學校檔案數(shù)字化公司：在社會進步與發(fā)展過程中，學校教學管理體制也加快了改革步伐，且學校規(guī)模的擴大、招生數(shù)量的增加，極大增加了各項工作量，每天都會形成大量的檔案資料，為檔案收集、整理、分類和管理等工作帶來了巨大的難度。

　　在信息化時代，我們應該對傳統(tǒng)檔案管理模式進行創(chuàng)新，將數(shù)字化技術引入檔案管理中，這樣才能讓檔案管理人員工作負擔得到減輕，也讓各環(huán)節(jié)檔案管理工作更加高效進行。因此學校要創(chuàng)造條件促進檔案的數(shù)字化建設，提升檔案管理的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化要求，確保發(fā)揮出檔案的作用，為學校的進一步發(fā)展打牢基礎。

　　學校檔案數(shù)字化公司

　　一、學校檔案數(shù)字化建設的意義

　　以往學校檔案管理工作主要以人工方式進行，不僅檔案查詢與利用不便，也會浪費大量的人力、物力和財力，容易引起檔案資料的損壞與丟失。而通過檔案數(shù)字化建設，在計算機上存儲檔案，在利用時只需要簡單掃描即可，能快速獲得所需檔案信息。

　　同時學校建立檔案數(shù)據(jù)以后，也能夠節(jié)省檔案存儲空間，有利于進行維護，確保檔案資料的完整性與可靠性，并有效共享檔案信息。因此，學校加強檔案數(shù)字化建設具有重要的意義，這樣可以有效減輕檔案管理人員壓力，利用計算機等先進設備管理檔案，可以提升檔案管理的效率，促使學校檔案利用效率得到提升。

　　二、學校檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

　　第一，學校檔案數(shù)字化建設投入較少，基礎設施設備也不完善。以密集柜為例，仍然為傳統(tǒng)組合鐵皮柜，缺少智能系統(tǒng)，不能發(fā)揮出自動定位與監(jiān)控檔案等作用，需要作出更換，學校要提高重視程度，逐步加大投入。

　　有的學校運用了檔案管理系統(tǒng)，不過僅僅實現(xiàn)了檔案目錄管理電子化，歸檔文件主要是傳統(tǒng)紙質文件，未能真正實現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉換。第二，在檔案數(shù)字化建設過程中，需要將現(xiàn)代信息技術應用到檔案管理中，確保檔案管理工作效率獲得提升。

　　現(xiàn)階段學校檔案數(shù)字化建設中缺乏相應的規(guī)章制度，操作標準不夠統(tǒng)一，要想加快檔案數(shù)字化建設步伐，應該結合具體狀況完善制度，讓檔案收集、整理、歸檔及利用等工作有章可循。第三，學校檔案數(shù)字化建設中，對檔案管理人員也有較高要求，需要他們掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術和圖片處理技術等，但是現(xiàn)在很少有人能達到這個要求。學校也不注重開展對檔案管理人員的培訓工作，導致他們的專業(yè)素養(yǎng)長時間得不到提升，為學校檔案數(shù)字化建設帶來了阻礙。

　　三、學校檔案數(shù)字化建設的策略

　?。ㄒ唬┰黾淤Y金投入，完善基礎設施。在學校檔案數(shù)字化建設過程中，需要在設備、技術和人才上加大投入力度。學校要結合實際情況，為檔案數(shù)字化建設提供專項經費，這樣有利于完善基礎設施，將先進技術引進來。

　　學校檔案管理部門應該用好專項經費，選擇購置性價比最高的數(shù)字化設備，讓現(xiàn)有資金得到充分利用。在學校檔案數(shù)字化建設中，應該配置數(shù)字化辦公設備，結合已有的設備與規(guī)模，購進數(shù)字化智能檔案柜，并考慮到檔案電子系統(tǒng)的需求，升級或配置計算機、掃描儀等基礎設備，同時及時對系統(tǒng)進行優(yōu)化與升級。要考慮到學校檔案高效管理與利用的要求，逐步增加所投入的資金，充分運用各種先進技術，如網(wǎng)絡電子技術與數(shù)據(jù)庫等，讓學校檔案在收集、整理、儲存和利用等各環(huán)節(jié)都實現(xiàn)數(shù)字化。

　?。ǘ┩晟茩n案數(shù)字化建設制度。建立健全的檔案管理制度，有利于學校檔案數(shù)字化建設高效進行。學校要從實際發(fā)展狀況出發(fā)，結合《檔案法》中相關規(guī)定，不斷完善各項規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化操作標準。

　　在建立各項規(guī)章制度的時候，應該以實際調查分析為前提，建立起檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷毀制度和網(wǎng)絡安全管理制度，且力求各項制度有較強的操作性、規(guī)范性和科學性，能夠讓檔案管理人員得到有效約束。

　　檔案管理人員要充分考慮到各項規(guī)章制度的要求，將自身職責履行到位，做好本職工作，且根據(jù)學校檔案數(shù)字化建設的新要求，不斷對規(guī)章制度作出調整，跟上時代發(fā)展腳步，提升各項規(guī)章制度的可操作性與權威性，確保學校檔案管理效率與質量都得到提升。

　　（三）建立統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。為了加快學校檔案數(shù)字化建設步伐，應該盡快打造完善、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣才能夠提升學校檔案數(shù)字化管理水平，保證檔案資料價值真正得到體現(xiàn)。從學校檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀來看，很多學校在很大程度上忽視了數(shù)據(jù)管理工作，在檢索查詢、整理編目、系統(tǒng)維護和實體管理等方面，還未能將管理標準統(tǒng)一下來，且學校檔案應用軟件也未能自成一體。

　　一些應用程序和學校檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象，在文件歸檔上還不夠及時，在面臨檢索需要時，檢索功能不能充分發(fā)揮出來，難以滿足實際要求，這樣學校檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化水平難以得到提升。

　　針對這種情況，學校要盡快建立起完整、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，積極引進先進的設備與技術，保證數(shù)據(jù)平臺的可靠性與安全性。在選擇應用系統(tǒng)的時候，要采用可以讀取標準的數(shù)據(jù)庫與可以發(fā)揮出多媒體功能的語言平臺，讓學校檔案數(shù)據(jù)庫建設能夠和常規(guī)檔案管理工作有效保障。

　　所以，管理人員應當在檔案資料的整合與歸納環(huán)節(jié)，有效利用計算機技術，完成檔案資料的存儲與加工任務，確保檔案資料存儲的安全性與可靠性，轉變以往單一化紙質材料的存儲模式，使得檔案服務形式更加豐富，滿足不同應用者的資料利用需求，不僅可以發(fā)揮檔案資料的運用價值，還能大大提高服務水平。

　?。ǘ﹦?chuàng)新服務理念，逐步向主動型服務理念轉型。

　　第一，高校檔案管理人員應當主動參與到高校編史修志工作中，體現(xiàn)檔案資源的作用，也可發(fā)揮自身的價值，可結合檔案中的內容，編輯專題性畫冊抑或是綜合性文本，而后提供給學校其他教研人員，作為學校簡介及招生簡章，展現(xiàn)學校的獨特風采。

　　第二，提高檔案管理人員的參與積極性，主動提供檔案利用服務，同時保證服務質量。高校檔案管理人員必須具有正確的發(fā)展理念，并培養(yǎng)全局性意識，在檔案管理過程中不僅要確保信息存儲的安全性，同時還要主動參與到與檔案利用有關的各項活動中，利用信息技術手段，在校園信息網(wǎng)絡平臺上獲取有價值的信息，日常工作中也要捕捉學校近期所發(fā)生的活動，整合為完整的檔案資料，以供日后校內人員進一步利用，從而發(fā)揮其價值，也可為學校領導的決策提供方向上的指引。

　　第三，主動為活動組織人員提供原始資料。學校在開展重大活動的過程中，通常都會加強宣傳，宣傳環(huán)節(jié)必然會應用各類檔案資料，所以，檔案管理人員應當主動發(fā)揮自身的作用，履行自身職責，加強與宣傳人員的溝通，及時提供相關的檔案資料，作為有效的參考資料，最終可將其編撰為專題畫冊，展現(xiàn)校園文化。

　?。ㄈ┓諆热莸膭?chuàng)新，使得內容更具應用價值。檔案管理人員應當發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，為校內教研人員提供管理、教學以及科研等各方面的檔案利用服務，保證服務質量，在資料編研以及整合的過程中應當確保文字的高度概括性、內容的準確性以及問題的集中性，這樣才能最大程度滿足校內教研人員對于檔案資料的應用需求。

　　除此之外，也需對檔案利用服務內容進行創(chuàng)新，特別是在信息技術不斷推行的背景下，有必要將大內容分為電子文件、檔案材料、復印件、圖片視頻、實物檔案以及掃描打印等等，使得內容更加豐富，同時也會加快檔案利用服務內容轉型與創(chuàng)新的步伐。

　　四、結束語

　　綜上所述，本文主要針對性分析了基于電子政務視角下的高校檔案利用服務創(chuàng)新，主要提出創(chuàng)新服務方式、創(chuàng)新服務理念與創(chuàng)新服務內容，希望筆者的分析可為高校相關檔案管理人員提供借鑒與參考，從而提高檔案服務質量。