zhǔn)確性高，對(duì)數(shù)字化掃描件的要求不高，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理即使不是很科學(xué)，也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

　　手工掛接的缺點(diǎn)也很明顯，就是手工操作效率較為低下，單位時(shí)間內(nèi)完成工作量及其低下，一般很少工作量，或者需要修改更正的情況下可以使用手工掛接。

　　2.批量原文掛接

　　檔案管理軟件一般都有批量原文掛接的功能，批量掛接的前提是嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》進(jìn)行原文存儲(chǔ)管理、圖像命名。既要符合國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，又需要檔案管理部門自身制定詳細(xì)的管理方案，具體的存儲(chǔ)路徑，如磁盤怎么區(qū)分、門類、全宗、年度、期限怎么在磁盤路徑中體現(xiàn)；具體的圖像命名，單頁掃描件怎么命名，多頁掃描件怎么命名，是都保存，還是只保存一部分等等。

　　檔案管理軟件的批量原文掛接功能，一般是以檔號(hào)為基準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。這就要求，首先要有準(zhǔn)確的“檔號(hào)”目錄數(shù)據(jù)，按照檔案整理方案、檔案著錄規(guī)則，錄入元數(shù)據(jù)后，生成“檔號(hào)”；其次數(shù)字化掃描過程中，文件夾以檔號(hào)命名，數(shù)字圖像以檔號(hào)為基礎(chǔ)命名，只有這樣才能有實(shí)現(xiàn)批量原文掛接的可能。

　　批量原文掛接的實(shí)現(xiàn)途徑，主要是原文文件名或者原文文件夾名和目錄數(shù)據(jù)庫中的關(guān)鍵字段（一般為檔號(hào)），進(jìn)行匹配，匹配成功即傳輸原文到相應(yīng)磁盤位置，同時(shí)將磁盤路徑位置寫入對(duì)應(yīng)目錄數(shù)據(jù)庫中，完成原文掛接操作。批量掛接可以自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)成千上萬條數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)工作，工作效率高，出錯(cuò)概率底。目前，基本上采用這種形式進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接。

　　元數(shù)據(jù)掛接的要求

　　1.元數(shù)據(jù)著錄的規(guī)范性

　　需要按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）、《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》（DB34/T450-2004）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確定檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)字段、著錄的規(guī)則等。項(xiàng)目開展前進(jìn)行技能培訓(xùn)，合格才能上崗，著錄過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，遇到特殊情況及時(shí)反饋，確保著錄的準(zhǔn)確性、規(guī)范性。

　　①檔號(hào)組成項(xiàng)需要著錄規(guī)范。

　　如全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實(shí)體分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、卷/件號(hào)等。一般在檔案管理軟件中“全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實(shí)體分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)”可以設(shè)置為自動(dòng)繼承，“卷/件號(hào)”要能夠自動(dòng)加一。在具體的著錄過程中，“保管期限、歸檔年度”的更迭要注意“卷/件號(hào)”是否對(duì)應(yīng)調(diào)整。

　　②“頁數(shù)、頁碼”需要填寫準(zhǔn)確。

　　優(yōu)秀的檔案管理軟件不僅僅要有批量掛接原文的能力，同時(shí)需要具有檢測(cè)原文的能力?，F(xiàn)在的檔案整理規(guī)范，無論是以件為單位的檔案，還是以卷為單位的檔案，都要求編寫頁碼，一方面便于查找利用，另一方面是對(duì)檔案規(guī)范管理的要求。元數(shù)據(jù)著錄的過程，需要將“頁數(shù)、頁碼”手工著錄進(jìn)入系統(tǒng)中，由于手工著錄，此兩碼常常會(huì)有錯(cuò)誤，而且不容易發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，如何解決就是個(gè)難題。原文掛接的過程中，增加統(tǒng)計(jì)、匹配能，將原文的數(shù)量與著錄的數(shù)量進(jìn)行對(duì)比，很容易發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而解決問題。

　　有的數(shù)字化加工企業(yè)，還使用了先掃描，后統(tǒng)計(jì)頁數(shù)，再將頁數(shù)反向?qū)肽夸浽獢?shù)據(jù)的“頁數(shù)”中。

　　2.數(shù)字化掃描的規(guī)范性

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）選擇合適的存儲(chǔ)格式，以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名，科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑。

　　3.提高批量掛接的準(zhǔn)確性

　　我們常常會(huì)遇到原文和目錄不對(duì)應(yīng)，所見非所得，都在抱怨是掛接的錯(cuò)誤，手工掛接或許會(huì)有錯(cuò)誤，自動(dòng)化的批量掛接是不會(huì)有錯(cuò)誤的，如果有錯(cuò)誤要么是著錄元數(shù)據(jù)時(shí)出錯(cuò)了，要么是數(shù)字化掃描的過程出錯(cuò)了。需要規(guī)范著錄、掃描的全過程，做到有人做、有人查、有人管。

　　無論是軟件的開發(fā)方還是數(shù)字化的參與方，都應(yīng)該想方設(shè)法提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。檔案數(shù)字化是個(gè)技術(shù)含量較低的行業(yè)，但是處理的數(shù)據(jù)量較為龐大，而且大多是手工操作，錯(cuò)誤率一致居高不下，如何解決這個(gè)問題，需要將管理與技術(shù)相結(jié)合，一方面嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行實(shí)施，另一方面將現(xiàn)代化的技術(shù)手段融入其中，用軟件來檢測(cè)成果，提高準(zhǔn)確性。