紙質檔案整理服務公司外包已經發(fā)展成為當代檔案事業(yè)的重要組成部分,規(guī)范檔案服務外包的操作程序、方法及標準,對于促進檔案服務業(yè)健康發(fā)展十分必要。

　　檔案服務產業(yè)類型多,適用的標準、規(guī)范不一,操作程序和方法各不相同。檔案服務外包工作規(guī)范按照檔案服務業(yè)務類型分為總則、檔案數(shù)字化服務、檔案管理咨詢服務、檔案整理服務等部分,其中紙質檔案整理服務公司服務為第4部分,幾個部分分別根據(jù)具體操作流程和特點提出相應的檔案服務外包工作要求:

　　第1部分:總則。規(guī)定了檔案服務外包工作中相關主體之間的關系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務管理體系建設要求和第三方機構工作規(guī)范。

　　第2部分:檔案數(shù)字化服務。規(guī)定了檔案數(shù)字化服務外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　第3部分:檔案管理咨詢服務。規(guī)定了檔案管理咨詢服務外包相關方的工作,包括檔案管理咨詢服務內容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價與質量監(jiān)督等要求。

　　第4部分:檔案整理服務。規(guī)定了檔案整理服務外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督的要求。

　　1、范圍

　　本文件規(guī)定了檔案整理服務外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督的要求。本文件適用于機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展不涉及國家秘密的傳統(tǒng)載體檔案整理服務外包工作。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T68.1—2020檔案服務外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　3、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案整理archivesarrangement

　　按照一定的原則,對檔案實體進行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒,使之有序化的過程。

　　[來源:DA/T1—2000,5.1,有修改]

　　3.2檔案整理外包

　　archivesarrangementoutsource

　　發(fā)包方根據(jù)需要,對指定范圍內的檔案,將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。

　　3.3檔案整理服務

　　archivesarrangementservice

　　承包方根據(jù)合同約定,按照一定的原則和方法,對發(fā)包方指定的待整理檔案提供特定服務,以滿足發(fā)包方需求的行為。

　　3.4整理服務項目組

　　archivesarrangementserviceprojectteam

　　承包方根據(jù)發(fā)包方的業(yè)務需求、檔案特點及其管理要求,為完成發(fā)包方的檔案整理任務而建立的工作組。

　　4發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　發(fā)包方應按照DA/T68.1的規(guī)定,堅持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務外包范圍,開展外包工作。根據(jù)國家法律法規(guī),結合各地區(qū)政策實際,選定符合條件的承包方,簽訂服務合同和保密協(xié)議,并履行組織、管理、檢查、驗收責任,做好對外包項目全過程、全方位的管控。

　　4.2前期準備

　　4.2.1發(fā)包方應提供待整理檔案的清單。

　　4.2.2發(fā)包方應提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場所、設施、設備。

　　4.2.3發(fā)包方應組建檔案整理外包工作小組,指定專人負責與承包方對接,有序推進檔案整理服務外包工作。

　　4.2.4發(fā)包方應明確檔案整理的工作內容、工作要求和應遵守的規(guī)章制度,審定承包方的整理服務方案,與承包方做到權責明晰。

　　4.2.5發(fā)包方應與承包方履行待整理檔案的交接手續(xù),做好清點交接工作并形成交接文據(jù)。交接文據(jù)上應區(qū)分類別,標明數(shù)量、移交人、接收人和移交時間等內容。

　　4.3人員管理

　　4.3.1發(fā)包方應對承包方整理服務項目組人員名單的確定與調整進行審核備案(備案表參見DA/T68.1—2020附錄B),并對承包方整理服務人員的情況進行監(jiān)管。

　　4.3.2除發(fā)包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務項目組的人員,凡進入整理場所的其他人員應履行登記手續(xù)。整理場所人員進出登記表參見附錄A。

　　4.3.3外單位人員及承包方非整理服務項目組備案人員,均作為訪客管理。訪客進入整理場所應經發(fā)包方審批。訪客進入整理場所審批表參見附錄B。

　　4.4場所管理

　　4.4.1檔案整理場所一般宜安排在發(fā)包方的辦公地點,確需安排在承包方提供的場所,應在合同中明確責任。

　　4.4.2檔案整理場所應符合安保、消防等檔案安全管理要求。

　　4.4.3檔案整理場所應設置檔案存放區(qū)、工作區(qū)。整理場所外應配備專柜,供存放私人物品。

　　4.4.4發(fā)包方和承包方應落實專人,加強整理場所管理。

　　4.4.5發(fā)包方應對整理場所進行定期或不定期的巡查并建立臺賬。臺賬應反映檢查時間、檢查人、檢查事項、存在問題、整改措施及落實情況等。

　　4.4.6整理場所應安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng),實施全方位監(jiān)控,重點覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū),監(jiān)控應避免直接攝錄檔案內容。視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產生之日起保存不少于6個月。

　　4.4.7發(fā)包方應定期對視頻進行回放檢查,并建立回放記錄臺賬。檔案整理場所設于承包方的,應要求承包方移交視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄臺賬。

　　4.4.8進出整理場所人員不應攜帶照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質等電子設備和智能穿戴設備。確需攜帶的,應經發(fā)包方安全檢查,形成進出場記錄,并指定專人管理。

　　4.4.9檔案整理場所內除檔案和必備的工具器材設備之外,嚴禁存放任何易燃易爆危險品,嚴禁將火柴、打火機、水杯、飲料、食品、動物等私人物品帶入檔案整理場所。

　　4.5設備管理

　　4.5.1發(fā)包方應做好整理服務所使用的信息設備和存儲設備的管理。

　　4.5.2整理服務入場時,發(fā)包方應做好設備的信息安全技術檢測和登記工作,并采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

　　4.5.3整理服務過程中,應對設備使用情況進行檢查,嚴禁連接互聯(lián)網和其他公共信息網絡,嚴禁檔案服務項目組工作人員擅自刪除或下載檔案數(shù)據(jù)。

　　4.5.4整理服務撤場前,發(fā)包方應對承包方攜帶的設備進行信息安全技術檢測,徹底清除整理服務過程中產生的所有數(shù)據(jù);或者由承包方按合同約定將設備移交發(fā)包方。

　　4.6過程管理

　　4.6.1發(fā)包方應加強對承包方檔案服務過程中安全保密工作的監(jiān)督檢查,及時消除安全隱患。

　　4.6.2發(fā)包方應對承包方的實施質量進行監(jiān)督檢查,必要時引進第三方機構進行服務監(jiān)管。

　　4.6.3發(fā)包方應及時協(xié)助解決承包方在檔案整理服務過程中發(fā)現(xiàn)的檔案應歸未歸、缺章少頁、無處理結果等相關問題并做好收集、增補等工作。對確實無法收集、增補的,應出具情況說明。

　　4.6.4發(fā)包方應定期聽取承包方檔案整理工作的進度匯報。發(fā)現(xiàn)實施進度與計劃出現(xiàn)偏差、發(fā)包工作量與合同約定有出入等情況,雙方應及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。

　　4.6.5發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的,發(fā)包方應采取應急措施并及時向同級檔案主管部門報告。

　　4.7項目驗收

　　4.7.1發(fā)包方在確定項目完成后,應及時組織驗收。

　　4.7.2檔案數(shù)量較大、服務周期較長的項目,發(fā)包方可組織階段性驗收。

　　4.7.3發(fā)包方應以國家有關標準規(guī)范和檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案等為驗收依據(jù),從工作責任制和管理制度落實情況、整理場所設施設備配置使用情況、人員管理情況、整理服務質量情況、合同履行情況等方面進行驗收。

　　4.7.4整理服務質量主要從分類的準確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應關系的一致性、檔號編制的準確性等方面進行抽查,抽查比例不應少于各類檔案總量的20%。整理服務質量準確率要求達95%及以上,其中條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應關系的一致性、檔號準確率要

　　求達100%。

　　4.7.5驗收未通過的,發(fā)包方應出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗收,直至驗收通過。

　　4.7.6驗收通過后,發(fā)包方應出具驗收報告,與承包方做好檔案實體清點,辦理交接手續(xù)。

　　4.7.7項目自驗收報告形成之日起進入質保期,質保期一般不少于1年。質保內容和范圍可在合同中明確。

　　4.7.8發(fā)包方應對檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案、交接文據(jù)、工作聯(lián)系單、檢查臺賬、驗收報告等材料及時收集并歸檔。

　　5、承包方工作規(guī)范

　　5.1總體要求

　　承包方應按照DA/T68.1的要求,加強自身目標與原則管理、戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務管理、安全管理,遵循有關標準規(guī)范,優(yōu)質高效地完成檔案整理服務工作。

　　5.2開工準備

　　5.2.1承包方應與發(fā)包方充分溝通,深入了解發(fā)包方的歷史沿革、機構職能、擬發(fā)包項目的概況、服務內容、服務時間、服務數(shù)量、分類方案、管理現(xiàn)狀等信息,必要時形成會議紀要。

　　5.2.2承包方應編制整理服務方案,主要包括服務目標、服務依據(jù)、人員配置、服務時間、服務地點、整理方法、整理內容,以及進度控制、質量控制、安全保密措施等,并提交發(fā)包方審核確認。

　　5.2.3承包方應對項目負責人、整理人員等項目組成員進行崗前培訓和技術交底。

　　5.2.4承包方制定的項目管理、質量管理、現(xiàn)場管理、保密管理、安全管理等制度,應提交發(fā)包方審核備案。

　　5.3人員保障

　　5.3.1承包方應根據(jù)招投標文件、合同等約定,成立整理服務項目組,按發(fā)包方要求配備具有相應知識水平、業(yè)務技能的項目負責人和整理人員,并保證項目組成員在服務過程中的穩(wěn)定性。人員中途更換應征得發(fā)包方同意并及時報發(fā)包方備案。

　　5.3.2承包方有責任對整理服務項目組人員進行背景調查,確保社會關系清楚,歷史清白。

　　5.3.3承包方應對檔案整理服務項目組人員進行安全保密教育,簽訂勞動合同和保密責任書(保密協(xié)議)。保密協(xié)議條款參見DA/T68.1附錄C。

　　5.4場所管理

　　5.4.1承包方可對發(fā)包方提供的整理場所提出合理化建議。

　　5.4.2承包方應與整理服務項目組負責人簽訂承諾書,明確其對整理場所負直接管理責任。

　　5.4.3工作期間,整理場所應封閉管理,非整理服務項目組備案人員,未經發(fā)包方審批,訪客不應隨意進入。

　　5.4.4整理場所應整潔有序。私人物品應放置在專柜,不應帶入檔案存放區(qū)和工作區(qū)。

　　5.5作業(yè)管理

　　5.5.1承包方應掌握所承接檔案類型的整理標準和規(guī)范,按照標準和規(guī)范做好檔案實體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等整理服務工作。

　　5.5.2承包方在整理服務過程中應形成相應的工作流程單,對檔案整理服務各操作環(huán)節(jié)或步驟做好相應記錄,保證檔案整理服務過程的可追溯性。

　　5.5.3承包方在整理服務過程中,發(fā)現(xiàn)問題應向發(fā)包方出具工作聯(lián)系單(見附錄C)。

　　5.5.4承包方在整理服務過程中應建立質檢管理機制,落實質檢人員,對各操作環(huán)節(jié)或步驟進行質檢,質檢情況可形成項目問題跟蹤表(見附錄D)。

　　5.5.5承包方應定期向發(fā)包方匯報整理服務進展情況。

　　5.5.6未經發(fā)包方允許,承包方不應將檔案、檔案復制件及其他各種文件材料帶離整理場所,不應帶入有信息錄入、傳播功能的設備,不應以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。

　　5.5.7承包方在整理過程中發(fā)現(xiàn)需要調整分類方案,或發(fā)包工作量與合同約定有出入等問題時,雙方應及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。

　　5.5.8承包方應將整理服務過程中形成的備查資料或認為不需要歸檔的文件登記造冊,供發(fā)包方審定、處置。嚴禁擅自銷毀文件。

　　5.5.9承包方在整理服務過程中,應落實好檔案安全和保密制度,確保檔案實體和信息安全,保守國家秘密,保護發(fā)包方的知識產權、商業(yè)秘密和個人隱私安全。

　　5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的,承包方應協(xié)助做好相關工作。

　　5.6交付撤場

　　5.6.1項目完成后,承包方應提出驗收申請,配合發(fā)包方開展驗收工作。

　　5.6.2通過驗收后,承包方應及時辦理交接手續(xù)。

　　5.6.3承包方撤場前應將檔案實體、電子目錄、紙質目錄、整理說明、工作臺帳、數(shù)據(jù)及存儲設備、辦公設備、耗材、辦公用品等移交給發(fā)包方。

　　5.6.4承包方攜帶進場的信息設備、存儲設備等須經發(fā)包方安全確認,方可帶離。

　　5.6.5由承包方安裝的視頻監(jiān)控系統(tǒng),應將監(jiān)控數(shù)據(jù)和回放記錄移交發(fā)包方保存。發(fā)包方應對監(jiān)控數(shù)據(jù)做好安全保密工作。

　　5.6.6承包方撤場前應向發(fā)包方有關人員做好整理成果的使用說明,并按要求做好相關培訓。

　　5.7后續(xù)管理

　　5.7.1承包方因服務項目形成的招標文件、投標文件、合同文件、整理服務方案、工作聯(lián)系單、驗收報告、客戶滿意度調查表、核算材料、支付憑證等文件材料,應及時歸檔。

　　5.7.2承包方對驗收發(fā)現(xiàn)的問題應落實整改,直至驗收通過并積極總結經驗,提升服務能力。

　　5.7.3承包方應以發(fā)包方需求為中心,在整理服務流程中按照“計劃-實施-評估-改進”循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務質量和用戶滿意度。

　　5.7.4在質保期內,承包方應依據(jù)合同約定對發(fā)包方進行回訪,向發(fā)包方提供技術指導,總結項目情況并持續(xù)改進。

　　6、信用評價與質量監(jiān)督

　　6.1信用評價

　　6.1.1發(fā)包方可對承包方的工作質量進行評價,必要時出具評價意見。

　　6.1.2承包方應根據(jù)企業(yè)信用評價情況建立服務信用評價檔案。

　　6.1.3承包方應配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門,做好業(yè)務管理、安全保密等各項檢查。

　　6.2服務質量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案整理服務外包工作應接受國家有關部門的監(jiān)督。

　　6.2.2承包方應依法合規(guī)開展檔案整理服務,并接受國家有關部門的監(jiān)督。

　　6.2.3檔案主管部門依法履行行業(yè)監(jiān)管責任,督促檔案服務外包單位落實管理責任,檢查檔案服務外包中的檔案安全、服務質量、管理措施和條件保障等情況。

　　6.3服務質量投訴

　　6.3.1承包方應建立服務質量投訴機制,對外公布投訴聯(lián)系方式。

　　6.3.2承包方應按照GB/T17242的要求建立投訴受理機構,定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務質量爭議時,雙方應協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調解、仲裁或提請訴訟。

　　紙質檔案整理服務公司

　　1紙質檔案數(shù)字化的概念及步驟

　　1.1紙質檔案數(shù)字化的定義

　　紙質檔案數(shù)字化（digitization of paper-based records）是采用掃描儀等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工處理，使其轉化為可以存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并且按照紙質檔案所存在的內在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程。

　　1.2紙質檔案數(shù)字化的主要步驟

　　紙質檔案數(shù)字化主要包括：紙質檔案的出庫、紙質檔案數(shù)字化的預處理、建立目錄數(shù)據(jù)庫、紙質檔案的數(shù)字化加工、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、驗收與移交入庫。

　　2紙質檔案數(shù)字化前處理工作的意義和主要內容

　　檔案數(shù)字化前處理工作是對檔案數(shù)字化轉換前開展的一種專業(yè)化技術準備工作，是在充分尊重檔案真實的基礎上，從便于保管利用的角度出發(fā)，為適應檔案數(shù)字化的技術要求開展的一項基礎性工作。檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎，開展前處理工作具有十分重要的意義。第一步要確定掃描頁。原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。第二步要編制頁號。應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。重新編制頁號時，一般用鉛筆。應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。第三步是拆除裝訂。應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術修復。褶皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。

　　2.1紙質檔案數(shù)字化前處理工作的意義

　　開展紙質檔案數(shù)字化前處理工作，對于提高檔案數(shù)字化質量和提升數(shù)字化檔案信息運行效益具有重要意義。

　　1）開展紙質檔案數(shù)字化前處理工作決定了檔案全文數(shù)字化資源的質量。由于各種因素影響，館藏紙質檔案存在著不少問題，在開展數(shù)字化之前需要系統(tǒng)解決。首先，館藏紙質檔案中，可能存在大量的效用低、重復甚至是無用的文件；其次，檔案整理可能存在不規(guī)范的現(xiàn)象；第三，由于時間久遠或保存不當，可能存在檔案破損、霉變等問題；第四，由于檔案著錄不規(guī)范，目錄數(shù)據(jù)庫質量不高，導致與檔案數(shù)字化后形成的全文數(shù)據(jù)庫不能有效掛接。數(shù)字化前處理工作，能夠系統(tǒng)解決前述問題，進而提高檔案全文數(shù)字化資源質量。

　　2）開展檔案數(shù)字化前處理工作有利于提高數(shù)字化檔案信息運行的效益。通過數(shù)字化前處理工作，剔除了無價值的檔案，去除了大量冗余信息，一方面可以節(jié)省數(shù)字化加工費用，另一方面有助于提高數(shù)字檔案信息的查準率，提升數(shù)字檔案館建設效果，發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的運行效益。

　　2.2紙質檔案數(shù)字化前期整理內容

　　檔案數(shù)字化工作的實質就是如實轉換，無論是掃描、翻拍還是模擬轉數(shù)字，其核心就是將原始檔案“克隆”至另一種載體形態(tài)之上，并保證內容、信息結構不變，完整和安全，同時便于查找和利用。檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實施應以此為出發(fā)點。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個部分：一是建庫，二是實體整理，三是過程記錄及整理。建庫是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎，實體整理是保證質量的前提，過程管理是維護檔案安全與完整，明確責任的重要環(huán)節(jié)，三者缺一不可。

　　2.2.1目錄信息整理

　　此處的整理工作包括整體建庫及補充著錄兩方面。在進行檔案數(shù)字化時仍沒有完整著錄信息的單位需要對目錄集中著錄和建庫，在完成編目工作后，才有可能銜接數(shù)字化對象審批、檔案出庫、整理、檢查核對等工作；對于已建庫但條目信息仍不完整的，應該對缺失、錯誤等信息進行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數(shù)字化成果的服務利用工作。如進一步設置及補充人名、地名、附件等著錄項目。

　　2.2.2核對性整理

　　檔案具有政治性、權威性及保密性特點。為了突出檔案工作嚴肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態(tài)度，認真核對各項內容，如拆除裝訂、實體檢查及數(shù)量清查等。其中針對拆除裝訂，是為了提高數(shù)字化效率的關鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實體檢查主要是核對檔案內容是否完整，是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進行，確保數(shù)據(jù)庫中的各個條目對應要素與實體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯誤，應立即糾正。

　　2.2.3實體修整性整理

　　當案卷或文件有規(guī)格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動實體修整工作，以確保檔案實體平整清潔，適于數(shù)字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質檔案實體高質量進入掃描設備。加固性整理，一般指對非標準規(guī)格檔案、破損檔案、過脆檔案進行襯頁、托裱等，進一步保護和延長實體壽命。

　　2.2.4管理過程記錄整理

　　受到程序復雜、工程量較大等因素的影響，紙質檔案數(shù)字化前期準備工作，常常會出現(xiàn)過程不明、銜接不暢等問題。因此應重視對檔案的檢查及驗收，兼顧檔案版權、安全等方面。條件允許的情況下，應對整個整理過程進行記錄，為檔案數(shù)字化審批、出入庫等工作提供一定支持，促使表單能夠隨著數(shù)字化工作深入而充實。

　　3紙質檔案數(shù)字化前期整理標準分析

　　3.1實體標準

　　檔案實體是數(shù)字性復制和保護的客體，是數(shù)字化設備的直接作用對象，是直接影響檔案數(shù)字化品質的關鍵因素之一。在實施數(shù)字化之前，其檔案實體的客觀整理標準就是客觀判斷檔案實體狀態(tài)，最小干預、真實還原，最大限度保留原始檔案的原汁原味。它的整理標準包括：頁碼標記完整準確，不缺頁跳頁；檔案案卷或文件整潔整齊，無卷邊，無折頁；如遇紙張發(fā)脆或載體破杯（如蟲蛀、磨損等）要以宣紙托裱、修補或加固；頁碼規(guī)范，無跳頁缺頁漏頁；脊背裝訂且紙張狀況良好的可視情況進行裁剪，非標準規(guī)格的檔案應通過接邊、襯紙等方式進行加工，利于快速掃描。

　　3.2著錄標準

　　人類社會進入到新時期，檔案載體不斷發(fā)展，傳統(tǒng)著錄標注已經無法滿足檔案發(fā)展需求。因此針對檔案內容的選擇、分析，不僅要尊重檔案真實性，且需要關注數(shù)字化手段、背景記錄等，以此來滿足檔案使用要求。針對著錄標準來說，應確保各要素完整性、項目全面，嚴格按照相關規(guī)則，以此來豐富檔案著錄項目，增強檔案著錄檢索價值。針對與技術相關的檔案，應對其背景、時間及色彩空間等進行完善，促使檔案轉型有序進行。

　　3.3檢查標準

　　檔案數(shù)字化的手段是轉化，目標是長期保存及利用。為避免數(shù)字化過程中諸多不確定因素，確保工作品質，應加強對數(shù)字化前檔案實體、邏輯、著錄狀態(tài)等方面的全面核查。概括來說，數(shù)字化前期檢查標準主要落實在以下方面：數(shù)字化審批單是否手續(xù)完整，數(shù)字化清單是否準確符實；實體方面頁面整潔，頁碼標識清晰，頁碼頁數(shù)一致，數(shù)量正確，附件完整；邏輯方面頁號連續(xù)，不缺不漏，語義完整，檔號與實體內容相符；著錄方面條目著錄要素完整、標識準確，無漏無缺。

　　3.4管理標準

　　檔案數(shù)字化作為一項系統(tǒng)性工作，需要對版權涉及的文字、圖像進行數(shù)字化處理。而這一環(huán)節(jié)涉及一定的法定事項、所有權等。因此加強對檔案數(shù)字化管理顯得尤為必要，不僅能夠確保檔案信息安全性，且能夠提高數(shù)字化轉化水平。針對管理標準來看，應注意以下幾項內容：如是否擁有法人簽字認可的審批表、數(shù)字化行為是否授權、是否具備加工流程單等。在實踐中，積極落實責任制，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平，從而促進紙質檔案數(shù)字化工作順利開展。隨著紙質檔案工作不斷發(fā)展，還需要加強對內容及標準的研究，逐步完善檔案數(shù)字化轉型工作，提升檔案數(shù)字化工作品質，為我國經濟社會可持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)。

　　4有效開展紙質檔案數(shù)字化前整理工作的對策

　　4.1建立完善安全保密制度，確保檔案信息安全

　　在開展檔案數(shù)字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并嚴格執(zhí)行，同時加強保密宣傳，增強本單位全員的保密意識。其次，要對數(shù)字化加工人員的保密素養(yǎng)進行審查，保證其嚴格執(zhí)行工作流程，防止在工作環(huán)節(jié)中失泄密。第三，要加強檔案數(shù)字化硬件設施管理，確保數(shù)字化過程中的檔案信息安全。第四，要加強檔案計算機管理系統(tǒng)的安全管理，保證涉密網絡與互聯(lián)網物理隔離，防止數(shù)字化成果泄密。涉密檔案的安全保密問題貫穿數(shù)字化加工的全過程，在檔案數(shù)字化工作中我們要始終把檔案安全保密工作放到工作的首位，杜絕失泄密，保證檔案信息的安全。

　　4.2統(tǒng)一建設標準，把好檔案質量

　　檔案數(shù)字化建設與信息技術息息相關，而信息技術涉及面很廣，要想實現(xiàn)檔案的便捷管理和信息共享，需要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化建設標準，以使檔案資源在各軟硬件平臺皆能具有較強的兼容性，也便于檔案資料的保存與傳遞。這一方面需規(guī)范紙質檔案數(shù)字化轉化的格式，另一方面也應處理好音視頻檔案數(shù)字化轉化、一體化利用、各數(shù)據(jù)庫之間無縫銜接的問題，通過統(tǒng)一建設標準，規(guī)范檔案數(shù)字化管理，以實現(xiàn)檔案信息在互聯(lián)網時代的高效傳輸，加快檔案的信息化、網絡化發(fā)展。檔案館數(shù)字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規(guī)范體系。

　　4.3建立電子檔案著錄規(guī)則，明確數(shù)字化成果著錄項

　　于《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18—1999)在電子檔案著錄工作上存在很多局限性，隨著檔案信息化的不斷推進，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實際需要，加強電子檔案的管理，國家應盡快制定電子檔案著錄規(guī)則，明確電子檔案著錄項。明確電子檔案著錄項可以對數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進行規(guī)范，準確地對紙質檔案數(shù)字化成果進行著錄，不僅可以有效提高紙質檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時還能夠保證電子檔案的真實性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。

　　4.4嚴格紙質檔案數(shù)字化前處理

　　在檔案數(shù)字化過程中，前整理工作直接決定了檔案數(shù)字化工作的質量。此次實施的新規(guī)范增強了數(shù)字化前處理部分的內容，包括對實體檔案保護和檔案規(guī)范化管理方面的要求。在實際工作中，我們還可能遇到各種各樣的情況，比如檔案內容殘缺，檔案內容信息敏感不宜公開，檔案內夾有訂書釘、曲別針等金屬物。這些都需要我們在數(shù)字化進行前做出相應處理。對內容殘缺的應及時進行記錄，對不宜公開的敏感信息暫不進行掃描，對訂書釘、曲別針等金屬物應予以拆除等等?？傊堎|檔案數(shù)字化前處理工作作為館藏檔案數(shù)字化的第一步，是最基礎也是最重要的環(huán)節(jié)，嚴格做好這一環(huán)節(jié)的工作，對提高檔案數(shù)字化質量和提升數(shù)字化檔案信息利用效果都具有非常重要的意義。

　　4.5科學界定紙質檔案數(shù)字化范圍

　　科學界定紙質檔案數(shù)字化范圍，是做好館藏紙質檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化對象范圍界定的科學、合理，將對我們的數(shù)字化工作起到事半功倍的效果。紙質檔案數(shù)字化工作的起步階段，我們通常是以館藏檔案的年度為計劃向前推進。但隨著紙質檔案數(shù)字化工作的深入開展，大家越來越認識到，方便、快捷地提供利用是紙質檔案數(shù)字化的主要用途。也就是說，在現(xiàn)階段，紙質檔案數(shù)字化的根本價值取向是方便和利用。以年度為計劃的數(shù)字化工作，雖然工作量完整且便于統(tǒng)計，但對于其中一些利用率低的檔案，是既花費了時間、人力、物力，又占用了存儲空間，可以說毫無意義。因此，在數(shù)字化前，我們必須進行充分的調研，對利用頻率高的檔案首先列入數(shù)字化范圍。

　　4.6加快專業(yè)數(shù)字化人才培養(yǎng)

　　紙質檔案數(shù)字化全程管理的實施主體是具有主觀能動性的人，無論是組織實施、技術保障，還是監(jiān)督檢查、成果驗收，都離不開人這個主體因素。那么，什么樣的人才能勝任這些工作，更好地履行各環(huán)節(jié)的職責呢？這就需要專業(yè)的數(shù)字化人才。專業(yè)數(shù)字化人才在紙質檔案數(shù)字化過程中發(fā)揮重要作用，是保證數(shù)字化工作快速高效進行的關鍵。因此必須加快對這類人才的培養(yǎng)力度，引導和鼓勵檔案工作者更新知識、提升能力，盡快造就一批檔案信息化建設需要的專業(yè)數(shù)字化人才。同時，我們還應完善人才引進體系，引進計算機人才加入到檔案事業(yè)中來，為紙質檔案數(shù)字化的順利、高質、高效的開展做好人員保障。