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廣西檔案外包公司

時間:2022-06-14 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  廣西檔案外包公司工作內(nèi)容包括:檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。檔案外包服務(wù)的核心服務(wù)就是對應(yīng)檔案管理的工作內(nèi)容而來,針對實物檔案和電子檔案兩種載體,提供以檔案保管為中心的檔案全周期的各項服務(wù),包括:軟件研發(fā)、影像掃描、數(shù)據(jù)處理、檔案整理、信息錄入、檔案存儲、檔案調(diào)閱、數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計和決策支持。

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  廣西檔案外包公司

  只有擁有大量實體、電子檔案或大量數(shù)據(jù)的企業(yè),才會有以上檔案外包服務(wù)的需求,這樣的公司主要集中在:全國性金融機構(gòu)、全球五百強企業(yè),大型央企、全國性集團企業(yè)和醫(yī)療機構(gòu)。

  在給以上企業(yè)提供服務(wù)的過程中,博泰文檔了解到,檔案存放空間不足是促使大多數(shù)企業(yè)不得不外包的主要原因。而在長期合作的過程中,博泰文檔的客戶也開始意識到,檔案外包服務(wù)不僅能大大緩解存放空間不足的問題,而且還有以下的好處:

  節(jié)約:在大型企業(yè)中,為了做到海量檔案的有效管理,需要花費大量的成本配備檔案存儲空間、存儲設(shè)施、防火防水等防護設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備、防盜防闖入設(shè)備、專業(yè)管理人員、軟件系統(tǒng)及計算機硬件設(shè)備等。在檔案外包服務(wù)中,各企業(yè)不再需要再做以上的投入,只需要付出檔案服務(wù)費用即可享受全流程的檔案服務(wù),成本節(jié)約比例高達40%-80%。

  安全:完善的庫房防火、防盜、防潮、防水、防蟲、防塵、防光、防污染的八防設(shè)施,可以有效降低環(huán)境對于檔案載體本身的影響;嚴(yán)密的安防設(shè)施、完善的管理制度和強大的管理系統(tǒng),保證檔案信息不會外泄;由專業(yè)的檔案外包公司負(fù)責(zé)檔案的管理,分擔(dān)檔案風(fēng)險,保證業(yè)務(wù)鏈條安全。

  方便:簡化自我管理流程,快速滿足存儲、調(diào)閱、銷毀的所有需求;專業(yè)的檔案管理系統(tǒng),可以自動提示有哪些檔案到了銷毀年限,哪些檔案觸及了調(diào)閱時效警戒線還未歸檔;對檔案的歷史數(shù)據(jù)進行全程的保存,方便相關(guān)人員進行管理或進行進一步的數(shù)據(jù)挖掘;細(xì)致而又清楚的核算賬單,方便進行多部門的賬目分擔(dān)和資金核算。

  高效:大大節(jié)約檔案調(diào)閱的所需時間,查找只需5分鐘,3小時可完成調(diào)閱;優(yōu)化職場配置,使企業(yè)的管理資源得以釋放,職能優(yōu)化,減少設(shè)備的重復(fù)投入,優(yōu)化設(shè)備使用率,減少設(shè)備閑置率,并能很好地應(yīng)對業(yè)務(wù)檔案增長增加管理難度的問題;能夠統(tǒng)一和固化管理規(guī)范,強化內(nèi)部控制和風(fēng)險防御,進一步提高總公司集中管控的力度和效率,提高管理水平。

  可見,檔案外包可以在為企業(yè)節(jié)約檔案管理成本的同時,提升檔案管理水平。檔案外包服務(wù)已逐漸被各大集團公司、央企和世界500強企業(yè)采用,檔案外包將成為一種主流的企業(yè)檔案管理趨勢。

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