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揚州檔案整理服務(wù)公司

時間:2022-08-29 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  揚州檔案整理服務(wù)公司:為確保行政許可檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化,做到許可信息查詢便捷高效,近期,揚州行政審批服務(wù)局利用工作業(yè)余時間開展了社會事務(wù)方面的行政許可檔案整理清零工作,以檔案整理為契機倒逼社會事務(wù)等方面的業(yè)務(wù)流程再優(yōu)化、服務(wù)質(zhì)量再提高、工作落實再細(xì)致,同時為行政許可檔案的“即批即整”奠定了堅實基礎(chǔ)。

揚州檔案整理服務(wù)公司

  樹立一盤棋思想團結(jié)合作齊動員

  揚州行政審批服務(wù)局認(rèn)真貫徹落實對檔案整理工作的部署和要求,高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的把檔案整理工作做實做細(xì)做好。先由經(jīng)辦人自查自糾,再由股室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)兩道關(guān)口,充分發(fā)揮團隊力量,分工協(xié)作;對不完整不規(guī)范的材料責(zé)令重新整改補充,確保審批材料健全完善、收集齊全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

  依法依規(guī)科學(xué)立卷編目準(zhǔn)確便捷規(guī)范

  縣行政審批服務(wù)局嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國行政許可法》、《山東省行政許可檔案管理辦法》等法律法規(guī)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)整理歸類。認(rèn)真填寫卷宗封面、編寫案卷號,按目錄順序整理成冊,每一個環(huán)節(jié)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),確保檔案整理收集全面、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、編目科學(xué)、裝訂美觀;按照事項許可時間,采用“一事一表”的方式,對每項業(yè)務(wù)進(jìn)行分類統(tǒng)計,詳細(xì)記錄許可信息(單位名稱、法定代表人、統(tǒng)一信用代碼、聯(lián)系方式等),做到一案一卷,一卷一號,做到審批信息可追溯,查詢更便捷、更高效。

  揚州檔案整理服務(wù)公司制度及流程

  一、目的

  加強文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。

  二、適用范圍

  適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

  三、術(shù)語和定義

  1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

  2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

  四、職責(zé)

  1、行政人事部:

  1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

  2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

  3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

  4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;

  5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

  6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

  2、其他各部門的相關(guān)人員:

  1)負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政人事部;

  2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

  3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

  4)財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料;

  3、各部門檔案主管人員

  1)負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

  4、各部門負(fù)責(zé)人

  1)負(fù)責(zé)對部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

  五、工作程序

  1、檔案資料的收集

  1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制本部門《文件(合同)管理記錄目錄》。

  2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

  a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

  b)檔案資料的標(biāo)識

  各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見后。

  c)檔案資料的日常管理:

 ?、烹娮宇惡贤蚱渌枰9艿碾娮游募瑧?yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

 ?、莆募?、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便

  檢索利用。

 ?、俏募Y料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排列

  放在文件/檔案柜中。

  d)檔案借閱

  (1)借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),

  不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

 ?、茩n案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

 ?、墙栝啓n案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

 ?、冉铏n人必須愛護檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞;

  e)檔案銷毀

 ?、艑σ咽ダ脙r值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門總經(jīng)理批準(zhǔn),批準(zhǔn)后方可銷毀。

  ⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政人事部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

  2、檔案管理細(xì)則

  1)檔案資料的歸檔范圍

 ?、殴緦ν獍l(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

 ?、乒臼盏降墓?,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

 ?、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

 ?、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

 ?、芍匾臅h材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

 ?、史从彻局饕毮芑顒拥膱蟾?、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

 ?、斯镜母鞣N工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

 ?、瘫竟九c有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

 ?、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧稀T工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

 ?、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

 ?、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

 ?、型獬龉珓?wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

  ⒀財務(wù)檔案資料;

  ⒁各種實物檔案;

  ⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

  3、檔案資料的歸檔要求

 ?、艢w檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

  ⑵一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存

  檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政人事部以影印本歸檔。

 ?、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

 ?、茸游募?yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息。

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