數(shù)字化，是將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是什么叫檔案數(shù)字化加工的基本過程。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工？

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化的政策背景

　　根據(jù)檔案檔案法的要求，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)年限為10年、30年、永久；紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、應(yīng)用、保護(hù)越來越困難；10年前政府提出了無紙化辦公及大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的要求；國(guó)務(wù)院總理李克強(qiáng)主持召開國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議，通過《關(guān)于促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動(dòng)綱要》，正式將檔案數(shù)字化作為政府各機(jī)關(guān)單位檔案保管應(yīng)用必須實(shí)行的工作。

　　檔案管理數(shù)字化的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)

　　項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范等完全符合國(guó)家和檔案行業(yè)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。實(shí)施的數(shù)據(jù)整理和檔案掃描工作要求依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）、《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T 15418-2009）、《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25-2000）和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）等。

　　檔案數(shù)字化的市場(chǎng)狀況

　　2016年，公、檢、法系統(tǒng)，要求省、市、縣各級(jí)部門進(jìn)行案卷檔案數(shù)字化；2017年開始進(jìn)行檔案室4-6A升級(jí)；

　　2017年，國(guó)土局成系統(tǒng)開始進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化；

　　2018年，農(nóng)牧局成系統(tǒng)開始農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化；

　　2018年，人社局成系統(tǒng)開始進(jìn)行人事檔案數(shù)字化。

　　檔案數(shù)字化的基本流程

　　流程圖

　　1、提卷

　　核對(duì)后雙方在檔案交接登記簿上登記簽字（檔案交接登記簿一式兩份）

　　2、預(yù)整理核卷

　　核對(duì)每卷是否存在缺頁(yè)、多頁(yè)、重號(hào)、破損現(xiàn)象，如有問題如實(shí)填寫核卷單并交與甲方指定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人核對(duì)簽字確定處理辦法后方可進(jìn)行拆卷加工

　　3、雙機(jī)同錄

　　兩名人員同時(shí)錄入同一案卷，通過雙機(jī)同錄大大提高著錄準(zhǔn)確率

　　4、出目錄

　　打印目錄：卷內(nèi)目錄、案卷目錄

　　5、出卷皮

　　打印卷皮：用專用卷皮打印機(jī)打印案卷封皮

　　6、掃描

　　文件掃成300dpiTIFF文件，每份文件按001、002….順序命名，圖像清晰，無黑邊、白邊、歪斜

　　7、消藍(lán)處理

　　對(duì)掃描的圖像進(jìn)行處理：進(jìn)行消藍(lán)處理

　　8、圖像處理

　　對(duì)掃描的圖像進(jìn)行處理：去污、裁邊進(jìn)行亮度對(duì)比度的調(diào)整

　　9、掛接

　　將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目

　　10、質(zhì)檢

　　質(zhì)檢人員先填寫內(nèi)部質(zhì)檢交接單，把領(lǐng)取到的掛接完成的模塊進(jìn)行圖片和條目的雙重質(zhì)檢

　　11、數(shù)據(jù)入庫(kù)

　　由該項(xiàng)目的技術(shù)人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫(kù)中

　　12、訂卷

　　將加工完成的案卷按國(guó)家整理檔案管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂

　　13、還卷

　　加工完成的案卷由該項(xiàng)目客戶方清點(diǎn)無誤后交還于客戶，并由客戶方在檔案交接登記簿上登記簽字

　　7檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)、作用

　　1、確保傳統(tǒng)載體檔案安全的保障，減少檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)；

　　2、實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)；

　　3、可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時(shí)利用；同時(shí)還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合，并進(jìn)行自動(dòng)檢索；

　　4、節(jié)省檔案館（室）的日常工作，把工作人員從繁重、復(fù)雜的勞動(dòng)中解放出來；

　　5、是檔案館（室）同社會(huì)上其他部門實(shí)現(xiàn)對(duì)接的需要。在辦公自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化日益普及的情況下，社會(huì)上很多部門已經(jīng)實(shí)行了無紙辦公和信息的網(wǎng)絡(luò)傳送。傳統(tǒng)載體檔案不數(shù)字化，根本無法與其他單位對(duì)接，無法融入社會(huì)。