會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂，是指會(huì)計(jì)年度終了后對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理，立卷的一項(xiàng)工作。襄陽(yáng)會(huì)計(jì)檔案整理服務(wù)公司對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理裝訂有一定的要求和方法，首先要進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的整理，會(huì)計(jì)憑證的歸檔，會(huì)計(jì)賬本的整理，會(huì)計(jì)報(bào)表的整理，其他會(huì)計(jì)資料的整理，按規(guī)范整理好后，按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)。

　　一、會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)

　　概念：會(huì)計(jì)檔案是是各個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　特點(diǎn)：內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性；程序的緊密性（嚴(yán)密性）；來(lái)源地普遍性（廣泛性）；形式的多樣性（外表的形式不一）。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的整理

　?。ㄒ唬┤趦?nèi)會(huì)計(jì)文件的分類(lèi)

　　年度-名稱(chēng)-保管期限分類(lèi)法；名稱(chēng)-年度-保管期限分類(lèi)法；年度-組織機(jī)構(gòu)-名稱(chēng)-保管期限分類(lèi)法；年度-會(huì)計(jì)類(lèi)型-名稱(chēng)-保管期限分類(lèi)法。

　?。ǘ?huì)計(jì)文件的立卷

　　1、會(huì)計(jì)憑證的整理。將各種報(bào)銷(xiāo)單據(jù)、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、成本核算憑證、職工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證，都?xì)w入會(huì)計(jì)憑證范圍整理，及時(shí)整理立卷。

　　2、會(huì)計(jì)賬簿的整理。將會(huì)計(jì)總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金現(xiàn)納賬、銀行存款帳、固定資產(chǎn)賬和各種輔助賬，都?xì)w入會(huì)計(jì)賬簿范圍正。在年終決算后按找賬簿的種類(lèi)進(jìn)行整理立卷。

　　3、會(huì)計(jì)報(bào)表的整理。將年度報(bào)表、月（季）度報(bào)表、不定期專(zhuān)用報(bào)表和主要財(cái)務(wù)指數(shù)快報(bào)等，都?xì)w入會(huì)計(jì)報(bào)表范圍整理。

　　4、其他材料的整理。將銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單、移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)等，都?xì)w入“其他”類(lèi)范圍整理。

　　5、加蓋檔案號(hào)章

　　以上四項(xiàng)如果沒(méi)有“全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限”欄目標(biāo)識(shí)的，必須加蓋“檔案號(hào)章”，一般蓋在會(huì)計(jì)檔案封面的右上角或居中。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

　?。ㄒ唬?huì)計(jì)檔案鑒定的依據(jù)

　　依據(jù)：根據(jù)特點(diǎn)，分為永久保存（50年）和定期保存（25、20、15、10、5年）兩種。原則上按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和3個(gè)附件的規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況可以延長(zhǎng)保管期限。

　?。ǘ?huì)計(jì)檔案鑒定的步驟和方法

　　鑒定步驟：立卷過(guò)程中的初步鑒定；復(fù)查鑒定；終審鑒定。

　　方法：鑒定亦可采用直接鑒定法。直接審查會(huì)計(jì)各項(xiàng)因素，根據(jù)實(shí)際情況決定每份會(huì)計(jì)的價(jià)值及其存毀。

　　方法：（三）會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

　　經(jīng)過(guò)終審鑒定而確定為銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)編寫(xiě)會(huì)計(jì)銷(xiāo)毀清冊(cè)和銷(xiāo)毀審批表。然后報(bào)經(jīng)有關(guān)人員或有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

　　會(huì)計(jì)檔案整理歸檔制度

　　歸檔范圍

　　在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

　　1、歸檔要求

　?。ㄒ唬?yīng)歸檔的會(huì)計(jì)材料應(yīng)齊全完整，按報(bào)表、帳簿、憑證和其他類(lèi)的形式和特點(diǎn)分別歸檔、排列。

　?。ǘ?huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)人員按歸檔文件整理方法整理立卷、裝訂成冊(cè)后移交局綜合檔案室。

　?。ㄈ?shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，需永久保存的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)告等，在打印紙質(zhì)歸檔的同時(shí)，需將其相應(yīng)電子數(shù)據(jù)上傳到文件與檔案管理服務(wù)平臺(tái)中歸檔保存。

　　2、歸檔時(shí)間

　　會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由會(huì)計(jì)人員保管二年，期滿后移交局綜合檔案室統(tǒng)一保管，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　已移交檔案部門(mén)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門(mén)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　3、歸檔文件整理

　　2014年起，會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁(yè)碼、編檔號(hào)，不同年度的要分開(kāi)整理?！凹笔菤w檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。一份會(huì)計(jì)報(bào)表為1件、一本（份）賬簿為1件、一冊(cè)（本）憑證為1件。“件”題名應(yīng)準(zhǔn)確概括該件會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、文件名稱(chēng)。

　?。ㄒ唬﹦澐诸?lèi)別及保管期限

　　1、對(duì)同一年度的會(huì)計(jì)檔案歸檔文件按報(bào)表、賬簿、憑證和其他四個(gè)屬類(lèi)分開(kāi)。

　　2、按《會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表》對(duì)各屬類(lèi)的歸檔文件劃分保管期限。

　?。ǘ┡判?/p>

　　在同屬類(lèi)同年度下面按照時(shí)間順序或重要程度排序。同屬類(lèi)同年度歸檔文件如有不同保管期限的，先排保管期限長(zhǎng)的，后排保管期限短的；相同保管期限的按時(shí)間順序排列。

　?。ㄈ┭b訂

　　每“件”單獨(dú)裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補(bǔ)裱糊，定為永久保管期限的文件去除易生銹的金屬物后，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。賬簿、憑證，會(huì)計(jì)部門(mén)已經(jīng)裝訂好的，保持不變。

　?。ㄋ模┚庬?yè)碼

　　沒(méi)有編頁(yè)碼的文件，以“件”為單位對(duì)有效頁(yè)面編連續(xù)頁(yè)碼，正面編于右上角，背面編于左上角，本身有正確頁(yè)碼或單頁(yè)的文件不需再編頁(yè)碼；1份文件各部分已有獨(dú)立正確的頁(yè)碼時(shí)，不用再編頁(yè)碼，合并計(jì)算其總頁(yè)數(shù)即可。憑證類(lèi)不需要編頁(yè)碼。編頁(yè)號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。

　?。ㄎ澹┲浬蟼?/p>

　　在市文檔平臺(tái)“文件著錄”會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)中著錄每份歸檔文件的相關(guān)信息并上傳相應(yīng)電子文件，無(wú)相應(yīng)電子文件的歸檔文件（保管期限為永久、30年,會(huì)計(jì)憑證除外）需掃描上傳。檢查無(wú)誤后點(diǎn)擊“歸檔”生成檔號(hào)等信息，完成“預(yù)歸檔”操作。

　?。┐蛴n號(hào)標(biāo)簽

　　在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中打印出檔號(hào)標(biāo)簽，裁剪后粘貼于歸檔文件左上角空白處；

　　或直接打印歸檔章。

　?。ㄆ撸┭b盒

　　將裝訂整理好的歸檔文件按檔號(hào)順序放入檔案盒中。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。同年度同類(lèi)歸檔文件裝盒完畢檢查無(wú)誤后，在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分別裝入相應(yīng)檔案盒內(nèi)，然后在文檔平臺(tái)“編目管理”中打印檔案盒背脊標(biāo)簽整齊粘貼于盒的背脊處。

　?。ò耍┚幹颇夸?/p>

　　在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，并在市文檔平臺(tái)“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標(biāo)簽和背脊標(biāo)簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

　　《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，兩份用牛皮紙等軟皮裝訂。同一年度的會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿、憑證和其他類(lèi)的檔案目錄可以裝訂在一起，各類(lèi)之間用一張彩色紙隔開(kāi)。

　?。ň牛┓庋b入庫(kù)

　　在“預(yù)歸檔庫(kù)”中選中需要封裝入庫(kù)的檔案，對(duì)檔案信息檢查無(wú)誤后，點(diǎn)擊“封裝入庫(kù)”，檔案封裝入庫(kù)成功后，檔案進(jìn)入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對(duì)應(yīng)的分類(lèi)下。進(jìn)入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。