檔案數(shù)字化、信息化管理是新形勢下檔案工作發(fā)展的趨勢和方向,為了更好地體現(xiàn)檔案館的服務(wù)宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量，鹽城將檔案數(shù)字化作為全年的重點工作之一，不斷加大檔案的數(shù)字化掃描工作力度，截至11月底，鹽城檔案數(shù)字化公司2022年已完成檔案數(shù)字化掃描220多萬頁，總數(shù)近800萬頁，完成館藏檔案的70%。這為今后社會大眾查閱民生檔案及區(qū)直機關(guān)各部門查閱檔案提供了方便，大大縮減了查檔時間，提高了查檔效率，更使得檔案原件得到了有效保護。

　　鹽城檔案數(shù)字化公司

　　檔案數(shù)字化是一項龐大的系統(tǒng)工程，數(shù)字化工作涉及需要數(shù)字化檔案、人員、數(shù)字化設(shè)備與技術(shù)等，最終的產(chǎn)品是高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化系統(tǒng)工程需要大量的人力、物力和財力的投入，同時需要對數(shù)字化的流程、質(zhì)量實施有效的組織、監(jiān)控和管理等工作。

　　1、明確檔案數(shù)字化內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

　　確實數(shù)字化處理的檔案范圍、數(shù)量和數(shù)字化工作任務(wù)的時間周期。根據(jù)檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)范要求及實際情況，制定出詳細(xì)可行的紙質(zhì)檔案整理分類、分級、編號、編頁、掃描與處理等工作規(guī)范。

　　2、確定數(shù)字化實施技術(shù)途徑及質(zhì)量管控制標(biāo)

　　紙質(zhì)檔案介質(zhì)多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄方式有打印、書寫等。要有效完成檔案數(shù)字化工作，除了具備相關(guān)掃描設(shè)備的圖像處理軟件外，同時必須具體分析檔案特性。確定切實可行的實施技術(shù)途徑，根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和個流程，確定好數(shù)字化過程中每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控指標(biāo)。

　　3、數(shù)字化加工環(huán)境搭建與工作計劃

　　數(shù)字化加工場所組建局域網(wǎng)便于集中作業(yè)、相互協(xié)調(diào)配合，高效管理掃描、圖像處理及文件收發(fā)等工作。進行數(shù)字化加工前需要制定一個合理的工作計劃，管理者利用該計劃結(jié)合項目管理類軟件動態(tài)地管理數(shù)字化工作進程，兵進行合理的調(diào)整，同時讓參與數(shù)字化工作的人員了解自己的工作量和整個數(shù)字化進度，確保數(shù)字化工作進展順利。

　　4、數(shù)字化加工環(huán)境搭建與工作計劃

　　檔案數(shù)字化加工工作人員必須通過嚴(yán)格的面試、考試合格后才能錄用，同時提供個人簡歷及相關(guān)證件，雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字化加工公司經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理進行統(tǒng)一上崗培訓(xùn)，具備檔案數(shù)字化加工的相關(guān)知識。檔案數(shù)字化工作涉及環(huán)節(jié)多、工作量大。往往需要大量工作人員來協(xié)同完成，這種情況下尤其需要明確工作內(nèi)容與職責(zé)，否則人多反而協(xié)調(diào)困難，差錯多。

　　5、現(xiàn)場設(shè)備管理

　　檔案數(shù)字化加工過程中現(xiàn)場所使用的掃描儀設(shè)備、服務(wù)器、存儲介質(zhì)等，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照涉密設(shè)備進行管理和使用，不使用無保密保障的設(shè)備。

　　6、實時監(jiān)控

　　按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對加工現(xiàn)場實施24小時監(jiān)控，及時掌握現(xiàn)場加工狀態(tài)，保證現(xiàn)場加工信息安全。