檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，為檔案工作提供更好的服務，那么紙質(zhì)檔案整理掃描公司有哪些?

　　紙質(zhì)檔案整理掃描公司有哪些

　　傳統(tǒng)檔案管理模式存在的勞動強度大、重復工作多、占用空間多、利用效率低和檔案信息共享、利用不便捷等問題，不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠后，會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中又極易造成新的、不可逆的損壞。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型和加強軟實力建設的今天，紙質(zhì)檔案數(shù)字化勢在必行。

　　為加快推進檔案信息化建設，做好“存量數(shù)字化”，在湛江市檔案局、四航局檔案室的指導下，公司檔案室于2021年12月全面啟動了檔案數(shù)字化掃描工作。截至今年5月底，對室存1974-2000年10萬余頁文書檔案進行了系統(tǒng)化、規(guī)范化的數(shù)字化加工，取得了階段性成果。

　　正值“喜迎二十大檔案頌輝煌”第十五個國際檔案日，讓我們來看看公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的行動吧~

　　做足準備夯實治量化建設“基礎關”

　　公司檔案室高度重視檔案數(shù)字化工作，在前期反復調(diào)研基礎上，順利完成數(shù)字化掃描方案制定、數(shù)字化團隊招標、需掃描檔案庫存清點、工作場地達標等前期準備工作。

　　細清點、深調(diào)研定方案

　　檔案數(shù)字化是檔案信息應用的一個重要組成部分，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。其不僅能直觀、具體的反映檔案信息本身，而且對檔案原件也起到了很好地保護作用。

　　一、清點摸底檔案庫存

　　在數(shù)字化籌備階段，公司檔案室對檔案庫存進行了清點、摸底，結(jié)合國家標準和公司實際，系統(tǒng)整理公司檔案基本情況，包括檔案數(shù)量、載體形式、檔案類型、保存狀況、保管期限、密級等，科學規(guī)劃，認真確定數(shù)字化的數(shù)量、范圍和重點。

　　二、擬定檔案數(shù)字化掃描方案

　　基于檔案數(shù)字化的重要性、投入資金的有限性，公司檔案室積極做好規(guī)劃調(diào)研，開展檔案信息化建設調(diào)研工作，組織召開數(shù)字化需求調(diào)研會，廣泛征詢意見，擬定檔案數(shù)字化掃描方案，確定對檔案室中具有較高價值、利用頻率最高的文書檔案等類別首先進行數(shù)字化，切實為公司提供更加方便、快捷、高效的利用服務，讓檔案發(fā)揮更大的價值。

　　三、制定檔案數(shù)字化實施方案

　　積極向分管領導匯報反映數(shù)字化加工工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式，制定具體的實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領導小組和工作小組，明確職責，要求檔案管理人員細心細致，嚴格把好質(zhì)量關。

　　高要求、嚴標準選團隊

　　檔案數(shù)字化工作具有復雜性和專業(yè)性的特點，在確定檔案數(shù)字化外包后，公司檔案室積極部署，做到高要求、嚴標準選擇外包團隊。

　　一、分類甄選

　　根據(jù)公司檔案實際情況，綜合考慮公司定位、成本、風險、利益等因素，對需要進行數(shù)字化的檔案類別進行甄選，根據(jù)甄選情況來確定外包的業(yè)務范圍。

　　二、明確標準

　　多次與湛江市檔案局、四航局檔案室交流溝通，進一步細化檔案數(shù)字化掃描方案，從轉(zhuǎn)化流程、保密管理、風險防控等方面細化，為檔案數(shù)字化業(yè)務外包工作提供方向指引、操作指南。

　　三、確定隊伍

　　嚴格審核，從資質(zhì)、業(yè)務范圍、法人資格、專業(yè)技術(shù)人員、軟硬件設備、公司信譽等級、成功案例、專業(yè)能力及素質(zhì)等方面制定嚴格的評價標準，通過多家比選后最終選定了優(yōu)秀的外包團隊。

　　定規(guī)則、重安全保規(guī)范

　　一、掌握舊標準

　　查找歷史資料，反復研究學習檔案工作相關標準、規(guī)范、整理規(guī)則等，熟練掌握公司各年代檔案整理規(guī)則，按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后再進行數(shù)字化掃描工作。

　　二、制定新規(guī)則

　　根據(jù)實際情況，擬定公司檔案整理規(guī)則，明確掃描前的整理工作內(nèi)容，包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范。同時，有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

　　三、合理布局加工場所

　　為數(shù)字化加工準備空間充足，布局合理的加工場所，并配備消防系統(tǒng)和防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)及存儲介質(zhì)、操作系統(tǒng)等軟件設備，簽訂保密協(xié)議，嚴格做好檔案交接登記手續(xù)，建立健全保密制度和人員管理制度，確保檔案信息的絕對安全，做到數(shù)字化加工安全有保障。

　　精細化、全流程控管理

　　一、實施全過程管理

　　加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障，公司檔案室對紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的準備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗收移交等程序階段實施全過程管理。

　　二、細化工作要求

　　制定科學、規(guī)范的工作流程，對數(shù)字化項目的安全、標準、質(zhì)量、進度等進行有效控制，不斷細化《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理要求及措施》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化加工場所安全管理規(guī)定》等工作要求。

　　三、明確加工標準

　　明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目加工標準及工作表單，做好和數(shù)字化加工公司的溝通交流，優(yōu)化加工流程、提高檔案數(shù)字化技術(shù)標準，對數(shù)字化工作人員進行崗位培訓，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。