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部門內(nèi)檔案整理公司

時(shí)間:2022-06-23 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  中博奧部門內(nèi)檔案整理公司主要開展檔案數(shù)字化加工、檔案規(guī)范化整理、檔案管理咨詢、數(shù)據(jù)備份方案設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)、網(wǎng)站建設(shè)、服務(wù)器管理、軟件開發(fā)等業(yè)務(wù),你可以去咨詢咨詢。

部門內(nèi)檔案整理公司

  一、目的

  加強(qiáng)文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語(yǔ)和定義

  1、檔案:指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

  2、其他各部門的相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí),做好或協(xié)助移交工作,并及時(shí)通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  1)負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

  4、各部門負(fù)責(zé)人

  1)負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

  五、工作程序

  1、檔案資料的收集

  1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制本部門《文件(合同)管理記錄目錄》。

  2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

  a)歸檔范圍及移交時(shí)間:每季度結(jié)束后次月10日前。

  b)檔案資料的標(biāo)識(shí)

  各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào),編號(hào)規(guī)則見后。

  c)檔案資料的日常管理:

 ?、烹娮宇惡贤蚱渌枰9艿碾娮游募瑧?yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

  ⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便

  檢索利用。

  ⑶文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識(shí),整齊排列

  放在文件/檔案柜中。

  d)檔案借閱

  (1)借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),

  不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

 ?、茩n案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時(shí),必須當(dāng)面交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí);

 ?、墙栝啓n案用完后,應(yīng)及時(shí)送還,如超過(guò)借閱時(shí)間,須重新辦理手續(xù);

 ?、冉铏n人必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞;

  e)檔案銷毀

  ⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案,銷毀時(shí),必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告,編制銷毀目錄,報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn),批準(zhǔn)后方可銷毀。

 ?、茍?zhí)行銷毀任務(wù)時(shí),必須由行政人事部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

  2、檔案管理細(xì)則

  1)檔案資料的歸檔范圍

  ⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文,如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等;

 ?、乒臼盏降墓?,如政府職能部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

 ?、潜竟九c其他單位來(lái)往的文書及權(quán)益文書等;

  ⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

 ?、芍匾臅?huì)議材料,包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

 ?、史从彻局饕毮芑顒?dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

  ⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào);

 ?、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過(guò)程材料;

 ?、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

 ?、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

  ⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等;

 ?、型獬龉珓?wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料;

 ?、沿?cái)務(wù)檔案資料;

  ⒁各種實(shí)物檔案;

  ⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

  3、檔案資料的歸檔要求

 ?、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

 ?、埔话阗Y料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存

  檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政人事部以影印本歸檔。

 ?、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

 ?、茸游募?yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的。

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