現(xiàn)今，已有部分企業(yè)和學(xué)校在發(fā)展過程中使用綜合檔案數(shù)字化公司的現(xiàn)代化手段對自身工作進行有效管理。然而，在信息化技術(shù)的應(yīng)用過程中，仍然存在許多不足，需要社會各界不斷優(yōu)化。

　　一、數(shù)字化時代檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

　　在新時代，信息化技術(shù)作為推動全球建設(shè)和發(fā)展的一種方式被廣泛應(yīng)用。社會各界順應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢，采用信息化手段對自身檔案資源進行有效管理，利用信息化技術(shù)對檔案資料進行收集、整理、分類、歸納，革新社會檔案的管理方式，推動社會的現(xiàn)代化發(fā)展。

　　二、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)的意義

　　01、是時代發(fā)展的必然要求

　　由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和進步，信息化已是保障各行各業(yè)工作順利進行的必備手段，信息化的應(yīng)用同樣也是我國社會各界進行綜合檔案管理的重要建設(shè)方向。綜合檔案數(shù)字化公司推動社會各界綜合檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效地保證社會綜合檔案資源的時效性，使社會的綜合檔案資源與時代的發(fā)展進程保持同步。

　　保證社會組織或團體內(nèi)綜合檔案資源的完整性，使檔案管理能夠在信息化建設(shè)背景下實現(xiàn)信息的交流與共享，順應(yīng)信息化時代的發(fā)展趨勢。

　　02、是社會各界進行現(xiàn)代化建設(shè)的重要手段

　　信息化時代的到來，使社會各界的現(xiàn)代化建設(shè)進程不斷加快。社會各組織或團體在數(shù)字化時代利用信息化技術(shù)推動檔案信息化管理的發(fā)展，提高了社會檔案的管理效率，這是促進社會各界現(xiàn)代化建設(shè)的重要手段。

　　利用信息化手段優(yōu)化社會組織或團體的檔案管理工作，能夠使社會各界更加快速、有效地查詢綜合檔案信息，從而幫助社會組織或團體根據(jù)歷史的發(fā)展狀況，制訂有效的現(xiàn)代化建設(shè)方案，提高社會各界綜合檔案管理信息化建設(shè)效率，以此提高社會各界的檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)水平。

　　03、是對社會綜合檔案資源有效保存的一種方法

　　大多數(shù)社會組織或團體在綜合檔案管理中，都采用紙質(zhì)的方式對綜合檔案資源進行保存。而紙質(zhì)檔案資源的致命缺點就是不易保存，紙質(zhì)檔案在長時間的保存過程中容易被腐蝕、氧化，還容易遭到老鼠和蟲子的啃食，導(dǎo)致紙質(zhì)綜合檔案的內(nèi)容缺失，這給社會各界的綜合檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。

　　三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)的措施

　　01、對傳統(tǒng)紙質(zhì)綜合檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)

　　在對社會各界綜合檔案管理信息化的建設(shè)過程中，首先要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)綜合檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的綜合檔案資源，將紙質(zhì)版內(nèi)容“復(fù)制”到信息化系統(tǒng)中，并對這些資源進行整理和歸納，并且在后期收集和整理綜合檔案的過程中，采用電子信息化記錄方式代替紙質(zhì)記錄方式，使綜合檔案資源能被人們快速、準確、有效地查詢。

　　02、建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站

　　網(wǎng)站是人們在互聯(lián)網(wǎng)暢游中經(jīng)常使用的信息查詢工具，因此，社會各組織應(yīng)該建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站，為各組織綜合檔案信息的上傳和查詢提供一個有效的媒介，使群眾能夠在網(wǎng)站中快速、便捷、準確地查詢到所需要的相關(guān)檔案信息，幫助人民群眾更加全面地了解社會的發(fā)展等信息，提高綜合檔案資源的利用價值。

　　03、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是社會各界綜合檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)，是社會綜合檔案信息化網(wǎng)站建設(shè)的必備條件。要加強對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要對計算機系統(tǒng)進行及時更新，為綜合檔案信息化網(wǎng)站的建設(shè)奠定基礎(chǔ)，同時也為群眾查詢社會的綜合檔案信息提供設(shè)備支持。

　　04、加強對信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)和聘用

　　社會各團體或組織在推動檔案管理的信息化建設(shè)工作時，加大對信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)和聘用力度非常重要。檔案信息化建設(shè)工作的必備要素就是信息化技術(shù)人才，具備優(yōu)秀且充足的信息化技術(shù)人才是成功建設(shè)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。

　　因此，社會各組織或團體在建設(shè)過程中，應(yīng)該加強對社會各團體或組織中綜合檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，或者加大對專業(yè)信息化技術(shù)人才聘用，以推動社會綜合檔案管理工作的發(fā)展，從而組建一支具備專業(yè)知識和技能的綜合性檔案管理團隊。

　　一款合格的電子檔案管理軟件應(yīng)符合國家與地方相關(guān)要求，應(yīng)以客戶實際需求出發(fā)。在滿足需求的基礎(chǔ)上，做到數(shù)據(jù)可安全管控、系統(tǒng)界面美觀、使用簡單易上手、性能穩(wěn)定可靠。

　　系統(tǒng)必須具備的幾大功能

　　1、檔案的收、管、存、用

　　檔案核心業(yè)務(wù)支持案卷級、文件級檔案在線、離線批量接收與處理。滿足檔案的流程化處理，可批量對檔案數(shù)據(jù)進行調(diào)整、修改與刪除。支持轉(zhuǎn)分類、調(diào)整順序號、斷號查詢、打印目錄、導(dǎo)出excel、合卷、組卷、拆卷、入庫上/下架、關(guān)聯(lián)特殊載體。

　　2、電子文件管理

　　滿足多格式文件新建/上傳/更新/在線預(yù)覽/打印，包括文檔、圖片、音視頻、其他類型文件。支持在線解壓文件壓縮包、最近閱讀文件查看、版本管理?？勺杂稍O(shè)置文件ICON；可動態(tài)管控預(yù)覽、上傳、轉(zhuǎn)換、打印、播放。支持統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)換。

　　3、安全管控

　　支持三員管理，可根據(jù)不同人員設(shè)置不同的檔案操作權(quán)限?？稍O(shè)定角色，不同的角色擁有不同的操作權(quán)限。支持電子文件預(yù)覽時添加水印、日志審計、加密存儲、自動備份、系統(tǒng)存儲監(jiān)控、在線用戶監(jiān)控。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　可根據(jù)不同維度（包含但不限于按全宗、按分類、按電子文件類型、按保管期限等）對檔案進行統(tǒng)計，支持大數(shù)據(jù)可視化展示。

　　5、系統(tǒng)管理

　　結(jié)合自身檔案管理需求，可自定義檔案門類（科技檔案、聲像檔案、文書檔案、實物檔案、會計檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案、工程檔案等）；且每類檔案可自定義檔案目錄屬性以及著錄界面定制。

　　具備記錄用戶訪問、業(yè)務(wù)行為、檔案存取、系統(tǒng)授權(quán)等日志信息。支持檔案分類授權(quán)，滿足不同人員對不同分類的管控需求；

　　檔案管理系統(tǒng)特點

　　基于B/S架構(gòu)、加密存儲、文檔一體化、新創(chuàng)國產(chǎn)化、滿足國家標準。

　　因此，社會各界要將綜合檔案資源進行信息化管理，利用數(shù)字化手段，將紙質(zhì)綜合檔案信息進行整理，然后上傳到計算機信息系統(tǒng)中，并做好檔案信息的備份工作，從而使社會各界的綜合檔案資源被完整地保存下來。