數(shù)字化檔案掃描加工的中心環(huán)節(jié)，加工公司必須根據(jù)所掃描檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進行掃描。檔案掃描驗收，主要檢查掃描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情況進行，是否反映檔案的原貌等。

　　數(shù)字化檔案掃描加工

　　剛開始數(shù)字化加工工作的時候，我們也有過一些爭議，主要就是在檔案是提供一般性利用，還是可以提供特殊利用，比如原文出版等，因為兩者所要求的存儲空間差別很大。

　　根據(jù)這幾年來的數(shù)字化掃描加工工作的進一步發(fā)展，存儲介質(zhì)的飛躍發(fā)展，我們也逐漸統(tǒng)一了思路，規(guī)定了檔案掃描的一些基本標準。比如，掃描分辨率:文件均采用彩色色彩模式，分辨率≥300dpi；照片檔案：﹤5寸、600×N，5寸600dpi，﹥5寸、600/N。(注:5寸照片采用600dpi分辨率；原照片小于5寸照片N倍的，則分辨率為600×N；原照片大于5寸照片N倍的，分辨率為600/N)。

　　但在數(shù)字化掃描及驗收的過程中，發(fā)現(xiàn)了很多意想不到的特殊情況。例如：

　　1在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。具體做法是:在保持檔案原貌的前提下進行掃描，并提高分辨率或采用墊白紙再進行掃描，盡量反映檔案的原始原貌。

　　2在掃描中發(fā)現(xiàn)部分檔案原件紙張的底色較深，所標頁碼掃描后看不清楚。具體做法是:用一張白色小紙條寫上該頁頁碼，放在該頁右上角，然后再進行掃描。

　　3在掃描中發(fā)現(xiàn)有重份檔案、重份照片、重份表格等情況。具體做法是：只掃描一份。

　　4在掃描中存在多張零散照片。具體做法是:將照片平鋪在白紙上，并在白紙右上角標上頁碼后再進行掃描。

　　5檔案存在部分超大、超長、圖紙及表格，無法進行掃描。具體做法是：用白紙打上“此頁為特大圖紙”字樣，掃描此頁來代替特大圖紙并在備注欄注明。如：

　　6在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案上有多張粘貼的小紙條或部分檔案紙張粘貼原文且破損嚴重等情況。具體做法是:為保持檔案原貌，用平版掃描儀進行掃描，盡量將檔案可視部分掃描出來，如果有遮擋部分，重新進行標頁后再另掃一頁。

　　7檔案中有部分大畫幅(大于A3幅面)無法一次性掃描。具體做法是:分幅掃描后進行完整拼接或用相機拍攝。如：

　　8檔案數(shù)字化過程中存在照片底片、錦旗、獎狀等實物檔案音像檔案。具體做法是:把實物檔案放于白紙上并在右上角標注相應的頁碼進行拍照或只對音像封面進行掃描。如：

　　9在掃描民國檔案時，很多是桐子頁，由于紙張較破較薄，正反面都有內(nèi)容，如果正常掃描，就會把背面的內(nèi)容印到正面。具體做法是:掃描時在桐子頁中間夾放一張白紙。

　　10在掃描民國檔案時，檔案原件存在紙張較差、破損嚴重，蟲蛀、霉變、老化、缺字、字跡模糊等情況。具體做法是:盡量照檔案原樣進行掃描，字跡模糊的在掃描時墊上“原件字跡不清晰”進行掃描，有的老化已碎的，用專用信封將已碎的檔案裝袋不進行掃描。

　　4.2.11在掃描民國檔案中發(fā)現(xiàn)部分檔案有嚴重粘貼或無法展平等情況。具體做法是:掃描成多幅圖像，再進行圖像拼接。

　　另外，我們要求各公司在掃描過程中，凡是發(fā)現(xiàn)或遇到檔案存在的各種情況，都必須填寫數(shù)字化加工備査表。如：

　　以上做法，是我們在數(shù)字化掃描過程中以及在進行多次驗收的基礎上，總結(jié)出來的常見特殊情況及處理方法，我們也對各公司進行了規(guī)范和統(tǒng)一。在數(shù)字化檔案的驗收過程中，我們也按照以上的標準，對抽查的每一份檔案進行逐頁的檢查驗收，讓每一份、每一頁檔案都能做到有來源、有記錄，最大限度的保證檔案的齊全完整。