《檔案數(shù)字化服務(wù)》旨在指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案數(shù)字化服務(wù)發(fā)包工作和安全管理工作，指導(dǎo)承包方建立規(guī)范的業(yè)務(wù)操作程序和有效的安全管理體系，綿陽檔案數(shù)字化公司提供第三方機(jī)構(gòu)對于承包方項目評估的參考依據(jù)，從而推動檔案數(shù)字化服務(wù)外包的良性、有序發(fā)展。

　　《檔案工作外包規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》解讀

　　《檔案工作外包規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)》（DA/T68.2一2020，以下簡稱《檔案數(shù)字化服務(wù)》）于2020年5月18日由國家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布，并于2020年6月1日起實施?！稒n案數(shù)字化服務(wù)》與《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)》（DA/T68.3一2020）作為《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分：總則》（DA/T68.1一2020，以下簡稱《總則》）的分項標(biāo)準(zhǔn)正式發(fā)布，這標(biāo)志著檔案服務(wù)外包工作規(guī)范系列標(biāo)準(zhǔn)正趨于完善。

　　出臺背景

　　檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是各級各類檔案部門的一項重要工作任務(wù)?，F(xiàn)實中，許多單位囿于時間、技術(shù)、人員條件限制，選擇將檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)，有效地提高了檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。但是，檔案因其具有原始性、唯一性、機(jī)密性的特點(diǎn)，在檔案數(shù)字化服務(wù)外包過程中面臨著諸多的質(zhì)量問題和安全風(fēng)險。為此，有必要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作予以規(guī)范。

　　編制思路

　　一是《總則》在數(shù)字化外包服務(wù)類型細(xì)化與更新

　　《總則》是“檔案服務(wù)外包工作"系列規(guī)范的總體規(guī)則、規(guī)范，《檔案數(shù)字化服務(wù)》依附于《總則》制定，根據(jù)其確定的原則和基本要求，在編制時嚴(yán)格遵照了《總則》的標(biāo)準(zhǔn)精神，并對其進(jìn)行細(xì)化與延伸，保障檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的各項環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有規(guī)可循、有法可查。

　　同時，《檔案數(shù)字化服務(wù)》在“檔案數(shù)字化"方面對《總則》中某些概念的定義進(jìn)行更新，彰顯檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的與時俱進(jìn)。例如，“檔案數(shù)字化服務(wù)"的定義相比《總則》字?jǐn)?shù)雖少，但卻更為精要，并點(diǎn)明數(shù)字化的本質(zhì)，即信號模式的轉(zhuǎn)變過程并非保存載體等外在的遷移過程。

　　二是檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的重要補(bǔ)充

　　《總則》是“檔案服務(wù)外包工作"系列規(guī)范的總體規(guī)則、規(guī)范，《檔案數(shù)字化服務(wù)》依附于《總則》制定，根據(jù)其確定的原則和基本要求，在編制時嚴(yán)格遵照了《總則》的標(biāo)準(zhǔn)精神，并對其進(jìn)行細(xì)化與延伸，保障檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的各項環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有規(guī)可循、有法可查。

　　同時，《檔案數(shù)字化服務(wù)》在“檔案數(shù)字化"方面對《總則》中某些概念的定義進(jìn)行更新，彰顯檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的與時俱進(jìn)。例如，“檔案數(shù)字化服務(wù)"的定義相比《總則》字?jǐn)?shù)雖少，但卻更為精要，并點(diǎn)明數(shù)字化的本質(zhì)，即信號模式的轉(zhuǎn)變過程并非保存載體等外在的遷移過程。

　　三體現(xiàn)獨(dú)立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制的嚴(yán)謹(jǐn)性

　　雖然與《總則》和其他檔案數(shù)字化規(guī)范條款之間存在依附性和補(bǔ)充性，但作為獨(dú)立的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布，《檔案數(shù)字化服務(wù)》也凸顯了標(biāo)準(zhǔn)編制的嚴(yán)謹(jǐn)性。

　　第一，在結(jié)構(gòu)排列、文體表述、參考引用上均達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)編制要求，促使該標(biāo)準(zhǔn)提出的各種要求有依有規(guī)、合法合規(guī)。

　　第二，嚴(yán)格確定該標(biāo)準(zhǔn)使用范圍和對象，用語嚴(yán)謹(jǐn)。例如，在“1范圍”中指明“本部分適用不涉及國家秘密的檔案數(shù)字化服務(wù)外包。檔案縮微服務(wù)外包可參照本部分執(zhí)行"。在“3.1檔案數(shù)字化服務(wù)"中，著重強(qiáng)調(diào)“本部分中檔案數(shù)字化服務(wù)，不包含檔案數(shù)字化軟件開發(fā)或?qū)嵤?quot;。

　　第三，檔案管理服務(wù)外包過程中面臨著諸多的“實體+內(nèi)容"的雙重安全風(fēng)險。為此，該標(biāo)準(zhǔn)特別強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化外包過程中的安全管理和風(fēng)險管理，嚴(yán)格遵循并與國家檔案局近年來出臺的《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等相協(xié)調(diào)，具有較強(qiáng)的專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)性。

　　主要內(nèi)容

　　《檔案數(shù)字化服務(wù)》由前言、正文及參考文獻(xiàn)3部分組成，以外包服務(wù)主體（發(fā)包方、承包方）為點(diǎn)、以各自工作過程為線，交織聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)主體雙方的可互動性、權(quán)責(zé)一致性與檔案在數(shù)字化過程中的安全、規(guī)范、有效。

　　發(fā)包方工作規(guī)范

　　1、以合法、安全、可控為工作總原則

　　延續(xù)了《總則》中提出的工作原則，指出發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定，在檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中堅持合法、安全、可控原則，即在檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中，發(fā)包方應(yīng)掌握并采取有效措施遵守相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，制定和落實安全管理體系并對檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的全過程進(jìn)行監(jiān)控，以保證檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的規(guī)范有效開展。

　　2、結(jié)合工作內(nèi)容明確發(fā)包方工作要求

　　將發(fā)包方的工作劃分分為發(fā)包前期準(zhǔn)備工作、檔案數(shù)字化過程管理、檔案數(shù)字化成果管理3個階段，并結(jié)合具體工作內(nèi)容，對發(fā)包方每一階段的工作內(nèi)容進(jìn)行了明確。

　　在發(fā)包前期準(zhǔn)備工作階段，發(fā)包方工作包括明確工作要求、選定承包方、簽訂合同、選定場所、配置設(shè)備等，其中特別要重點(diǎn)關(guān)注檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作不同于其他類型檔案服務(wù)外包工作的特殊性要求，如“4.2.1明確工作要求"中提出的應(yīng)對檔案進(jìn)行鑒定以明確檔案數(shù)字化服務(wù)外包的范圍和優(yōu)先順序，“4.2.4選定場所"中提出的檔案數(shù)字化加工場所選擇、視頻監(jiān)控系統(tǒng)配備等，確保發(fā)包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包前期準(zhǔn)備工作的充分與專業(yè)。

　　在檔案數(shù)字化過程管理階段，著重強(qiáng)調(diào)發(fā)包方對承包方及具體檔案數(shù)字化操作過程中的監(jiān)督職責(zé)，對檔案數(shù)字化過程中發(fā)包方應(yīng)承擔(dān)的事項作出了具體明確的規(guī)定，這與《中華人民共和國檔案法》第二十四條中“對受托方進(jìn)行監(jiān)督"的相關(guān)要求是一致的。

　　如涉及人員方面，發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與該項目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案，應(yīng)禁止承包方工作人員擅自進(jìn)入檔案庫房等；涉及檔案方面，發(fā)包方應(yīng)對擬數(shù)字化的檔案的敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性進(jìn)行檢查，按照工作計劃對檔案分批調(diào)檔出庫和接收歸庫等。這些要求的提出是合法、安全、可控原則的充分體現(xiàn)，有助于規(guī)避檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的風(fēng)險隱患。

　　在檔案數(shù)字化成果管理階段，發(fā)包方工作包括數(shù)據(jù)檢驗、安全確認(rèn)和驗收總結(jié)等內(nèi)容。數(shù)據(jù)檢驗是對檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的直接把控，應(yīng)特別注意檔案數(shù)字化加工過程中除產(chǎn)生數(shù)字化掃描件等成果，期間產(chǎn)生的各種工作文件、日志記錄、元數(shù)據(jù)等也應(yīng)被視作數(shù)字化成果的一部分，應(yīng)按照要求做好移交工作。

　　安全確認(rèn)主要是對承包方交付的各種存儲介質(zhì)、視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄以及承包方自帶的各種軟硬件設(shè)備等進(jìn)行檢查，以再次確保數(shù)字化服務(wù)外包工作的安全、規(guī)范。驗收總結(jié)作為發(fā)包方工作的最后環(huán)節(jié)，按照4.4.3要求做好驗收總結(jié)工作，有助于形成工作閉環(huán)，保障數(shù)字化服務(wù)外包工作的有效、持續(xù)開展。

　　承包方工作規(guī)范

　　1、注重承包方能力建設(shè)

　　注重對承包方能力的建設(shè)，并特別強(qiáng)調(diào)提高檔案數(shù)字化服務(wù)所需的特殊服務(wù)能力建設(shè)，以促進(jìn)承包方在檔案數(shù)字化中的不斷改進(jìn)與優(yōu)化。

　　2、為承包方檔案數(shù)字化外包重點(diǎn)環(huán)節(jié)提供規(guī)范指引

　　根據(jù)承方檔案數(shù)字化服外包的工作內(nèi)令，對其中制定工作方案、人員管理、設(shè)備管理等環(huán)節(jié)提出要求，這些環(huán)節(jié)既與發(fā)包方的3個工作階段相對應(yīng)，又是承包方工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，可為承包方規(guī)范開展檔案數(shù)字化服務(wù)提供指引。

　　在制定工作方案環(huán)節(jié)，與發(fā)包方前期準(zhǔn)備工作階段相對應(yīng)，除應(yīng)滿足發(fā)包方工作要求外，著重強(qiáng)調(diào)承包方發(fā)揮主觀能動性做好前期調(diào)查研究工作，并根據(jù)調(diào)查研究編制工作方案。

　　在人員管理、設(shè)備管理、現(xiàn)場管理、訪客管理、流程與作業(yè)管理環(huán)節(jié)，對應(yīng)發(fā)包方檔案數(shù)字化過程管理階段，結(jié)合了檔案數(shù)字化工作特點(diǎn)為承包方規(guī)范開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作提供了具體、明確的操作規(guī)范。

　　“5.3人員管理"對參與數(shù)字化外包服務(wù)的工作人員的資質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、培訓(xùn)等提出了要求，以保證工作人員的可靠、專業(yè)。針對檔案數(shù)字化依賴設(shè)施設(shè)備程度較高的特點(diǎn)，“5.4設(shè)備管理"對承包方檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備管理要求予以細(xì)化和明確，如5.4.3要求檔案數(shù)字化加工使用的設(shè)施設(shè)備必須采用技術(shù)手段或物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口并定期進(jìn)行檢查。

　　“5.5現(xiàn)場管理”和“5.6訪客管理”對檔案數(shù)字化場所中的工作人員、訪客、物品等作出規(guī)定，一般情況下無關(guān)人員、物品不得進(jìn)入現(xiàn)場，應(yīng)對現(xiàn)場的物品、人員按照要求進(jìn)行嚴(yán)格管控?！?.7流程與作業(yè)管理"要求承包方按照相關(guān)規(guī)定確保數(shù)字化流程、操作方法和質(zhì)量的規(guī)范性，還應(yīng)注意每一環(huán)節(jié)均應(yīng)填表記錄、不得損壞檔案載體或篡改檔案內(nèi)容、應(yīng)根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進(jìn)行數(shù)字化等。

　　在成果管理和持續(xù)改進(jìn)環(huán)節(jié)，對應(yīng)發(fā)包方檔案數(shù)字化成果管理階段，從承包方的角度提出了相應(yīng)要求，主要包含3方面內(nèi)容：對于尚未移交的檔案數(shù)字化成果，承包方應(yīng)做好備份工作；對于經(jīng)發(fā)包方數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果，承包方應(yīng)連同數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等及使用的各種存儲介質(zhì)移交發(fā)包方并履行書面交接手續(xù)；對于工作中產(chǎn)生的包括工作人員名單、訪客名單等記錄，承包方應(yīng)歸檔保存兩份，并將其中一份在該環(huán)節(jié)提交發(fā)包方。持續(xù)改進(jìn)環(huán)節(jié)要求承包方及時總結(jié)工作經(jīng)驗，為后續(xù)改進(jìn)服務(wù)工作、提升服務(wù)能力奠定基礎(chǔ)。

　　三信用評價與質(zhì)量監(jiān)督

　　信用評價與質(zhì)量監(jiān)督為檔案數(shù)字化服務(wù)外包評價監(jiān)督工作提供了參考，包括信用評價、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)、服務(wù)質(zhì)量投訴3方面內(nèi)容，明確提出承包方應(yīng)建立企業(yè)信用評價檔案，發(fā)包方和承包方檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作均應(yīng)接受國家有關(guān)部門監(jiān)督，承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制等工作要求，這些工作有助于約束和規(guī)范發(fā)包方和承包方的行為，為提升檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作質(zhì)量提供保障。