鐘祥市檔案整理服務公司：社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。鐘祥市檔案整理服務公司檔案整理步驟包括收集、組件、分類、排列、編件號、編頁碼、填寫歸檔章、填寫備考表并裝盒、編目、裝訂、入庫排架等幾個步驟。檔案整理就是對零亂的和需要進一步條理化的檔案,進行分類、組合、排列和編目,以達到系統(tǒng)化、有序化的過程。

　　檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與科室利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。

　　維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。

　　鐘祥市檔案整理服務公司

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。

　?。ㄒ唬n案整理的類型檔案整理可以分為三種類型：系統(tǒng)排列和編目、局部調整和全過程整理。

　　（二）檔案整理的內容和步驟

　　檔案整理的內容，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案整理工作的主要步驟有：區(qū)分全宗-全宗內檔案的分類--立卷（組件）--案卷（件）的排列--檔號的編制--案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　?。ㄈn案整理的原則

　　按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面：全宗是一個有機整體；全宗是在一定的歷史活動中形成的；全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。

　　（二）立檔單位及其構成條件

　　立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。立檔單位的構成條件：可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；是一個會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

　?。ㄈ┝n單位變化對全宗劃分的影響

　?。?、政權更迭的全宗處理；

　?。?、立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理；

　?。场⒘n單位其他變化情況的全宗處理。

　　（四）全宗的補充形式

　　全宗的補充形式。主要有：聯(lián)合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。

　　三、全宗內檔案的分類

　　（一）分類的基本要求客觀性；邏輯性；可操作性。

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　　檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據，歸納起來有按來源分類、按時間分類、按內容分類和按形式分類等類型。

　　（三）分類方案的編制

　?。薄C關全宗分類方案的編制機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法，將全部檔案分為文書類、業(yè)務（專門）類、科技類、會計類、特殊載體類等類目，每個一級類目再根據其檔案的特點，劃分二、三級類目。

　?。病⑵髽I(yè)全宗分類方案的編制

　　工業(yè)企業(yè)檔案分類一般設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

　　四、檔號和目錄的編制

　?。ㄒ唬n號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩(wěn)定性原則；擴充性原則；簡單性原則。

　?。ǘn號的結構

　　分為三種：第一種結構為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。第二種結構為：全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號。第三種結構為：類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號。

　?。ㄈn號的編制方法

　　全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、案卷號、年度、保管期限、組織機構或問題、件號、頁（張）號的編制方法。

　　（四）目錄的編制編制目錄是整理工作的最后一步。立卷整理應編制案卷目錄，組件整理應編制歸檔文件目錄。