為提高檔案管理科學(xué)化、信息化、規(guī)范化水平，縣檔案館著力推進檔案由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理應(yīng)用轉(zhuǎn)變，實物檔案數(shù)字化公司將傳統(tǒng)人工收集歸檔、查詢利用、統(tǒng)計分析等方式，經(jīng)過紙質(zhì)整理、條碼編錄、電子掃描等流程，將一份份“活起來”的數(shù)字檔案裝進電腦，有效避免紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次查借閱而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損耗、撤換、涂改、偽造、遺失等問題，大力提升了檔案查找工作效率和服務(wù)質(zhì)量，提高了檔案資料的可利用性。

　　近年來，檔案館緊扣群眾需求，不斷創(chuàng)新工作機制，積極整合規(guī)范檔案資源，對已館藏檔案進行數(shù)字化掃描，確保檔案實物安全，推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型走深走實，為群眾查詢檔案提供更加高效快捷的服務(wù)。

　　檔案利用工作是檔案館的一項基礎(chǔ)性工作，每年到檔案館查閱檔案的人非常之多，原來我們查閱檔案主要就是先查找紙質(zhì)的檔案目錄，然后到檔案庫房拿出檔案原件進行復(fù)印，提供證明?，F(xiàn)在我們的檔案進行了數(shù)字化，只要通過電腦，提供相關(guān)的關(guān)鍵字查找到檔案就可以把他打印出來，這樣做既有利地保護了檔案原件，也提高了我們檔案的利用效率，從而大大地滿足了人民群眾地查檔需求。”

　　DA/T 89-2022《實物檔案數(shù)字化規(guī)范》

　　實物檔案數(shù)字化規(guī)范

　　1范圍

　　本文件規(guī)定了實物檔案數(shù)字化的組織與管理,確定了實物檔案數(shù)字化前處理、數(shù)字化采集、影像處理工作與實物檔案驗收、移交和入庫要求。本文件適用于各級各類檔案室、檔案館采用拍攝、掃描等方式對實物檔案數(shù)字化加工過程的管理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T20530—2006文獻檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T68(所有部分)檔案服務(wù)外包工作規(guī)范ISO/TR13028信息與文獻檔案數(shù)字化實施指南(Informationanddocumentation—Implemen-tationguidelinesfordigitizationofrecords)

　　3術(shù)語和定義

　　GB/T20530—2006、DA/T1、DA/T18界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1實物檔案physicalrecords

　　國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價值的實物。

　　注:實物檔案包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等。

　　3.2數(shù)字化digitization

　　利用信息技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。[來源:DA/T31—2017,3.1,有修改]

　　3.3實物檔案數(shù)字化digitizationofphysicalrecords

　　采用拍攝、掃描等方式對實物檔案進行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字文件,并按照實物檔案的內(nèi)在聯(lián)系,建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　3.4三維掃描3Dscan

　　利用數(shù)字化掃描方式,將物體的空間外形、結(jié)構(gòu)及色彩等立體信息轉(zhuǎn)化為三維數(shù)字模型的過程。95 DA/T 89—2022

　　3.5實物檔案特征點featurepointofphysicalrecords

　　反映實物檔案空間外形、結(jié)構(gòu)及色彩等特征信息發(fā)生顯著變化的臨界點。

　　4總體要求

　　4.1應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展實物檔案數(shù)字化工作。實物檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循ISO/TR13028和GB/T20530—2006提出的要求和建議。

　　4.2實物檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。

　　4.3應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段,確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律,真實反映實物檔案的有關(guān)信息,最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

　　4.4實物檔案數(shù)字化過程中,應(yīng)保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR13028提出的要求。

　　4.5應(yīng)加強實物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理,確保檔案實體和檔案信息的安全。

　　4.6加工涉密檔案時,應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。