紹興檔案整理服務(wù)公司：文件歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)，檔案管理的起點(diǎn)。堅(jiān)持四項(xiàng)原則做好檔案整理工作，規(guī)范文件的管理，提高工作效率。

　　一是堅(jiān)持遵循文件形成規(guī)律和文件之間的歷史聯(lián)系。根據(jù)文件的產(chǎn)生及處理過程，從文件來源、時(shí)間、形式、內(nèi)容等方面進(jìn)行深入分析，準(zhǔn)確把握文件之間的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行精準(zhǔn)歸檔，確保檔案記錄的完整性和有序性。

　　二是堅(jiān)持高度重視和利用原有基礎(chǔ)。堅(jiān)決防止破壞以往整理和保存的基礎(chǔ)檔案，充分研究和利用原來文件整理的成果，為下一步文件歸檔整理工作汲取寶貴經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率。

　　三是堅(jiān)持做好文件材料的價(jià)值區(qū)分工作。文件的價(jià)值由它的內(nèi)容及其對組織單位工作的作用決定。根據(jù)文件材料的價(jià)值確定檔案保管期限，按照保管期限將文件區(qū)分開來，進(jìn)行針對性整理，為后期文件查詢利用工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　四是堅(jiān)持保證紙質(zhì)、電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在信息化條件下，文件歸檔整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。尤其要做好電子檔案目錄的創(chuàng)建工作，其中應(yīng)包含檔號、文件號、來源、文件名、日期、頁數(shù)等檢索項(xiàng)目，確保其重要檢索工具的作用能夠得到有效發(fā)揮。

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　　檔案整理人都知道，檔案整理第一件事，就是要給所有的文件“分件”。

　　合理的分件，一方面可以科學(xué)存檔，方便后續(xù)檔案利用；

　　另一方面，分好件才知道我們要錄哪些文件目錄，后續(xù)工作才能順利開展。

　　檔案整理過程中，如何確定歸檔文件的“件”？

　　一般來講，一份文件材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為一件。

　　文件材料的正本與定稿為一件；

　　正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批單等）；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

　　正文與附件為一件；

　　原件與復(fù)制件為一件；

　　報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊（本）為一件；

　　其中四川省明確規(guī)定“來文與復(fù)文”各作為一件。

　　文件正本與不同版本怎樣確定件數(shù)？

　　文件除正本外，在撰、印刷過程形成的不同稿本。

　　包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。

　　一般來說，文件正本與定稿為一件，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件；

　　重要文件須保留歷次修改稿，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

　　正文與附件怎樣確定件數(shù)？

　　附件是批附屬于正文之后的其他文字材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料。

　　如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)性文件等等。

　　一般來說，正文與附件合為一件；

　　如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。

　　會議文件和記錄怎樣確定件數(shù)？

　　不能把會議文件只確定為一件，要以責(zé)任者結(jié)合文件內(nèi)容來確定件數(shù)，每份文件為一件；

　　會議記錄以會議名稱或會議主題確定件數(shù)，原則上一次會議記錄為一件，可保留原記錄本裝訂形式，作為“盒”對待。

　　報(bào)表、名冊、圖冊、介紹信、刊物類文字材料怎樣確定件數(shù)？

　　報(bào)表、名冊、圖刊物類文件材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件，介紹信一般一份為一件。

　　若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。

　　處理問題的文件材料怎樣確定件數(shù)？

　　處理同一問題形成的文件材料較多時(shí)，應(yīng)根據(jù)責(zé)任者結(jié)合內(nèi)容確定件數(shù)，不能將處理某問題的若干份文件只確定為一件。

　　如處理信訪文件材料，除原信件外，還有領(lǐng)導(dǎo)批示、調(diào)查材料、旁證材料、有關(guān)證據(jù)、處理結(jié)論、匯報(bào)材料等。