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黔東南檔案數(shù)字化公司

時間:2022-08-29 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  所謂的檔案數(shù)字化,就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術來管理各類檔案,流程是這樣的:檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—目錄和掃描好的電子圖片導入檔案管理軟件。黔東南檔案數(shù)字化公司就是通過一定的技術操作把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。

黔東南檔案數(shù)字化公司

  檔案數(shù)字化|如何做好元數(shù)據(jù)掛接工

  元數(shù)據(jù)著錄、數(shù)字化掃描工作結束之后,就需要進行數(shù)據(jù)掛接,將目錄數(shù)據(jù)導入到檔案管理系統(tǒng)中,將數(shù)字化原文與目錄數(shù)據(jù)進行關聯(lián),使之成為可以查詢檢索的數(shù)字化成果。本文主要談談數(shù)據(jù)掛接相關內(nèi)容。

  《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》對數(shù)據(jù)掛接的要求

  1、應借助相關軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行掛接,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關聯(lián)。

  2、逐條對掛接結果進行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤及時進行糾正。

  數(shù)據(jù)掛接的形式

  1.手工上傳掛接

  現(xiàn)在的檔案管理軟件一般都提供手工上傳原文進行掛接的形式,元數(shù)據(jù)著錄完畢即形成一條目錄數(shù)據(jù),通過點擊“上傳”按鈕將數(shù)字化掃描原文與目錄數(shù)據(jù)進行關聯(lián)對應,即為掛接。此種方式,數(shù)據(jù)關聯(lián)的準確性高,對數(shù)字化掃描件的要求不高,數(shù)據(jù)存儲管理即使不是很科學,也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)關聯(lián)。

  手工掛接的缺點也很明顯,就是手工操作效率較為低下,單位時間內(nèi)完成工作量及其低下,一般很少工作量,或者需要修改更正的情況下可以使用手工掛接。

  2.批量原文掛接

  檔案管理軟件一般都有批量原文掛接的功能,批量掛接的前提是嚴格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》進行原文存儲管理、圖像命名。既要符合國標標準,又需要檔案管理部門自身制定詳細的管理方案,具體的存儲路徑,如磁盤怎么區(qū)分、門類、全宗、年度、期限怎么在磁盤路徑中體現(xiàn);具體的圖像命名,單頁掃描件怎么命名,多頁掃描件怎么命名,是都保存,還是只保存一部分等等。

  檔案管理軟件的批量原文掛接功能,一般是以檔號為基準來實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)的關聯(lián)。這就要求,首先要有準確的“檔號”目錄數(shù)據(jù),按照檔案整理方案、檔案著錄規(guī)則,錄入元數(shù)據(jù)后,生成“檔號”;其次數(shù)字化掃描過程中,文件夾以檔號命名,數(shù)字圖像以檔號為基礎命名,只有這樣才能有實現(xiàn)批量原文掛接的可能。

  批量原文掛接的實現(xiàn)途徑,主要是原文文件名或者原文文件夾名和目錄數(shù)據(jù)庫中的關鍵字段(一般為檔號),進行匹配,匹配成功即傳輸原文到相應磁盤位置,同時將磁盤路徑位置寫入對應目錄數(shù)據(jù)庫中,完成原文掛接操作。批量掛接可以自動化實現(xiàn)成千上萬條數(shù)據(jù)的關聯(lián)工作,工作效率高,出錯概率底。目前,基本上采用這種形式進行數(shù)據(jù)掛接。

  元數(shù)據(jù)掛接的要求

  1.元數(shù)據(jù)著錄的規(guī)范性

  需要按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與著錄細則》(DB34/T450-2004)等標準規(guī)范,確定檔案數(shù)據(jù)庫的結構標準、元數(shù)據(jù)字段、著錄的規(guī)則等。項目開展前進行技能培訓,合格才能上崗,著錄過程中嚴格按照標準規(guī)范進行,遇到特殊情況及時反饋,確保著錄的準確性、規(guī)范性。

 ?、贆n號組成項需要著錄規(guī)范。

  如全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實體分類號、項目號、卷/件號等。一般在檔案管理軟件中“全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實體分類號、項目號”可以設置為自動繼承,“卷/件號”要能夠自動加一。在具體的著錄過程中,“保管期限、歸檔年度”的更迭要注意“卷/件號”是否對應調(diào)整。

 ?、凇绊摂?shù)、頁碼”需要填寫準確。

  優(yōu)秀的檔案管理軟件不僅僅要有批量掛接原文的能力,同時需要具有檢測原文的能力?,F(xiàn)在的檔案整理規(guī)范,無論是以件為單位的檔案,還是以卷為單位的檔案,都要求編寫頁碼,一方面便于查找利用,另一方面是對檔案規(guī)范管理的要求。元數(shù)據(jù)著錄的過程,需要將“頁數(shù)、頁碼”手工著錄進入系統(tǒng)中,由于手工著錄,此兩碼常常會有錯誤,而且不容易發(fā)現(xiàn)錯誤,如何解決就是個難題。原文掛接的過程中,增加統(tǒng)計、匹配能,將原文的數(shù)量與著錄的數(shù)量進行對比,很容易發(fā)現(xiàn)問題,進而解決問題。

  有的數(shù)字化加工企業(yè),還使用了先掃描,后統(tǒng)計頁數(shù),再將頁數(shù)反向導入目錄元數(shù)據(jù)的“頁數(shù)”中。

  2.數(shù)字化掃描的規(guī)范性

  按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31—2017)選擇合適的存儲格式,以檔號為基礎對數(shù)字圖像命名,科學建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑。

  3.提高批量掛接的準確性

  我們常常會遇到原文和目錄不對應,所見非所得,都在抱怨是掛接的錯誤,手工掛接或許會有錯誤,自動化的批量掛接是不會有錯誤的,如果有錯誤要么是著錄元數(shù)據(jù)時出錯了,要么是數(shù)字化掃描的過程出錯了。需要規(guī)范著錄、掃描的全過程,做到有人做、有人查、有人管。

  無論是軟件的開發(fā)方還是數(shù)字化的參與方,都應該想方設法提高數(shù)據(jù)的準確性。檔案數(shù)字化是個技術含量較低的行業(yè),但是處理的數(shù)據(jù)量較為龐大,而且大多是手工操作,錯誤率一致居高不下,如何解決這個問題,需要將管理與技術相結合,一方面嚴格按照操作流程進行實施,另一方面將現(xiàn)代化的技術手段融入其中,用軟件來檢測成果,提高準確性。

  1、檔案整理標準

  將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關,按類編號,頁碼進行編注,編碼不能出現(xiàn)重復,次序混亂。

  檔案材料整理完畢后,用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號,并在右下角寫上頁碼;紙張要求A4或B5格式,其他格式的文件需要改為A4版本。

  2、打印訂裝標準

  打印文件目錄;為符合《檔案整理細則》的規(guī)定,裝訂時一定要做到底側整齊,左側整齊。

  3、目錄錄入標準

  文件目錄的錄入要嚴格準確,具體要求如下:一是單記一條,不多記,少記;二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致,不得有差錯。

  4、掃描圖像標準

  檢查文件的掃描圖像,圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致;圖像清晰無雜質(zhì),亮度不易太強,但適中。

  分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔,圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。

  5、圖像處理標準

  基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊,肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡,字跡清晰。

  6、存儲處理標準

  存儲是對檔案信息的完整評估;檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像,以滿足驗收標準。原則上,存儲需要單獨存儲在服務器上,如果條件不能滿足,也可以用單獨的計算機代替。

  二、優(yōu)化建議

  1、增強數(shù)字化加工人員的安全意識

  可以在一定程度上減少信息泄露,應運用風險控制的思想定期進行評估。

  例如處理場地分散所帶來的文件實體風險,及時制定可行的應急策略,從而規(guī)范信息安全應急響應,能夠有效預先預防.

  及時控制和最大限度地消除各種突發(fā)事件的危害和影響,使安全危機在初期得以消除。

  2、完善安全監(jiān)管體系

  檔案數(shù)字化處理必須堅持法治,加強監(jiān)督和指導,制定科學、合理、詳細的安全管理措施;

  其次,進一步完善管理機構,明確分工,責任到人,建立覆蓋檔案數(shù)字化全過程的領導責任制和崗位安全責任制;實行監(jiān)督機制。

  由檔案管理機構和保密監(jiān)督部門共同制定監(jiān)督考核制度,對數(shù)字化服務機構的處理進度和保密措施的落實情況進行監(jiān)督檢查。

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