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在數(shù)字化的大背景下,國家對檔案管理提倡使用電子化的方式。2020年最新修訂的檔案法中:電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證。
同年11月,國家檔案局辦公室又針對電子檔案的單套管理發(fā)出了征詢意見稿,檔案能夠單獨以電子形式歸檔。
同時,大力開展專業(yè)的檔案數(shù)字化整理公司電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作。
組織在檔案管理過程中,存在著收集、整理、管理、利用等方面的痛點:
中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),提供紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理,以檔案全生命周期管理為核心,支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程,構(gòu)建一個數(shù)字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。
檔案的全生命周期管理:通過流程對檔案借閱、鑒定實現(xiàn)在線審批操作,實現(xiàn)檔案“收、管、用”全過程管理。
電子檔案的100%歸檔:中博奧具備電子檔案管理的天然要素,多種方式、渠道獲取檔案。
3秒完成信息檢索:多維度、多類型的檢索方式,精準(zhǔn)定位所需信息;
數(shù)據(jù)鎖定能力:對內(nèi)實現(xiàn)操作可溯可查,操作記錄完整,系統(tǒng)日志鎖定;對外能夠滿足監(jiān)管、審計等各方面的要求,電子簽名的能力使得電子檔案不被篡改;
對檔案進(jìn)行第三方數(shù)據(jù)存證:系統(tǒng)可以與權(quán)威司法公證處、第三方司法區(qū)塊鏈對接,實現(xiàn)文件hash值三方存證,進(jìn)一步保證檔案數(shù)據(jù)的安全性;
全面支持信創(chuàng)適配:系統(tǒng)全面適配信創(chuàng)環(huán)境、包含CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件,全面滿足信創(chuàng)要求;
統(tǒng)一集成異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù):從各個系統(tǒng)自動歸集需要歸檔的文件數(shù)據(jù),并且進(jìn)行身份驗證,檢測安全性、真實性、完整性、可用性,加蓋電子簽名,在授權(quán)情況下檔案系統(tǒng)的文件數(shù)據(jù)可被各個系統(tǒng)調(diào)用。
專業(yè)的檔案數(shù)字化整理公司
一、檔案收集
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式,能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù),保存接收的處理記錄。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
?。n案收集功能架構(gòu))
數(shù)字化成果接收:
檔案條目由管理員維護后導(dǎo)入,在線查看導(dǎo)入結(jié)果,檔案條目與磁盤等存儲介質(zhì)中的原始文件掛接。
接口集成采集:
檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式,可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用,可以主動開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示,采集記錄清晰可查。
組織中合同、公文、項目等業(yè)務(wù)場景中會產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務(wù)場景機器流程關(guān)聯(lián),自動收集業(yè)務(wù)檔案。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
?。ǘ喾N集成方式)
對于一些業(yè)務(wù)場景,檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務(wù)管理規(guī)范,催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。
接收管理:
支持對接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行質(zhì)量檢查。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
?。ń邮諜z測)
檔案管理員對于從各個渠道接受來的數(shù)據(jù)可以進(jìn)一步分析處理,有價值的檔案可以進(jìn)行排序、編號、著錄等基礎(chǔ)操作。
二、檔案管理
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
(檔案管理整體架構(gòu))
檔案整理庫:
檔案進(jìn)入整理庫后,可以以多維度的方式進(jìn)行分類整理。
通過靈活定義檔案門類,可以根據(jù)年份、類型、全宗、項目號多種維度進(jìn)行自定義設(shè)置,并且能按國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立全宗卷。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
?。n案整理庫)
檔案鑒定:
檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種:開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。
系統(tǒng)能夠按照預(yù)先設(shè)置好的處理規(guī)則,自動提醒檔案到期,檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案,批量進(jìn)行處理。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
?。n案鑒定)
檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級重新分配的過程,通過嚴(yán)格的審核流程對檔案的密級進(jìn)行重新調(diào)整。
檔案銷毀:
到期檔案可以進(jìn)行銷毀鑒定,需要銷毀的檔案進(jìn)入到檔案銷毀清單中,待實體銷毀后可以進(jìn)行確認(rèn),保證相關(guān)銷毀操作被記錄下來。
當(dāng)鑒定流程結(jié)束后,系統(tǒng)會自動將鑒定結(jié)果為無價值的檔案歸入待銷毀庫。
檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動作,銷毀后的檔案可以直接刪除,也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)入回收站,這樣的當(dāng)時避免有些檔案被錯誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。
回收站的檔案會在預(yù)設(shè)的時間到達(dá)后自動銷毀。
檔案庫房管理:
為了解決紙質(zhì)檔案保管的問題,比如檢索不便,管理記錄混亂等,中博奧檔案管理庫助力組織實現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數(shù)字化管理。
檔庫房維護支持庫房、區(qū)域、密集架等設(shè)置,可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。
將庫房內(nèi)部支持分隔成多個區(qū)域,每個可以設(shè)置多個不同等密集架,設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽,便于后期掃碼上架操作。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
(檔案庫房管理)
能夠錄入庫房的溫濕度信息,系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口,可與外部溫濕度傳感器對接,自動完成溫濕度采集工作。
為了檔案庫房安全,保障檔案實體和信息安全,需要定期對檔案庫房進(jìn)行檢查,需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
因為檔案庫房專人管理,非工作人員允許不可隨意進(jìn)入,日常管理要求堅持出入登記制度,隨時記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫情況。
三、檔案利用
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
?。n案利用功能架構(gòu))
檔案檢索:
針對海量數(shù)據(jù),中博奧檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式,包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標(biāo)文檔。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
?。n案檢索)
檔案借閱:
員工可以在借閱列表中檢索,選擇需要借閱的文件加入借閱流程,也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請,可延長借閱周期。
中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗
(檔案借閱)
在線預(yù)覽的檔案支持水印加注,防止檔案內(nèi)容的外泄。允許下載的檔案,也會附件生成水印。
對于電子檔案,系統(tǒng)能夠按照借閱期限,自動收回檔案借閱權(quán)限;對于傳統(tǒng)實體檔案,系統(tǒng)能夠自動提醒用戶歸還檔案。
檔案編研:
在編研模塊中,組織內(nèi)部可以建立專題,對檔案庫中的檔案進(jìn)行再利用,發(fā)掘檔案深度價值
可以按照主題設(shè)定檔案編研任務(wù),設(shè)定相關(guān)的工作計劃,填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。
可以按照編研主題收集相關(guān)檔案材料,匯集到檔案,方便參與編研的人員共享資料。
同時支持在線編研,可以直接錄入編研成果;支持編研成果上傳,錄入多個成果物。
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(檔案在線編研)
四、檔案統(tǒng)計報表
中博奧數(shù)字檔案管理系統(tǒng),能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù),動態(tài)生成看板和報表。多維度統(tǒng)計圖形化報表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。
例如,檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計、檔案檢索排名、鑒定類型統(tǒng)計、管理情況統(tǒng)計等等,圖表也支持?jǐn)?shù)據(jù)穿透,能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。
在數(shù)字化大背景下,中博奧積極響應(yīng)國家對檔案管理的政策,實現(xiàn)電子檔案100%歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng),滿足各類組織檔案管理需求,全面優(yōu)化檔案管理成本,保證組織檔案安全可信。