毋容置疑，不管是在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局中，還是在青海檔案數(shù)字化公司單位工作部署中，檔案部門(mén)是個(gè)弱勢(shì)部門(mén)。但是在互聯(lián)網(wǎng)+信息化大背景下，檔案部門(mén)迎來(lái)了難得的機(jī)遇，如果我們抓不住這次機(jī)會(huì)，那我們就正的失去了全面發(fā)展的機(jī)會(huì)。我們覺(jué)得“小檔案也有大作為”，沒(méi)有檔案數(shù)字化，法院的信息化深度應(yīng)用就大打折扣，檔案信息化可以為智慧法院建設(shè)助力。通過(guò)近半年的不懈努力，取得了一些經(jīng)驗(yàn)和成效。

　　檔案信息化為智慧法院助力

　　人民法院檔案，特別是訴訟檔案,是國(guó)家重要的專門(mén)檔案之一。做好法院檔案工作，對(duì)維護(hù)司法公正、提高司法能力具有特殊意義。近年來(lái)，省高級(jí)法院以網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上辦案為抓手，以電子文件同步生成歸檔和庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工處理為切入點(diǎn)，不斷促進(jìn)法院檔案信息化建設(shè)，把檔案信息化建設(shè)作為全省法院一項(xiàng)戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性工作，為不斷促進(jìn)審判體系和審判能力現(xiàn)代化做出了不懈努力。

　　一、主要做法

　?。ㄒ唬╊I(lǐng)會(huì)精神，精心準(zhǔn)備。

　　一是認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹最高人民法院辦公廳關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知精神，掌握工作要求，主動(dòng)向院長(zhǎng)辦公會(huì)議匯報(bào)，爭(zhēng)取院里和相關(guān)部門(mén)的支持。

　　二是深入有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)研學(xué)習(xí)，先后多次到省檔案局、省保密辦學(xué)習(xí)了解庫(kù)存檔案數(shù)字化工作流程和有關(guān)數(shù)字化過(guò)程中的保密要求。與行裝處有關(guān)同志一起赴甘肅高院和蘭州市中院學(xué)習(xí)了解數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)工作流程。

　　三是積極開(kāi)展市場(chǎng)詢價(jià)，先后與省內(nèi)、省外有資質(zhì)的四家公司進(jìn)行詢價(jià)，初步掌握了庫(kù)藏檔案數(shù)字化市場(chǎng)價(jià)格。四是積極做好數(shù)字化加工前期準(zhǔn)備工作，辦公室會(huì)同行裝處就數(shù)字化加工所需的場(chǎng)地、燈光、桌椅、內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)線及插板、監(jiān)控設(shè)備、工作人員休息區(qū)等進(jìn)行了初步的協(xié)商和安排。

　　(二)攻堅(jiān)克難，注重實(shí)效。

　　在工作中，我們深深地體會(huì)到，數(shù)字化加工重點(diǎn)是經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，關(guān)鍵是部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合，核心是確保數(shù)據(jù)質(zhì)量準(zhǔn)確可靠安全。

　　一是積極想辦法籌措資金。由于數(shù)字化加工經(jīng)費(fèi)沒(méi)有列入當(dāng)年預(yù)算，且時(shí)間緊任務(wù)重，如果資金不落實(shí)，其他工作就無(wú)法開(kāi)展。

　　根據(jù)我院數(shù)字化檔案工作實(shí)際，向省財(cái)政廳呈送了《關(guān)于申請(qǐng)庫(kù)藏檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》，院行裝處領(lǐng)導(dǎo)向財(cái)政廳政法處有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)開(kāi)展這項(xiàng)工作的要求和時(shí)限規(guī)定，并就具體事宜多次協(xié)調(diào)溝通，最后落實(shí)了180萬(wàn)元的數(shù)字化加工經(jīng)費(fèi)。

　　二是精心做好招投標(biāo)工作。辦公室檔案科認(rèn)真研究數(shù)字化加工技術(shù)參數(shù)和工作要求，負(fù)責(zé)制作招標(biāo)需求，信息技術(shù)處負(fù)責(zé)技術(shù)把關(guān)，行裝處負(fù)責(zé)招投標(biāo)，各部門(mén)各負(fù)其責(zé)、通力協(xié)作，經(jīng)過(guò)兩次招投標(biāo)，于去年8月16日完成了第二輪招投標(biāo)事宜。

　　三是下大力氣做好技術(shù)攻關(guān)。在數(shù)字化加工過(guò)程中，剛開(kāi)始技術(shù)磨合階段，數(shù)字化加工的需求與技術(shù)支持存在較大差距，各類技術(shù)問(wèn)題層出不窮，制約了工作的有序開(kāi)展。我們堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，通過(guò)召開(kāi)數(shù)字化加工例會(huì)等措施，先后解決了幾十項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題，保障了數(shù)字化加工數(shù)據(jù)質(zhì)量的準(zhǔn)確可靠安全。

　?。ㄈ┘?xì)化流程，嚴(yán)格管理。

　　這次檔案數(shù)字化加工，沒(méi)有可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)，我們不斷在干中學(xué)、學(xué)中干，為了確保完成院黨組交給的這一光榮任務(wù)，牢固樹(shù)立細(xì)節(jié)決定成敗的理念，工作從細(xì)節(jié)入手，一開(kāi)始就抓細(xì)抓小。

　　一是明確數(shù)字化加工的時(shí)間順序。按照先易后難，檔案年代由近及遠(yuǎn)，檔案內(nèi)容先民商事類后刑事類的先后次序，先訴訟檔案后文書(shū)檔案再基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案的次序有計(jì)劃有步驟地對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行集中數(shù)字化加工。

　　二是嚴(yán)格落實(shí)保密制度。在行裝處、技術(shù)處的支持下，在檔案庫(kù)房樓道第一道門(mén)安裝了一套門(mén)禁系統(tǒng)，只有數(shù)字化加工人員和檔案人員可以進(jìn)入，嚴(yán)把進(jìn)人第一道關(guān)。配備保密柜，行李柜，凡進(jìn)入檔案加工現(xiàn)場(chǎng)，必須將手機(jī)等存入保密柜、行李柜。

　　同時(shí)，督促數(shù)字化加工公司在加工現(xiàn)場(chǎng)安裝了8套監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)24小時(shí)360度全方位監(jiān)控，確保了審判秘密安全。

　　三是嚴(yán)把檔案出庫(kù)入庫(kù)關(guān)。檔案出庫(kù)是數(shù)字化加工的第一道程序，檔案的入庫(kù)是數(shù)字化加工的最后一道程序。制作檔案交接清冊(cè)，做好檔案出庫(kù)前、入庫(kù)前的清點(diǎn)、核查、交接工作，每一道工序均做到有據(jù)可查。

　　數(shù)字化加工結(jié)束后檔案交接清冊(cè)作為原始資料建檔，為以后的查證提供第一手資料。做到基本數(shù)據(jù)心中有數(shù)，交接手續(xù)完備，入庫(kù)時(shí)與出庫(kù)數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，確保檔案實(shí)體安全。

　　四是做好日常安全檢查。堅(jiān)持加工現(xiàn)場(chǎng)安全檢查常態(tài)化，每天對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)的電源、暖氣、消防設(shè)施進(jìn)行專人檢查記錄，特別是對(duì)電源的開(kāi)、關(guān)都落實(shí)責(zé)任人，杜絕安全隱患，確保加工現(xiàn)場(chǎng)安全，萬(wàn)無(wú)一失。

　　（四）統(tǒng)籌部署，狠抓落實(shí)。

　　最高法院辦公廳《關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》要求，“在開(kāi)展新生檔案數(shù)字化的同時(shí)，各級(jí)人民法院應(yīng)當(dāng)加大力度推進(jìn)庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作。

　　高級(jí)人民法院完成全部庫(kù)藏檔案數(shù)字化處理；中級(jí)人民法院和基層人民法院完成全部庫(kù)藏檔案的數(shù)字化處理。”

　　一是及時(shí)傳達(dá)學(xué)習(xí)最高法院辦公廳《通知》精神。收到《通知》后，及時(shí)向院黨組專題匯報(bào)，并將《通知》和院黨組要求轉(zhuǎn)發(fā)各中級(jí)法院，印發(fā)《關(guān)于深入推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》，對(duì)下一步工作提出要求。

　　二是制定《實(shí)施方案》。研究制定《檔案數(shù)字化工作實(shí)施方案》，從目標(biāo)任務(wù)、工作流程、方法步驟、工作要求等方面作出具體的安排部署，確保全省法院庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工統(tǒng)籌推進(jìn)。

　　三是對(duì)全省法院檔案基本情況進(jìn)行調(diào)研。根據(jù)調(diào)研和平時(shí)掌握情況看，全省法院檔案人員兼職多，檔案底數(shù)不清，數(shù)字化工作還沒(méi)有引起足夠的重視。為此，去年及時(shí)下發(fā)《關(guān)于加快推進(jìn)庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作的通知》，要求采取外包方式進(jìn)行庫(kù)藏檔案數(shù)字化的，必須盡快完成招投標(biāo)工作；要統(tǒng)一數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化工作質(zhì)量；要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保證檔案實(shí)體和信息安全。

　　四是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，方便下級(jí)法院借鑒。通過(guò)省高級(jí)法院數(shù)字化加工實(shí)踐，我們總結(jié)出了一些可借鑒、可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)。制作了淺顯易懂的《青海省法院系統(tǒng)庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工的若干問(wèn)題》PPT，將高院的經(jīng)驗(yàn)通過(guò)較簡(jiǎn)單的方式傳達(dá)給各中、基層法院。建立“青海法院檔案”的微信群，進(jìn)一步加大交流聯(lián)系工作力度。

　　二、經(jīng)驗(yàn)和成效

　　一是領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，檔案工作得到了各級(jí)法院的普遍重視。省高級(jí)法院檔案工作有如此成績(jī)，是歷屆院黨組高度重視的結(jié)果，特別是近年來(lái)主要領(lǐng)導(dǎo)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，聽(tīng)取工作匯報(bào)。

　　去年以來(lái)，董院長(zhǎng)和分管院領(lǐng)導(dǎo)分別到檔案部門(mén)檢查指導(dǎo)，聽(tīng)取工作匯報(bào)。特別是根據(jù)庫(kù)藏檔案數(shù)量大、任務(wù)重、工期緊的現(xiàn)狀，政治部為檔案部門(mén)聘用3名檔案人員，為數(shù)字化工作發(fā)揮了重要作用。

　　全省中、基層法院也初步認(rèn)識(shí)到了檔案信息化在智慧法院建設(shè)中的重要作用，開(kāi)始謀劃庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工工作。西寧、海北、海南、玉樹(shù)兩級(jí)法院已經(jīng)做了前期準(zhǔn)備工作。

　　另外，先后有省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)、海西州檔案局領(lǐng)導(dǎo)、青海電信公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)和省直有關(guān)部門(mén)檔案培訓(xùn)班人員到省高級(jí)法院檔案室參觀學(xué)習(xí)和檢查指導(dǎo)工作。

　　二是堅(jiān)持制度是保障，為下級(jí)法院積累了一些可復(fù)制可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

　　檔案工作事無(wú)巨細(xì)，我們?cè)跈n案數(shù)字化工作中嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)安全保密的法律、法規(guī)和規(guī)范性文件。要求嚴(yán)禁發(fā)生失泄密事件，對(duì)于管理不到位，保密措施不嚴(yán)格，發(fā)生失泄密事件的要嚴(yán)肅追責(zé)。

　　外包檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求，確保數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體和信息的安全。對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化加工時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》，委托具有相應(yīng)資質(zhì)的單位承擔(dān)。

　　制作《案卷核實(shí)登記表》、《庫(kù)藏檔案統(tǒng)計(jì)表》、《借閱案卷登記表》、《檔案數(shù)字化工作流程單掃描頁(yè)碼統(tǒng)計(jì)表》、《流程單、mdb模板、電子檔案、實(shí)體檔案頁(yè)碼核對(duì)統(tǒng)計(jì)表》等多個(gè)登記、統(tǒng)計(jì)類表格，通過(guò)制度規(guī)范保障了工作的順利開(kāi)展。

　　向省保密局提交《青海省高級(jí)人民法院庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工情況說(shuō)明》，嚴(yán)格審查投標(biāo)單位的保密資質(zhì)。去年以來(lái)，經(jīng)過(guò)實(shí)踐不斷摸索，通過(guò)落實(shí)保密制度、例會(huì)制度、安全教育和日常巡檢等措施，檔案工作實(shí)現(xiàn)了“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，(即，實(shí)現(xiàn)了檔案工作從幕后“守?cái)傋印钡脚_(tái)前服務(wù)的轉(zhuǎn)變；實(shí)現(xiàn)了檔案管理從粗放型向精細(xì)化的轉(zhuǎn)變；實(shí)現(xiàn)了檔案利用從簡(jiǎn)單調(diào)卷向數(shù)據(jù)深度應(yīng)用轉(zhuǎn)變。)并在全省檔案工作會(huì)議上就檔案信息化作了經(jīng)驗(yàn)交流，為全省法院庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作積累了一些可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

　　三是數(shù)據(jù)質(zhì)量是核心，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得到顯著提升。

　　按照檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，認(rèn)真落實(shí)《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，遵守“誰(shuí)形成、誰(shuí)立卷”原則，采取“書(shū)記員立卷、主辦法官檢查、審管辦督查、檔案部門(mén)接收”的方式開(kāi)展電子訴訟檔案接收。

　　針對(duì)案卷信息不完整、卷內(nèi)目錄不能反映案件材料信息，影像不清晰、掃描格式不統(tǒng)一、圖像未壓縮等問(wèn)題，印發(fā)《關(guān)于規(guī)范紙質(zhì)案卷材料掃描上傳工作的通知》，進(jìn)一步明確訴訟檔案掃描范圍、掃描技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、上傳要求以及電子案卷歸檔簽收等環(huán)節(jié)工作。

　　細(xì)化訴訟檔案掃描掛接上傳、紙質(zhì)卷宗的裝訂，檢查簽字驗(yàn)收、入庫(kù)等工作環(huán)節(jié)的規(guī)定，保證訴訟檔案歸檔準(zhǔn)確率和通過(guò)率。在數(shù)字化加工過(guò)程中嚴(yán)格工作流程，嚴(yán)把前處理、錄入、掃描、圖處、質(zhì)檢、裝訂、總檢七個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量上下功夫。

　　同時(shí)，為了保證檔案數(shù)字化加工數(shù)據(jù)質(zhì)量，便于后期利用，全部采用分辨率不低于300dpi的全彩色進(jìn)行掃描。通過(guò)加工人員自檢、企業(yè)復(fù)檢、檔案人員抽檢三道工序，確保合格率達(dá)到95%以上。

　　四是部門(mén)協(xié)調(diào)配合是基礎(chǔ)，庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工基本完成。

　　這次數(shù)字化加工，時(shí)間緊，任務(wù)重，內(nèi)容多，要求高，不僅涉及部門(mén)多，而且關(guān)乎全省法院檔案工作大局。我們深感責(zé)任重大，一開(kāi)始就注重部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合，辦公室加強(qiáng)與行裝處、技術(shù)處、審管辦協(xié)調(diào)配合，保障了工作順利推進(jìn)。

　　同時(shí)，加強(qiáng)銜接技術(shù)問(wèn)題，使一些棘手的技術(shù)問(wèn)題順利得到解決。由于工期緊，檔案科的同志自動(dòng)放棄休息日，配合外包公司加班加點(diǎn)。從開(kāi)始數(shù)字化加工處理，到所有紙質(zhì)檔案掃描結(jié)束。目前，庫(kù)藏檔案數(shù)字化加工工作已接近尾聲，現(xiàn)正在進(jìn)行涉密信息甄別、數(shù)據(jù)整合和深度融合。

　　近年來(lái)，省高級(jí)法院檔案工作取得了一些成績(jī)，這與省檔案局和最高人民法院檔案部門(mén)關(guān)心指導(dǎo)是分不開(kāi)的，但與新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求還有不少差距。主要表現(xiàn)在：一是檔案制度化、規(guī)范化管理程度不高，特別是信息技術(shù)手段管理檔案方面的措施研究不夠；二是基層法院檔案人員多為兼職檔案員，系統(tǒng)培訓(xùn)少，專業(yè)素質(zhì)缺乏、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)；三是檔案信息化仍處于起步階段，技術(shù)薄弱、經(jīng)驗(yàn)不足，制約了工作深入開(kāi)展。

　　下一步，我們按照省檔案局、最高法院檔案管理部門(mén)的要求以及省高級(jí)法院黨組關(guān)于網(wǎng)上辦案、網(wǎng)上辦公和庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作有關(guān)要求，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的深度應(yīng)用，發(fā)揮檔案在智慧法院建設(shè)中的重要作用，強(qiáng)化檔案工作提質(zhì)增效和轉(zhuǎn)型升級(jí)時(shí)機(jī)。

　　為人民法院信息化全面覆蓋、移動(dòng)互聯(lián)、跨界融合、深度應(yīng)用，透明便民、安全可控的信息化3.0版助力。更好地為審判工作和人民群眾服務(wù)，把“死”檔案變成“活”信息，切實(shí)發(fā)揮檔案在服務(wù)民生方面的重要作用。