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物業(yè)公司的檔案如何整理

時(shí)間:2022-06-23 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案主要包括設(shè)備原始檔案,設(shè)備技術(shù)資料和政府職能部門頒發(fā)的有關(guān)政策、法規(guī)、條例、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等強(qiáng)制性文件,以及設(shè)備運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)、修理改造的使用管理檔案。物業(yè)公司的檔案如何整理其目的在于實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理,便于事后追溯,還可以作為管理的證據(jù)。

物業(yè)公司的檔案如何整理

  1.物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案的建立

  (1)新建物業(yè)項(xiàng)目設(shè)施設(shè)備基礎(chǔ)管理檔案的建立。

 ?、僭O(shè)施設(shè)備原始技術(shù)檔案的建立。

  設(shè)施設(shè)備原始技術(shù)資料收集,主要是在物業(yè)項(xiàng)目設(shè)施設(shè)備和系統(tǒng)承接查驗(yàn)雙方交接時(shí)由交驗(yàn)方提交的物業(yè)清單,物業(yè)竣工圖紙、竣工資料和技術(shù)資料,設(shè)備生產(chǎn)廠家的安裝、維護(hù)、使用說(shuō)明書與合同書等。承接方應(yīng)安排專人按有關(guān)規(guī)范和制度的規(guī)定進(jìn)行分類整理建檔,永久保存;按借閱制度供查閱使用。

 ?、谠O(shè)備基礎(chǔ)管理檔案的建立。

  設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)管理檔案是隨設(shè)施設(shè)備同壽命保存的。它主要包括:《房屋清單》《共用設(shè)施清單》《設(shè)備登記卡》《設(shè)備清單》《設(shè)備臺(tái)賬》《設(shè)備卡》等。其中:《房屋清單》和《共用設(shè)施清單》是按照物業(yè)承接查驗(yàn)時(shí)接收的清單到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行核對(duì)、查驗(yàn)確認(rèn)后形成的?!对O(shè)備登記卡》是在物業(yè)承接查驗(yàn)時(shí),依據(jù)設(shè)備的銘牌和裝箱單的內(nèi)容進(jìn)行填寫的,是設(shè)備的原始資料的真實(shí)反映。而《設(shè)備清單》是根據(jù)《設(shè)備登記卡》的信息制作的,它主要用于方便設(shè)備管理,如管理人員隨時(shí)查詢和編制維修保養(yǎng)計(jì)劃和機(jī)配件采購(gòu)計(jì)劃時(shí)應(yīng)用。《設(shè)備臺(tái)賬》是對(duì)于重要的一、二類設(shè)備進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,如電梯、高壓配電設(shè)備、空調(diào)的制冷主機(jī)、鍋爐、消防設(shè)備等。《設(shè)備卡》掛在(粘貼在)設(shè)備上的醒目位置,一臺(tái)設(shè)備一個(gè)卡。

 ?、墼O(shè)備管理的相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等強(qiáng)制性文件。

  (2)設(shè)施設(shè)備使用管理檔案。

 ?、僭O(shè)施設(shè)備使用維護(hù)檔案。設(shè)施設(shè)備使用維護(hù)檔案的保存年限一般為3~5年,可定期處理。主要包括:設(shè)備運(yùn)行日志、故障處理記錄、巡檢記錄、事故處理報(bào)告、維修保養(yǎng)計(jì)劃、維修保養(yǎng)報(bào)告、設(shè)備完好率檢查評(píng)定、設(shè)備系統(tǒng)狀態(tài)參數(shù)測(cè)定記錄、設(shè)備系統(tǒng)的專業(yè)安全檢驗(yàn)報(bào)告等。

  2)設(shè)施設(shè)備修理、改造檔案。主要包括:設(shè)備、設(shè)施、系統(tǒng)的專項(xiàng)修理大修、中修,改造計(jì)劃,實(shí)施合同,實(shí)施報(bào)告,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

  ③設(shè)施、設(shè)備報(bào)廢檔案。主要包括:設(shè)施、設(shè)備的報(bào)廢申請(qǐng)、評(píng)估、報(bào)廢記錄等。

  2.物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案的管理

  原始檔案資料應(yīng)統(tǒng)一編號(hào),規(guī)范管理、分錄類歸檔、嚴(yán)格管理,原件不得帶出資料室,由資料員保管和復(fù)制供應(yīng);其他要求與物業(yè)檔案管理的規(guī)定一樣。

  設(shè)備檔案資料按每臺(tái)單機(jī)整理,存放在設(shè)備資料檔案內(nèi),檔案編號(hào)與設(shè)備編號(hào)一致,按編號(hào)順序排列,定期進(jìn)行登記和資料歸檔、更新,達(dá)到物業(yè)管理檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。

  物業(yè)公司的檔案如何整理

  物業(yè)管理檔案的保管與安全

  一、配置適宜物業(yè)管理檔案保管的專門庫(kù)房,配備防盜、防火、防漬等必要措施。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔,并確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防蟲、防鼠、防潮等要求。

  二、全程監(jiān)控,涉密物業(yè)管理檔案專人處理。

  三、嚴(yán)禁未經(jīng)許可的人員出入檔案室。

  四、檔案室溫濕度應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范的保管要求,并建立庫(kù)房安全、溫濕度監(jiān)測(cè)、記錄制度。

  五、建立檔案室設(shè)備設(shè)施定期檢查、記錄制度。

  六、館藏檔案定期清理核對(duì),數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明。

  七、根據(jù)物業(yè)管理檔案的不同類別、等級(jí),采取有效措施,加以保護(hù)和管理。

  八、重要物業(yè)管理檔案宜異地備份。

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