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檢察檔案,是檢察機(jī)關(guān)開展法律監(jiān)督及相關(guān)工作的歷史記錄,是國家檔案的重要組成部分。推進(jìn)建設(shè)檔案數(shù)字化加工建設(shè),是構(gòu)建智慧檢務(wù)體系中的重要一環(huán),為切實提高檢察檔案科學(xué)化管理水平,需要積極探索新時代檔案管理模式,以實現(xiàn)檔案管理智能化數(shù)據(jù)化、檔案服務(wù)便捷化。
建設(shè)檔案數(shù)字化加工
在深化司法體制改革的大背景下,盡管檢察檔案建設(shè)不斷加強(qiáng),但實際工作開展中,傳統(tǒng)檢察檔案管理工作仍存在一些問題。
一是檔案查詢流程繁瑣,如涉及招錄、選任事宜的違法犯罪記錄查詢工作量往往較大,需要人工翻閱卷宗逐個核對基本信息,工作效率較低;
二是卷宗封面、目錄填寫不規(guī)范,影響檔案歸檔和再利用效率;
三是實體檔案裝訂不規(guī)范,裝訂順序不符合要求等,不利于檔案入庫和定位;四是紙質(zhì)檔案因工作需要經(jīng)常翻閱,會造成一定程度的磨損,不利于檔案長久保存;
五是隨著認(rèn)罪認(rèn)罰同步錄音錄像工作的全面開展,影像檔案數(shù)量將會大大增加,也對檢察信息資源的分類管理提出了更高要求。
面對檢察檔案管理中存在的問題和難點(diǎn),筆者認(rèn)為,需要明確檔案數(shù)字化建設(shè)的主要目標(biāo),從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、克服項目經(jīng)費(fèi)短缺及無借鑒經(jīng)驗等困難、注重項目推動和強(qiáng)化人才保障等多方面入手,確立數(shù)字化檔案工作新目標(biāo)。
一是管理電子化,通過信息化技術(shù),集成管理檢察電子檔案的全流程;
二是流程規(guī)范化,建立規(guī)范的管理流程體系,以滿足檢察檔案管理過程中歸檔、利用等需求;
三是分類專業(yè)化,根據(jù)檢察檔案卷宗屬性及實際情況,進(jìn)行檔案屬性的配置和分類;
四是借還標(biāo)準(zhǔn)化,構(gòu)建檢察院檔案借還管理體系,讓檔案文件的利用更加規(guī)范、有序;
五是調(diào)卷簡便化,上級檢察機(jī)關(guān)可以通過配備權(quán)限調(diào)取數(shù)據(jù)庫信息,調(diào)取卷宗更加方便快捷,實現(xiàn)檔案信息資源的共享。
當(dāng)檔案數(shù)字化建成和使用后,后續(xù)如何有效加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理也是一個不容忽視的問題。在實施檔案數(shù)字化管理過程中,必須注意把握好以下幾個環(huán)節(jié):
?。ㄒ唬┮?guī)范檔案數(shù)字化成果管理。
一是檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù),嚴(yán)格清點(diǎn)相關(guān)文件資料,確保不丟件、不錯件。對加工完成的數(shù)字化檔案資料要認(rèn)真整理,登記后及時存入專用存儲設(shè)備中。
二是存儲數(shù)字化檔案的信息存儲設(shè)備、系統(tǒng)要建立完善的后臺管理機(jī)制,相關(guān)數(shù)字化資料的查閱、復(fù)制、打印等操作要有記錄,做到“有據(jù)可查”。尤其是對于存儲涉密數(shù)字化檔案資料的存儲設(shè)備要專機(jī)專用,定期檢查,調(diào)取使用數(shù)據(jù),要嚴(yán)格履行審批流程,確保數(shù)據(jù)安全。
三是要加強(qiáng)對數(shù)字檔案的安全防護(hù),嚴(yán)格區(qū)分?jǐn)?shù)字檔案涉密與非密,并定期進(jìn)行檢查。同時,按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等有關(guān)制度,做好相關(guān)數(shù)字檔案的備份工作。
?。ǘ┘訌?qiáng)檢察檔案文化建設(shè)和隊伍建設(shè)。依托檔案數(shù)字化建設(shè)這個“硬實力”,提升檔案文化“軟實力”。檢察文化建設(shè)過程中很大程度上借力于檢察檔案資料。要整合檔案資源建設(shè),拓展檔案室的文化功能,讓其不僅僅是儲藏室,而要成為傳播地方檢察文化、弘揚(yáng)新時代特色檢察文化的主陣地。
同時,也要加強(qiáng)檢察檔案隊伍建設(shè),除配備專職檔案員外,各業(yè)務(wù)科室設(shè)置兼職檔案員,凝聚合力,增加檢察檔案工作的參與率和貢獻(xiàn)度。加大對檔案人員的培訓(xùn)力度,對外積極選送檔案人員參加上級檢察機(jī)關(guān)和本地組織的檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn),學(xué)習(xí)電子文件管理知識,提高電子文件管理意識,盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作,努力提高電子文件管理水平,不斷增強(qiáng)檔案員的檔案意識和操作技能,確保各項工作任務(wù)有效落實。對內(nèi)積極開展本院檔案知識培訓(xùn),重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案法、保密法、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等,力求提升檔案管理軟實力。
(三)紙質(zhì)與電子互補(bǔ),增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全,尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù),然而,紙質(zhì)檔案在數(shù)字化時代下仍具有它獨(dú)特的作用和意義。
首先,紙質(zhì)實體檔案具有更高的真實性和更強(qiáng)的生命力。檔案的生命力體現(xiàn)在兩個方面,一是法律憑證,二是原始證據(jù)。較電子檔案相比,紙質(zhì)檔案具有更高的真實性和法律效力。電子檔案存儲、傳輸和利用的安全性受制于計算機(jī)軟硬件系統(tǒng),容易受到病毒和黑客的襲擊,而紙質(zhì)檔案本身具有很好的穩(wěn)定性,且具有良好的安全管理模式和經(jīng)驗。此外,如果電子檔案的安全性受到侵害,紙質(zhì)檔案則可以提供穩(wěn)定的安全保障。其次,紙質(zhì)實體檔案的信息保存和利用具有長久性。
在檔案數(shù)字化管理的過程中,要認(rèn)識到紙質(zhì)檔案管理的重要性,明白其真實可靠性以及穩(wěn)定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的數(shù)字化管理提高了電子檔案的利用率,但是在信息化轉(zhuǎn)變的過程中,要充分發(fā)揮電子檔案以及紙質(zhì)檔案各自優(yōu)勢,實現(xiàn)二者互補(bǔ),確保檔案利用得到最佳效果。
面對檢察工作的新形勢、新任務(wù)、新要求,檔案數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)信息化時代趨勢、滿足人民群眾新期待的重要舉措,檢察機(jī)關(guān)應(yīng)不斷完善和規(guī)范檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作,真正實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化存儲和智能化管理,助力數(shù)字化時代檢務(wù)管理更上層樓,為更好服務(wù)檢察工作順利開展提供強(qiáng)有力支撐。