近日，國家檔案局發(fā)布了《財產(chǎn)保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》，于2021年10月1日起實施。規(guī)定了財產(chǎn)保險業(yè)務文件收集、整理、歸檔和財產(chǎn)保險業(yè)務檔案保管、利用、鑒定與銷毀等的要求和方法，保險公司檔案整理適用于財產(chǎn)保險公司財產(chǎn)損失保險、責任保險、信用保險等財產(chǎn)保險相關(guān)業(yè)務檔案的管理。

　　保險公司檔案整理規(guī)范

　　1范圍

　　本文件規(guī)定了財產(chǎn)保險業(yè)務文件收集、整理、歸檔和財產(chǎn)保險業(yè)務檔案保管、利用、鑒定與銷毀等的要求和方法。

　　本文件適用于財產(chǎn)保險公司財產(chǎn)損失保險、責任保險、信用保險等財產(chǎn)保險相關(guān)業(yè)務檔案的管理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

　　GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　DA/T15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

　　DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

　　DA/T68.1檔案服務外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

　　DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

　　DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

　　JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

　　3術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1財產(chǎn)保險propertyinsurance

　　以財產(chǎn)及其有關(guān)利益為保險標的的保險。

　　3.2財產(chǎn)保險公司

　　propertyandcasualtyinsurancecompany

　　經(jīng)營財產(chǎn)損失保險、責任保險、信用保險、短期健康保險和意外傷害保險等保險業(yè)務的保險公司。

　　3.3財產(chǎn)保險業(yè)務文件

　　propertyinsurancebusinessrecord

　　在開展財產(chǎn)保險承保、理賠、再保險等業(yè)務活動中直接形成的各種形式和載體的記錄。

　　注:具體包括承保類、理賠類和再保險業(yè)務文件。

　　3.4財產(chǎn)保險業(yè)務檔案

　　propertyinsurancebusinessarchive

　　辦理完畢且具有保存價值并歸檔保存的財產(chǎn)保險業(yè)務文件。

　　3.5財產(chǎn)保險業(yè)務電子文

　　electronicdocumentofpropertyinsurancebusiness

　　在開展財產(chǎn)保險承保、理賠、再保險等業(yè)務活動中,通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

　　3.6財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案

　　electronicrecordofpropertyinsurancebusiness

　　辦理完畢且具有保存價值并歸檔保存的財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件。

　　4總則

　　4.1財產(chǎn)保險業(yè)務檔案工作是財產(chǎn)保險公司檔案工作的組成部分,財產(chǎn)保險公司應建立健全財產(chǎn)保險業(yè)務文件歸檔和業(yè)務檔案管理規(guī)章制度,并采取相應措施確保財產(chǎn)保險業(yè)務檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

　　4.2財產(chǎn)保險業(yè)務文件歸檔是業(yè)務工作流程的一個環(huán)節(jié),應納入業(yè)務工作或項目計劃,納入業(yè)務部門職責范圍和業(yè)務人員崗位責任制,納入考核體系和獎懲制度。

　　4.3財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件歸檔和業(yè)務電子檔案管理應納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃,實施全程和集中管理,確保財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

　　4.4財產(chǎn)保險業(yè)務檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、日常管理、信息化建設(shè)等相關(guān)經(jīng)費,應列入本單位年度財務預算。

　　4.5財產(chǎn)保險公司對財產(chǎn)保險業(yè)務檔案中記載的客戶信息負有保密職責,嚴禁擅自泄露客戶信息。

　　5管理職責

　　5.1業(yè)務部門職責

　　負責財產(chǎn)保險業(yè)務文件的收集、整理和歸檔工作,并對歸檔文件的完整、準確、形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負責。

　　5.2檔案部門職責

　　5.2.1負責對財產(chǎn)保險業(yè)務檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃。

　　5.2.2負責制定符合本單位實際的財產(chǎn)保險業(yè)務檔案管理規(guī)章制度。

　　5.2.3負責監(jiān)督和指導業(yè)務部門做好財產(chǎn)保險業(yè)務文件的收集、整理和歸檔工作。

　　5.2.4負責財產(chǎn)保險業(yè)務檔案的接收、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。

　　5.2.5參與本單位財產(chǎn)保險業(yè)務信息系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、實施等工作,提出財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件歸檔要求,指導業(yè)務部門及時歸檔財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件；負責電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),確保能夠及時接收財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件,并符合電子檔案管理要求。

　　5.3信息化部門職責

　　負責在財產(chǎn)保險業(yè)務信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、實施、運維等過程中落實財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件歸檔功能要求,依據(jù)標準建設(shè)財產(chǎn)保險業(yè)務信息系統(tǒng)電子文件歸檔功能,參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),做好電子檔案管理系統(tǒng)的運行維護,為財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件歸檔和電子檔案管理提供信息化支持。

　　6收集

　　6.1財產(chǎn)保險公司在承保、理賠、再保險等業(yè)務活動中直接形成的業(yè)務文件應納入歸檔范圍。各公司可參考但不限于附錄A確定本單位財產(chǎn)保險業(yè)務文件歸檔范圍。

　　6.2財產(chǎn)保險業(yè)務文件歸檔時應劃分保管期限。財產(chǎn)保險業(yè)務檔案的保管期限分為永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各類業(yè)務檔案保管期限具體見附錄A。附錄A中規(guī)定的保管期限為最低期限,各公司在具體劃分時可選擇高于本規(guī)定的期限。承保類業(yè)務檔案的保管期限一般自保險合同終止之日起計算,理賠類業(yè)務檔案的保管期限一般自結(jié)案次年1月1日起計算,再保險業(yè)務檔案的保管期限一般自歸檔之日起計算。

　　6.3業(yè)務人員應根據(jù)歸檔范圍將辦理完畢的業(yè)務文件及時移交部門專(兼)職檔案人員。

　　6.4財產(chǎn)保險業(yè)務文件制成檔案材料應有利于歸檔保存,圖文字跡應符合耐久性要求。

　　7整理和歸檔

　　7.1整理時間和要求

　　7.1.1財產(chǎn)保險業(yè)務文件收集完成后應及時整理。

　　7.1.2財產(chǎn)保險業(yè)務文件的整理應保持業(yè)務文件之間的有機聯(lián)系,并區(qū)分不同價值,便于保管和利用。

　　7.1.3整理紙質(zhì)業(yè)務文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保管保護要求。

　　7.1.4財產(chǎn)保險業(yè)務文件中的照片、音頻及視頻等的整理應符合GB/T11821、DA/T50、DA/T78等文件的規(guī)定。

　　7.2分類

　　7.2.1財產(chǎn)保險業(yè)務文件一般采用年度-業(yè)務類型-險種(或?qū)嶋H操作類別)-保管期限的分類方法。

　　7.2.2財產(chǎn)保險業(yè)務文件按照業(yè)務類型一般分為承保類業(yè)務文件、理賠類業(yè)務文件、再保險業(yè)務文件。

　　7.2.3承保類業(yè)務文件按照險種可劃分為:航空保險、航天保險、石油保險、核保險、企業(yè)財產(chǎn)保險、家庭財產(chǎn)保險、工程保險、責任保險、信用保險、保證保險、船舶保險、貨物運輸保險、保賠保險、機動車保險、農(nóng)業(yè)保險等類別業(yè)務文件。

　　7.2.4理賠類業(yè)務文件按照險種可劃分為:航空保險、航天保險、石油保險、核保險、企業(yè)財產(chǎn)保險、家庭財產(chǎn)保險、工程保險、責任保險、信用保險、保證保險、船舶保險、貨物運輸保險、保賠保險、機動車保險、農(nóng)業(yè)保險等類別業(yè)務文件。

　　7.2.5再保險業(yè)務文件按照商業(yè)分保實際操作類別可劃分為:商業(yè)分保業(yè)務、再保險結(jié)算業(yè)務等類別業(yè)務文件。

　　7.3組件

　　7.3.1承保類業(yè)務文件一般以一份保單所有文件為一件。批單一般與保單組成一件,如因?qū)嶋H情況無法組成一件,可在建立索引和對應關(guān)系后分別組件。一件承保類業(yè)務文件中的文件,保單放在該文件最前面,其他文件按照承保工作程序依次排列。

　　7.3.2理賠類業(yè)務文件一般以一個賠案所有文件為一件。一個賠案所有文件一般合并組成一件,如因?qū)嶋H情況無法組成一件,可在建立索引和對應關(guān)系后分別組件。一件理賠類業(yè)務文件中的文件,有批復的賠案,批復放在該文件最前面；非訴訟賠案的結(jié)論、決定放在該文件最前面；有訴訟案件判決性材料的訴訟賠案,判決性材料放在該文件最前面；其他文件按照理賠工作程序依次排列。

　　7.3.3再保險業(yè)務文件一般以一個再保險商業(yè)分保合約所有文件為一件；一個臨分項目所有文件為一件；一個再保險結(jié)付人的結(jié)算文件為一件。一件再保險業(yè)務文件中的文件,按照再保險工作程序依次排列。

　　7.4排列

　　7.4.1承保類業(yè)務文件按險種和保管期限劃分后,一般按照保單或批單的流水號依次排列。

　　7.4.2理賠類業(yè)務文件按險種和保管期限劃分后,一般按照賠案號依次排列。

　　7.4.3再保險業(yè)務文件按實際操作類別和保管期限劃分后,一般按照文件形成時間依次排列。

　　7.5編頁碼

　　7.5.1財產(chǎn)保險業(yè)務文件一般以件為單位編制頁碼,以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　　7.5.2頁碼應逐頁連續(xù)編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　7.5.3擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。

　　7.6編檔號

　　7.6.1財產(chǎn)保險業(yè)務文件檔號的結(jié)構(gòu)宜為:全宗號-檔案門類代碼-分類號-件號。

　　7.6.2全宗號、檔案門類代碼由財產(chǎn)保險公司統(tǒng)一規(guī)定。財產(chǎn)保險公司根據(jù)本單位實際情況確定全宗號。檔案在形成的全宗單位自行保管的,可不編制全宗號。檔案門類代碼一般由“財險”漢語拼音首字母“CX”標識。

　　7.6.3分類號由年度、業(yè)務類型代碼和險種(或?qū)嶋H操作類別)代碼及保管期限代碼組成,中間用“-”連接。

　　年度:文件形成或針對的年度(以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如2011)；跨年度形成的文件,放入辦結(jié)年度。

　　業(yè)務類型和險種(或?qū)嶋H操作類別)代碼:一般采用阿拉伯數(shù)字(01—99)標識。各級類目標識之間用“.”隔開。比如,01.02表示某財產(chǎn)保險公司的航天保險承保類業(yè)務檔案,其中,01代表承保類業(yè)務檔案,02代表航天保險。

　　保管期限代碼:保管期限分為永久、定期30年、定期10年、定期5年,分別以代碼“Y”“D30”“D10”“D5”標識。

　　件號是單件業(yè)務檔案在分類號最低一級類目內(nèi)的排列順序號,一般采用6位阿拉伯數(shù)字標識,不足6位的,前面用“0”補足,如“000266”。各單位可根據(jù)業(yè)務檔案數(shù)量調(diào)整件號位數(shù)。

　　示例:檔號

　　11000000-CX-2012-01.01-D30-012345,其中,11000000代表全宗號,CX代表財產(chǎn)保險業(yè)務檔案門類,2012代表形成年度2012年,01.01代表航空保險承保類業(yè)務檔案,D30代表保管期限30年,012345代表第12345件業(yè)務檔案。以上檔號表示某財產(chǎn)保險公司某分支機構(gòu)2012年形成的保管期限為30年的第12345件航空保險承保類業(yè)務檔案。

　　7.6.4按件裝訂的財產(chǎn)保險業(yè)務文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應填寫檔號,歸檔章樣式見附錄B的圖B.1。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　7.7編目

　　7.7.1財產(chǎn)保險業(yè)務文件應依據(jù)檔號順序逐件編制歸檔文件目錄。

　　7.7.2承保類業(yè)務文件歸檔文件目錄一般設(shè)置序號、檔號、保單號、被保險人、單證流水號、頁數(shù)、責任者、備注等項目。目錄樣式見圖B.2。

　　7.7.3理賠類業(yè)務文件歸檔文件目錄一般設(shè)置序號、檔號、賠案號、被保險人、保單號、賠款金額、結(jié)案時間、頁數(shù)、責任者、備注等項目。目錄樣式見圖B.3。

　　7.7.4再保險業(yè)務文件歸檔文件目錄一般設(shè)置序號、檔號、合約/項目名稱或再保險結(jié)付人名稱、合約編號/分保業(yè)務號、合約/項目起期、合約/項目止期、頁數(shù)、責任者、備注等項目。目錄樣式見圖B.4。

　　7.8裝訂

　　7.8.1財產(chǎn)保險業(yè)務文件裝訂前,應對不符合保管要求的業(yè)務文件進行修整。文件載體已破損的,應予以修裱；字跡模糊或易退變的,應予復制。財產(chǎn)保險業(yè)務文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對于幅面過大的業(yè)務文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　7.8.2財產(chǎn)保險業(yè)務文件一般以件為單位裝訂。

　　7.8.3如一件財產(chǎn)保險業(yè)務文件內(nèi)的文件較多,可以分成多冊裝訂,多冊文件為同一件。

　　7.8.4裝訂采用線裝法、粘接法或封套法等方式,有關(guān)操作應符合DA/T69的規(guī)定。

　　7.9裝盒

　　7.9.1將財產(chǎn)保險業(yè)務文件依據(jù)檔號順序逐件依次裝入檔案盒。不同分類號的文件不能裝入同一個檔案盒。

　　7.9.2檔案盒內(nèi)應放置盒內(nèi)歸檔文件目錄和備考表。盒內(nèi)備考表一般設(shè)置盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期等項目。盒內(nèi)目錄應放置于盒內(nèi)所有文件之前,盒內(nèi)備考表應放置于盒內(nèi)所有文件之后。盒內(nèi)備考表樣式見圖B.5。

　　7.9.3檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊背或底邊填寫全宗號、檔案門類代碼、年度、業(yè)務類型和險種(或?qū)嶋H操作類別)、保管期限、起止件號、盒號等內(nèi)容。其中,起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號；盒號即同一年度、業(yè)務類型和險種(或?qū)嶋H操作類別)檔案盒的排列順序號。盒脊背樣式見圖B.6。

　　7.10移交歸檔

　　7.10.1部門專(兼)職檔案人員應定期將已整理的財產(chǎn)保險業(yè)務文件向檔案部門移交歸檔。承保類業(yè)務文件不晚于保單簽發(fā)的第三年,理賠類業(yè)務文件在結(jié)案的次年,再保險業(yè)務文件在再保險合約關(guān)門、臨分項目結(jié)束或結(jié)算文件形成后的次年向本單位檔案部門移交歸檔。

　　7.10.2業(yè)務部門移交的業(yè)務文件經(jīng)檔案部門檢查合格后,由業(yè)務部門填寫檔案交接登記表,雙方按規(guī)定辦理交接手續(xù)。檔案交接登記表應一式兩份,交接雙方各留存一份。檔案交接登記表樣式見圖B.7、圖B.8、圖B.9。

　　8保管

　　8.1財產(chǎn)保險公司應依據(jù)財產(chǎn)保險業(yè)務檔案的載體選擇檔案存放設(shè)備,并設(shè)置與本單位檔案工作發(fā)展相適應的檔案庫房。檔案庫房應保持干凈、整潔,并具備防潮、防水、防日光及紫外線照射,防塵、防污染、防有害生物、防火、防盜等條件,庫房防護功能及溫、濕度應符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類檔案載體的保管規(guī)定。

　　8.2財產(chǎn)保險業(yè)務檔案應及時上架,上架排列方法應與本單位業(yè)務文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。每年形成的業(yè)務檔案按業(yè)務類型區(qū)分后,按照險種(或?qū)嶋H操作類別)序列依次上架。

　　8.3財產(chǎn)保險公司對自身的業(yè)務檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應檔案管理資質(zhì)的第三方管理的方式進行管理。采取自行管理方式的,應至少集中到市級機構(gòu)統(tǒng)一管理,有條件的可集中到省級機構(gòu)統(tǒng)一管理。采取委托第三方管理方式的,應與第三方管理機構(gòu)簽訂管理合同,明確有關(guān)要求,指定專門機構(gòu)、專門人員負責監(jiān)督該機構(gòu)的運行。有關(guān)操作應符合DA/T68.1的規(guī)定。

　　9利用

　　9.1查、借閱業(yè)務檔案應辦理相關(guān)手續(xù),嚴格遵守登記和審批制度。

　　9.2已經(jīng)采取電子檔案管理方式的,查閱檔案時,應優(yōu)先查閱電子檔案,以保護傳統(tǒng)載體業(yè)務檔案。

　　9.3借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務檔案后,檔案管理人員應及時檢查,確保業(yè)務檔案為原件。如發(fā)生丟失、損壞、缺頁等情況,應追究有關(guān)人員責任。

　　9.4財產(chǎn)保險公司應積極開展業(yè)務檔案的提供利用服務工作,加強對業(yè)務檔案的編研開發(fā),滿足公司業(yè)務活動和管理工作的需要。

　　10鑒定與銷毀

　　10.1財產(chǎn)保險公司應成立由分管領(lǐng)導、檔案、業(yè)務、法律、合規(guī)等部門人員組成的檔案鑒定小組,對到期的業(yè)務檔案進行鑒定,形成鑒定意見書。業(yè)務檔案鑒定工作由檔案部門牽頭,會同業(yè)務、法律、合規(guī)等部門進行。

　　10.2經(jīng)檔案鑒定小組鑒定,仍需要延長保管期限的業(yè)務檔案,由檔案部門在歸檔文件目錄內(nèi)注明延長年限；對保管期限滿確無保存價值的業(yè)務檔案,應登記造冊,形成銷毀清冊,由檔案、業(yè)務、法律、合規(guī)等部門負責人審核,再報公司負責人審批簽字后方可銷毀。

　　10.3檔案部門負責組織檔案銷毀。銷毀檔案時,應有兩人監(jiān)銷,銷毀人員及監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字,嚴格防止業(yè)務檔案遺失和泄密。

　　10.4銷毀的業(yè)務檔案由檔案部門在歸檔文件目錄內(nèi)注明“已銷毀”字樣。銷毀清冊應按照銷毀時間順序永久保存。

　　10.5對雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務或有其他未了事項的業(yè)務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務檔案應適當延長保管期限。

　　11業(yè)務電子文件歸檔和電子檔案管理

　　11.1財產(chǎn)保險公司應按照GB/T18894和DA/T70的要求,做好財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件歸檔和財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案的管理工作。

　　11.2來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案可僅以電子形式保存。財產(chǎn)保險業(yè)務檔案同時存在紙質(zhì)與電子兩種載體時,應在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的有機聯(lián)系。

　　11.3財產(chǎn)保險公司應明確財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求。

　　11.4財產(chǎn)保險業(yè)務信息系統(tǒng)應具備電子文件歸檔管理功能或接口,能支持按要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　11.5財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案管理系統(tǒng)應具備業(yè)務電子檔案接收、整理、保存、統(tǒng)計、利用、鑒定與銷毀、安全管理和系統(tǒng)管理等功能,以滿足財產(chǎn)保險業(yè)務電子文件歸檔與電子檔案管理需要；應具備對實體檔案進行輔助管理功能,具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

　　11.6財產(chǎn)保險公司應為財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲,配置與財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案管理系統(tǒng)相適應的在線存儲設(shè)備。

　　11.7財產(chǎn)保險公司應對財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案進行備份,保證財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案的安全、可靠。

　　11.8財產(chǎn)保險公司檔案部門應每年對財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測,形成檢測報告。如出現(xiàn)不可讀取風險,應及時進行財產(chǎn)保險業(yè)務電子檔案遷移。