電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.gycxdjzzl.com
郵 箱:zboao@qq.com
邵陽檔案整理服務(wù)公司:檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過程。
更全面地說,檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱,是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理,主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別,對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。
檔案實體整理,主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案,進行基本的分類、組合、排列、編目,組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理,主要指檔案的實體整理,它包括以下三方面的工作內(nèi)容:
邵陽檔案整理服務(wù)公司讓檔案整理工作更加規(guī)范化、科學化,今天韋柏國際和大家分享一下檔案整理的一些工作流程:
邵陽檔案整理服務(wù)公司檔案整理
一、收集
收集工作一般是每年1-2月開始,由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作,提出具體要求,并附上《文件材料歸檔范圍及保管期限表》供參考。檔案整理檔案室要做好接收登記,建立《檔案移交接收登記表》。
二、分類
?。?)年度劃分
年度劃分應(yīng)遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度歸檔;計劃、預(yù)決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等,應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的年度;長遠規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的頭一年;多年的總結(jié)、報告,應(yīng)放在文件針對的一年;跨年度的案件,應(yīng)放在結(jié)案的一年。跨年度的會議文件,以會議閉幕時間來劃分;來文與復(fù)文跨年度并作為一件歸檔的,以復(fù)文時間來劃分。不同年度的文件一般應(yīng)分開排放。
(2)保管期限表劃分
參照《廣東省機關(guān)文書檔案保管期限表》(下簡稱《期限表》)對歸檔文件進行保管期限劃分,不在《期限表》規(guī)定的歸檔范圍內(nèi),而又認為具有保存價值,需要歸檔的文件材料,由各辦公室自行決定保管期限或咨詢檔案館。
三、組件
件是歸檔文件的整理單位,一般以每份文件為一件:
正文、附件為一件(正文在前,附件在后);
文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件(正本在前,定稿在后);
轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后);
原件與復(fù)制件為一件(原件在前,復(fù)制件在后);
正本與翻譯本為一件(無特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后);
中文本與外文本為一件(中文本在前,外文本在后);
報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);
簡報、周報等材料一期為一件;
會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;
來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)獨立成件。
四、修整
歸檔文件裝訂前,對不符合要求的文件材料進行修整。
歸檔文件已破損的,應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù);字跡模糊或易退變的,應(yīng)予復(fù)制。
歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
對于幅面過大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
五、裝訂
1、要求:A4大小為標準取齊(凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的,要按A4規(guī)格進行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱。托裱時單面內(nèi)容文件在文件四角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央;雙面內(nèi)容文件在文件左邊兩角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央。);形成時即為成本成冊的報表、刊物等,可保留原裝訂,裝訂時應(yīng)盡量不破壞檔案原貌;不能使用塑料夾裝訂文件。
2、方法:不銹鋼釘;線裝。(不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。)
3、10年期的檔案(可)不拆釘。
六、排序、編號
在分類方案的低一級類目(即“保管期限”)內(nèi)進行排序、編號,每年(每個機構(gòu))每個保管期限的文件按時間結(jié)合事由從1開始編順序號。
排列時,都應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
每一年度的歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔的文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
七、編頁碼
以件為單位,采用號碼機打印在每頁紙的右下角空白處,雙面有字跡的檔案材料,對于背面書寫的頁面頁碼打印在左下角空白處(按文字方向編頁碼)。每份文件均從1開始編頁碼,編有效頁。
八、蓋檔號章
檔號章蓋于文件首頁上方空白處。
檔號章項目包括全宗號、類別號、期限、年度、機構(gòu)、件號六項。
“全宗號”是檔案館為進館單位檔案所編制的實體管理號。
“類別號”是指一個立檔單位內(nèi)不同門類的檔案代字或代號,如A等。
“年度”指歸檔文件的形成年度,標注4位阿拉伯數(shù)字。
“機構(gòu)”填寫歸檔文件(收文或發(fā)文)的承辦機構(gòu)名稱(規(guī)范化簡稱)。不按機構(gòu)分類的,不填此欄。
“期限”指歸檔文件的保存時間,分永久、30年、10年三種。
“件號”是歸檔文件的順序號。
九、著錄
1、著錄的項目要準確、齊全,以便于檢索。
2、一級著錄要素:a、類別:文書檔案;b、年度:文件對應(yīng)年度;c、機構(gòu):本辦公室名稱;d、期限:永久、30年或10年。
3、二級著錄要素:件號、密級、文號、責任者、標題、主題詞、文件日期、頁數(shù)、歸檔日期、附件、公開范圍、自定義類別、附注。
4、題名著錄
(1)文件題名一般要求照實抄錄,不得隨意改動。如文件沒有題名或雖有題名但無法揭示出文件的實際內(nèi)容和成份,應(yīng)重新擬寫。將重擬的題名附于原題名后,外加“[]”。
(2)對題名中出現(xiàn)“我鎮(zhèn)”“你局”“本鎮(zhèn)”等不規(guī)范簡稱的,應(yīng)據(jù)實著錄并在其后注明全稱或規(guī)范的簡稱,用“[]”標識。如“關(guān)于本局……工作總結(jié)”應(yīng)錄成“關(guān)于本局[××局]……”,而不應(yīng)錄成“關(guān)于XX局工作總結(jié)”
(3)有副題名的照原文副題名錄入,在副題名前加“:”號;如有多個副題名,在各個副題名中用“;”隔開。
(4)“任免通知”等公文的標題通常只標注一個或部分人名,著錄時可在題名之后,加上該文任免的本單位有關(guān)人員的名字,并外加“[]”。
?。?)有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的,應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來處理,題名在“附件”欄內(nèi)標識清楚。
十、裝盒
1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內(nèi)對同一個保管期限內(nèi)的文件,根據(jù)檔案盒厚度,將文件按順序裝入盒中。不同保管期限的文件不能裝在同一盒內(nèi);分機構(gòu)編流水號的,不同機構(gòu)的文件不要裝在同一盒內(nèi)。
2、填寫檔案盒背上的項目完整填寫檔案盒背上的項目:全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構(gòu)、起止件號。
3、填寫備考表項目:盒內(nèi)文件材料情況說明、整理人、檢查人、整理時間。
十一、編檢索工具
1、打印目錄
按件號打印歸檔文件目錄。
2、擬寫“歸檔說明”
內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,內(nèi)設(shè)機構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況,文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷)。
3、裝訂成規(guī)范的檔案目錄
目錄內(nèi)一般按歸檔說明、永久、30年、10年的順序排列,可將永久、30年、10年分別裝訂,或永久、30年合訂,10年單獨裝訂,多年合編。
4、填寫“目錄夾封面”上的項目
包括全宗名稱、類別、年度、保管期限。
5、填寫“目錄夾背脊”上的項目
包括全宗號、類別、年度、期限。
專業(yè)從事檔案整理和檔案搬遷服務(wù),至今有三十多年的國內(nèi)外豐富的檔案整理和搬遷經(jīng)驗。曾與服務(wù)的項目有:人事檔案整理,房管局,檔案局,法院,公安局檢察院檔案整理等;如您有檔案整理和檔案搬遷的需求,不妨致電給客服,愿能用我們專業(yè)和真誠的服務(wù)能換來與您的合作!