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信陽工程檔案數(shù)字化公司:信陽推進工程項目檔案數(shù)字化改革,從庫存檔案數(shù)字化到在建工程檔案數(shù)字化,從竣工后整改驗收到項目與檔案同步驗收移交,改革減少了重復(fù)提交材料16項,實現(xiàn)了驗收和移交即辦,縮短竣工到備案的時間約5天左右,走出了一條城建檔案改革新路,為優(yōu)化檔案環(huán)境提供了保障。
信陽工程檔案數(shù)字化公司
一、是庫存檔案數(shù)字化
將館藏檔案數(shù)字化工作納入主管部門年度單位考核,對現(xiàn)有庫存檔案全面實施數(shù)字化改造,目前已入庫11000余個單位工程,入庫檔案18萬余卷。全面分析并繪制近三年規(guī)模企業(yè)線下查閱調(diào)取檔案頻率曲線圖,確定以消防驗收、外商驗資、改擴建項目原始竣工圖、原材料合格證等檔案資料調(diào)閱為重點,制定全套電子檔案利用制度,減少企業(yè)線下頻繁查檔困擾。
目前,已有15家企業(yè)上門拷貝該企業(yè)所有的建設(shè)工程電子檔案;主動為縣內(nèi)7家企業(yè)上門送檔案,為企業(yè)改擴建、裝修、上市、驗資等需要提供便利,總計拷貝工程112個案卷26015卷10GB數(shù)據(jù)。
二、是檔案接收在線化
開發(fā)并啟用檔案在線接收系統(tǒng),在電子檔案未形成前,主動與各參建單位對接,建立項目在線支持、項目資料員微信群等線上服務(wù),及時解答問題,指導(dǎo)、幫助工程參建單位做好工程文件的收集、整理和歸檔工作,2022年已介入項目47個,預(yù)計今年竣工項目做到100%提前指導(dǎo)。
動態(tài)化實施檔案在線接收工作,工程建設(shè)項目取得施工許可證后即可分階段進行線上申報驗收,邊施工邊申報邊驗收,實現(xiàn)項目竣工完成、檔案驗收基本同步,現(xiàn)有16個在建項目已完成在線申報管理。
三、是檔案服務(wù)高效化
由縣城建檔案館、縣建筑業(yè)管理中心聯(lián)合推動城建檔案在線平臺數(shù)據(jù)與建管智慧工地平臺數(shù)據(jù)共享、竣工審批備案檔案與工程檔案資料共享,由企業(yè)多頭跑送轉(zhuǎn)為系統(tǒng)內(nèi)部流轉(zhuǎn),先后減少施工許可證、竣工備案表、竣工驗收報告等材料目錄16條,今年1-3月,該縣已完成在線驗收76個單位工程的13個項目。
同時靈活運用“誠信承諾”“容缺辦理”等機制,針對此類項目,建立工作臺賬,記錄容缺材料清單,實行銷號動態(tài)管理,督促建設(shè)單位在承諾期限內(nèi)做好檔案移交,確保建設(shè)工程檔案100%進館,2021年至今已有5家企業(yè)享受“容缺辦理”服務(wù)。
工程“數(shù)字化”管理
“數(shù)字化工地”:即在工地現(xiàn)場關(guān)鍵點設(shè)置數(shù)碼攝像探頭,24小時監(jiān)控施工過程,為即時發(fā)現(xiàn)問題以及事后總結(jié)過程提供技術(shù)支持。
“數(shù)字化管理”,原理同前者一樣,只不過,是把現(xiàn)場情況傳送到計算機屏幕上,監(jiān)控者為管理人員。
如何建立高效、實用的數(shù)字化管理模式,并使之形成科學(xué)的專家系統(tǒng)是今后探索的重要問題。我們認(rèn)為,這個模式首先應(yīng)以管理小組為節(jié)點。各管理小組根據(jù)“三控一管一協(xié)調(diào)”要求形成管理信息,然后進行分類、篩選、存儲。基本上可以分成四個模塊:
模塊一:現(xiàn)場管理控制的遠程監(jiān)控。通過預(yù)先設(shè)置在施工現(xiàn)場的質(zhì)量、安全等關(guān)鍵點位上的攝像探頭,把現(xiàn)場施工實況傳送到管理部的計算機屏幕上,管理人員根據(jù)需要及時存儲。若發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作及時抓拍并粘貼于管理聯(lián)系單、通知單上,發(fā)送給施工單位要求整改、糾正。特別是在工序或部位需要管理旁站時,可實現(xiàn)多工作面、多工序的管理同步旁站,同時省人力,勞動強度也大大降低。
管理人員在巡視、平行檢查時可利用數(shù)碼相機將重點部位、關(guān)鍵節(jié)點等施工情況拍照后接入計算機進行編碼、配文字說明,形成檔案資料與驗收記錄一并永久保存,在今后需要時可以一目了然,真實再現(xiàn)歷史。另外,出現(xiàn)質(zhì)量隱患時能做到用事實說話,有很強的說服力。當(dāng)遇到重大問題時可將取得信息通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給公司,便于公司及時了解、掌握,果斷處理。
模塊二:計算機處理文檔,實現(xiàn)無紙化管理。建設(shè)工程管理工作最終是通過文字和圖表來反映的,而文字、圖表編印又是日常工作處理的主要內(nèi)容,從管理工作開始的招投標(biāo)文件、合同文件、會議紀(jì)要,到管理規(guī)劃、管理細則、管理月報以及管理記錄、管理發(fā)出的各種函件、通知單等,都可用計算機軟件來處理。同時可以清楚明了地分類存放,便于管理和使用。而對于管理月報、匯報總結(jié)、演示演講、專題紀(jì)要等所用到的提綱、圖示圖解可用幻燈軟件來制作,形成圖文并茂的管理檔案。對于施工單位傳遞來的紙質(zhì)載體文件則及時形成電子管理檔案,從而實現(xiàn)無紙化管理。
模塊三:計算機輔助管理。充分利用計算機的計算、繪圖和信息加工功能,能有效地進行輔助管理和監(jiān)控,如編制工程預(yù)算和月度付款審核;排定和優(yōu)化工程進度計劃與投資計劃,進行計劃與實際對比監(jiān)控;記錄、跟蹤質(zhì)量監(jiān)測信息,分析對照驗收規(guī)范對工程質(zhì)量進行動態(tài)管理;建立質(zhì)量監(jiān)測知識庫或?qū)<蚁到y(tǒng)輔助管理人員按每道工序的質(zhì)量控制要點進行管理工作。
模塊四:信息資源共享和遠程監(jiān)控。因為每個建設(shè)工程管理涉及的信息多,因此必須由計算機來輔助管理,建立專門的信息管理系統(tǒng)來處理。對于建設(shè)法律、法規(guī)及規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等信息作為共享資源,可自己開發(fā)建立,也可從第三方獲得,如聯(lián)入中國建設(shè)信息網(wǎng)。另外對于不同項目形成的管理檔案可聯(lián)入公司的主服務(wù)器,與公司內(nèi)部其他項目聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)計算機資源共享,而且公司領(lǐng)導(dǎo)也可通過因特網(wǎng)、寬帶數(shù)據(jù)網(wǎng)隨時查閱公司所管理各工程的基本概況。
在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在日趨成熟的今天,建筑管理行業(yè)引進這項技術(shù)完全成為可能。而其優(yōu)勢也極其顯著:
一方面改變目前管理在工地的高負(fù)荷、高強度的“巡回式”管理模式,使得現(xiàn)場管理人員大部分精力不再用于現(xiàn)場巡視,而將多余的精力針對現(xiàn)場實際提前進行預(yù)控或?qū)χ匾课弧㈥P(guān)鍵工序進行嚴(yán)格把關(guān)。不但提高工作效率,而且可相應(yīng)減少人員配備數(shù)量。
同時提高管理的工作效率、精度和實時性。以質(zhì)量控制為例,一般都要等到錯誤或違規(guī)行為延續(xù)了一段時間后,才被發(fā)現(xiàn),甚至還需要延遲另一段必要的時間,才能有效糾正。而運用數(shù)字化管理模式,則有可能在第一時間發(fā)現(xiàn)并制止質(zhì)量問題。
另外還有利于提高管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在建筑工地運用數(shù)字化管理模式時,首先要求管理工作必須及時到位,所下發(fā)的函件必須符合規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),且管理工作也必須在規(guī)定的程序下或標(biāo)準(zhǔn)下進行,因為記錄的大量工程實體同步音像資料可隨時再現(xiàn)工程歷史情況,這必然要求質(zhì)量、安全等問題必須按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)去處理。另外,公司的遠程監(jiān)控對管理自身工作也起到很好的約束作用