信息時代，檔案數(shù)字化已成為檔案工作的重中之重，紙質檔案掃描工作在各地如火如荼地進行。然而，掃描所產生的電子檔案實際上只是以圖像形式存在的文件，而非真正意義上的文本文件。也就是說，計算機只認識檔案的外表，卻不認識其內在文字。南寧市檔案數(shù)字化公司研發(fā)出了智能檔案管理系統(tǒng)，不僅可以識別檔案的外在，還能進行數(shù)據(jù)分析等其他作用。

　　在十四五規(guī)劃的檔案數(shù)字化改革內容中，明確提出了檔案工作要“走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”，那在實際的工作當中，檔案管理數(shù)字化究竟如何實現(xiàn)？

　　提升檔案人員的綜合管理素質必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

　　設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設備投入、積極引進現(xiàn)代化設備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數(shù)字化進程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設備的優(yōu)化，順應檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。自主研發(fā)的影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，便是在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　不僅如此，在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，不僅擁有成熟的技術團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術問題，研發(fā)了為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經驗，注重資源轉換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

　　檔案數(shù)字化

　　用戶通過計算機只能看到檔案的原貌，卻不能對其中的內容進行引用、檢索等操作，這無疑對將來的電子檔案利用工作造成了很大的不便?？紤]到檔案用戶的利用需求，若要得到真正文本形態(tài)的電子檔案，使檔案數(shù)字化工作更加有效、更加徹底，便要應用到OCR技術。

　　OCR技術的優(yōu)勢及其在檔案數(shù)字化過程中的應用

　　OCR技術相對于傳統(tǒng)的手工錄入方式來說，具有強大的優(yōu)勢。首先，OCR文字識別的速度遠快于手工錄入。根據(jù)國際通行的打字速度評級標準，即使是專業(yè)人員，每分鐘也僅能輸入150~240個字。

　　而采用OCR技術，即使算上前后期的處理環(huán)節(jié)所花時間，其速度也絕對比前者快好多倍。其次，OCR文字識別的質量遠高于手工錄入。雖然由于各種因素影響，OCR技術的識別率很難達到100%，但比起大批量手工錄入，其出錯率要小得多。

　　最后，OCR還節(jié)省了大量人力資源，優(yōu)化了資源配置，使人員分配于更加有意義的工作。對于檔案數(shù)字化工作來說，OCR技術除了具有以上幾個普遍的優(yōu)勢之外，還有以下獨特核心功能：

　　1、AI文字識別技術及欄目識別技術：識別率領先、速度快。

　　2、AI智慧檢索：任意關鍵字全文模糊檢索、匹配結果圖像高亮標識。搜索精度高、秒出。

　　3、AI圖像處理技術：自動切邊、傾斜校正、圖像增強美化、壓縮、導出。

　　4、AI智慧糾錯：自動標注可能錯字，相似字及前后聯(lián)想字用以快速糾錯。

　　文檔管理將紙質檔案數(shù)字化并采用OCR識別，能夠使檔案信息資源實現(xiàn)全文檢索、網絡傳輸、方便用戶異地檢索、復制引用。從而深化用戶對檔案內容的查詢與利用，拓寬其利用面。使檔案也能像圖書、情報一樣成為人們日常生活中獲取信息、利用信息、增加學識的手段使檔案多方面地服務于公眾。