三門(mén)峽檔案數(shù)字化公司：近日，河南省檔案局、河南省人民檢察院、三門(mén)峽市檔案局組織專家成立聯(lián)合檢查組，深入到三門(mén)峽市檢察機(jī)關(guān)對(duì)基層檢察院檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收，經(jīng)聽(tīng)取匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)檢查、聯(lián)合評(píng)審，檢查組以高分的形式對(duì)澠池縣檢察院、陜州區(qū)檢察院、靈寶市檢察院和義馬市檢察院的檔案信息化建設(shè)工作給予了充分肯定。至此，全市兩級(jí)7個(gè)檢察院中已有6個(gè)院通過(guò)河南省檔案信息化建設(shè)示范單位檢查驗(yàn)收，1個(gè)院通過(guò)檔案規(guī)范化管理省特級(jí)認(rèn)證。

　　近年來(lái)，全市檢察機(jī)關(guān)以“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”為目標(biāo)，不斷加大投入，嚴(yán)格規(guī)范管理，檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。三門(mén)峽市院成立了檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了《三門(mén)峽市人民檢察院檔案信息化建設(shè)工作規(guī)劃》、《電子檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》等一系列規(guī)章制度，細(xì)化了檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

　　自2016年起，聘請(qǐng)三門(mén)峽檔案數(shù)字化公司，分步對(duì)全市7個(gè)檢察院建院以來(lái)的室藏文書(shū)、訴訟檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并全部掛接在檔案專用服務(wù)器上，建立了檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，初步實(shí)現(xiàn)了涵蓋檔案收集、保管和查詢等流程的信息化管理。

　　開(kāi)通檢察機(jī)關(guān)檔案資源信息化管理平臺(tái)，檢察干警登錄平臺(tái)后，可以隨時(shí)上傳各類數(shù)字檔案，隨時(shí)在線歸檔，隨時(shí)查閱檔案卷宗，對(duì)幫助偵破案件、證實(shí)犯罪、追訴漏罪漏犯，起到積極的推動(dòng)作用；干警還可以利用檔案資料開(kāi)展調(diào)查分析，為執(zhí)法辦案和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，切實(shí)使“死檔案”變成“活財(cái)富”“死資料”變成“或信息”，極大提高了全市檢察機(jī)關(guān)的工作效率。

　　三門(mén)峽檔案數(shù)字化公司

　　促進(jìn)檔案信息的充分利用是數(shù)字化建設(shè)的根本目的所在。因此亟待加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息利用問(wèn)題的研究。文章從權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作、加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度兩個(gè)方面進(jìn)行闡述加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息利用的措施。

　　數(shù)字化檔案的特點(diǎn)和利用特點(diǎn)要求我們更新思維，采用科學(xué)的方法，促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的利用，從而更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。筆者認(rèn)為，要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作，主要應(yīng)把握好以下幾個(gè)方面：

　　一、權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值，做好數(shù)字化檔案的鑒定工作

　　首先，要做好現(xiàn)有館藏檔案的鑒定工作。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此首先要考慮對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定，沒(méi)必要也不可能對(duì)全部館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化處理，因?yàn)轲^藏檔案中真正具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值、且利用率很高的檔案的數(shù)量是有限的。

　　因此，檔案部門(mén)要組織力量加大對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對(duì)館藏檔案中保管期限為長(zhǎng)期或永久的、并且利用率較高的、利用能產(chǎn)生廣泛的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，而對(duì)那些利用價(jià)值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時(shí)不予考慮，從而保證數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效益。

　　其次，要權(quán)衡數(shù)字化處理費(fèi)用與開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有館藏檔案開(kāi)展鑒定工作，明確要進(jìn)行數(shù)字化處理與不進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案以后，也不能急于求成，而應(yīng)分清輕重緩急，根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際和檔案利用需要的實(shí)際，循序漸進(jìn)地進(jìn)行。

　　具體應(yīng)從以下幾方面考慮：

　　1、在對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化上

　　可以分兩步走，第一步先實(shí)現(xiàn)館藏目錄數(shù)字化，編制電子目錄檢索工具，實(shí)現(xiàn)目錄級(jí)數(shù)字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實(shí)現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化。要根據(jù)館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館藏體系，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的方案。在對(duì)電子文件的歸檔上，要規(guī)范電子文件制度與范圍，根據(jù)自身的條件有計(jì)劃地接收具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)館，改善館藏結(jié)構(gòu)。

　　2、要考慮館藏檔案的利用率

　　選擇數(shù)字化檔案的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這可根據(jù)定期或不定期的統(tǒng)計(jì)結(jié)果來(lái)挑選，把那些利用率較高的且利用后能產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。

　　3、要考慮館藏特色

　　確定本館的特色檔案，并選擇這些特色檔案進(jìn)行數(shù)字化。從某種意義上說(shuō)，有特色就有優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。因?yàn)檫@些特色館藏是其他檔案館所沒(méi)有的。

　　選擇其他檔案館沒(méi)有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，是檔案館在合作與競(jìng)爭(zhēng)并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障，同時(shí)也節(jié)約了資金，避免重復(fù)建設(shè)。如反映某一地區(qū)特色文化的檔案，其他的檔案館一般不收藏，應(yīng)該盡可能齊全、系統(tǒng)地將這些檔案信息數(shù)字化。

　　4、要考慮用戶的需求

　　針對(duì)用戶的需求進(jìn)行數(shù)字化，在實(shí)際工作中，某些專業(yè)利用者不再滿足于一般性的服務(wù)，而要求檔案館提供綜合性強(qiáng)、全方位的信息服務(wù)，因此在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，以用戶為本，分析需求的方方面面，做到按“需”數(shù)字化。

　　5、對(duì)電子文件的接收也要權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值

　　保管文件需要很多方面的支出，如保存空間、裝具、人力等，對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，空間的問(wèn)題最為突出，對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，保存空間不是很重要的一個(gè)問(wèn)題，但是，管理電子文件的費(fèi)用大量轉(zhuǎn)移到為保障其安全性、可讀性、易用性等所需要的技術(shù)設(shè)備和環(huán)境維護(hù)中。

　　所以必須考慮檔案保管機(jī)構(gòu)是否有足夠的資金和技術(shù)力量來(lái)支持電子文件的技術(shù)要求，尤其是那些對(duì)特定的復(fù)雜軟件具有特殊依賴性的文件。

　　如果不能采用與軟件無(wú)關(guān)的格式統(tǒng)一保管的話，檔案保管機(jī)構(gòu)還需要設(shè)法獲得該文件的運(yùn)行軟件，而這類軟件往往是昂貴的，或者是專利性的，軟件擁有者可以有種種理由不愿無(wú)償移交。

　　在這種情況下，檔案機(jī)構(gòu)需要根據(jù)電子文件的價(jià)值和自身的實(shí)力做出決斷：或者購(gòu)置相應(yīng)軟件甚至全套系統(tǒng)以保障文件的維護(hù)和使用，或者與文件形成機(jī)關(guān)達(dá)成協(xié)議，由他們按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定實(shí)施管理。

　　檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究數(shù)字化工作的效益，應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，這包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等；

　　筆者認(rèn)為，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度，通過(guò)對(duì)數(shù)字化處理的成本、所需費(fèi)用與檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值、效益進(jìn)行權(quán)衡，避免不必要的浪費(fèi)、減少日后的管理成本，如果不進(jìn)行成本、效益分析，檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價(jià)值等于或小于建設(shè)所需費(fèi)用，檔案數(shù)字化建設(shè)就沒(méi)有任何意義，甚至是一種浪費(fèi)。

　　因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要講究成本觀念和效益觀念。

　　二、加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、處理和維護(hù)的軟件系統(tǒng)，包括數(shù)字文件管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)等。

　　首先，要加大數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度。

　　數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字化檔案信息利用的基礎(chǔ)條件。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)類型以檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)和文件性數(shù)據(jù)庫(kù)兩種較為常見(jiàn)。

　　檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于介紹開(kāi)放檔案的范圍、目錄和網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫(kù)主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。

　　建設(shè)具有大容量、高速度、穩(wěn)定安全、主題鮮明的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是開(kāi)發(fā)利用信息資源的一種重要手段，為此要做好兩方面的工作，一方面本著可行性原則、合法性原則、規(guī)范性原則、效益性原則、安全性原則等檔案數(shù)字化的基本原則做好傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作；另一方面要加強(qiáng)對(duì)電子文件的接收與管理。

　　檔案館應(yīng)該對(duì)移交單位產(chǎn)生的電子文件有目的、有重點(diǎn)地開(kāi)展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法和系統(tǒng)。通過(guò)這兩個(gè)途徑，積極推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息或全文信息查詢，不斷提高利用效率和質(zhì)量。

　　其次，要加大電子文檔管理系統(tǒng)建設(shè)的力度。

　　電子文檔管理系統(tǒng)是管理數(shù)字文件和數(shù)字化檔案的核心。電子文檔管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用為基本特征，對(duì)以數(shù)字化形式存在的各種類型電子文檔進(jìn)行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發(fā)、歸檔等操作的軟件應(yīng)用系統(tǒng)；該系統(tǒng)不僅能夠通過(guò)掃描、數(shù)碼攝像等方式將以傳統(tǒng)物理形式存在的各種信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而且能夠?qū)π律傻臄?shù)字文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔等流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行有效管理，并對(duì)這些文檔的實(shí)際管理與利用狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

　　根據(jù)國(guó)務(wù)院印發(fā)《“十四五”國(guó)家信息化規(guī)劃》,（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)劃》）相關(guān)要求，加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國(guó)，打造數(shù)字經(jīng)濟(jì)新優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)建設(shè)，加快建設(shè)數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府、以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革，充分發(fā)揮海量數(shù)據(jù)和豐富應(yīng)用場(chǎng)景優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)數(shù)字技術(shù)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合，賦能傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，催生新產(chǎn)業(yè)新業(yè)態(tài)新模式，壯大經(jīng)濟(jì)發(fā)展新引擎。

　　越來(lái)越多的國(guó)家高新技術(shù)企業(yè)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召和要求，積極推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展，其中以三門(mén)峽檔案數(shù)字化公司為代表，通過(guò)不斷改進(jìn)和測(cè)試，開(kāi)發(fā)一系列解決目前檔案采集、加工、存儲(chǔ)、查閱等檔案數(shù)字化加工過(guò)程質(zhì)量管理問(wèn)題。