機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，那么，如何做好檔案文件的歸檔整理工作呢？寶雞檔案整理服務(wù)公司就是依照下面這些整理方法，加上日常工作中積累的檔案經(jīng)驗(yàn)，不斷拓展業(yè)務(wù)的。

　　檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件用的檔案裝具。最初是由紙板和牛皮紙裱糊制作的，現(xiàn)在通常用無(wú)酸紙制作，現(xiàn)在業(yè)務(wù)拓展到檔案整理，軟件開發(fā)，檔案裝具、辦公用品和辦公家具、生產(chǎn)、銷售等行業(yè)來(lái)。

　　檔案整理的兩種方式

　　大家都知道，檔案整理的具體形式有兩種，

　　一種是按卷整理，比如早期的文書檔案、科技檔案等都采用了立卷的方式。

　　還有一種是按件整理，比較典型的是《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2000)這一版，本著“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”的原則，改變了文書檔案只能組卷整理的方式。

　　實(shí)際的檔案管理工作中，我們會(huì)面臨很多類別的檔案，按卷整理還是按件整理，這個(gè)問題始終是不能避免的。

　　例如，檔案管理系統(tǒng)一般也存在按卷整理和按件整理的不同檔案類型模板，從形式上看就是按卷整理的有兩層目錄(案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄)，按件整理的就一層目錄(文件目錄)。說(shuō)到底，這其實(shí)是考驗(yàn)我們?nèi)绾伪鎰e最小整理單元。

　　過(guò)去，我們沒有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，都需要通過(guò)紙質(zhì)目錄或卡片來(lái)查找檔案，這個(gè)時(shí)候的按卷整理方式，是將有聯(lián)系的若干檔案組成一卷，起一個(gè)案卷題名，化繁為簡(jiǎn)。

　　比如一卷有10個(gè)文件，那么就是將原本的10條目錄總結(jié)成1條目錄，相當(dāng)于為我們將浩繁的檔案信息進(jìn)行了一次提煉，在我們有限的檢索能力下(一行行地用眼看)，通過(guò)提煉的案卷目錄，可以較快較準(zhǔn)地找到相關(guān)的檔案。

　　現(xiàn)在，有了檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理檔案，別說(shuō)目錄信息了，連檔案全文都能檢索，這個(gè)時(shí)候，再費(fèi)心費(fèi)力地把有聯(lián)系的檔案人為組織在一起，并且絞盡腦汁的起個(gè)合理的案卷題名，這樣的工作顯然就有些不合時(shí)宜了，因此，才有了按件整理。

　　細(xì)細(xì)想來(lái)，這個(gè)“件”，也是個(gè)相對(duì)的概念，不同類型的檔案也有不同的理解，比如小額貸款類業(yè)務(wù)檔案，這類檔案的特點(diǎn)是：業(yè)務(wù)性強(qiáng)，檔案的內(nèi)容都一致。比如某個(gè)人的某次貸款可能包括貸款合同、身份證明、財(cái)產(chǎn)證明等。

　　在實(shí)際工作中，這些檔案往往是要一起利用的，因此再詳細(xì)區(qū)分某人某次貸款的貸款合同、某人某次貸款的身份證明等，就顯得有些多余。這時(shí)的“件”，就是某個(gè)人的某次貸款的所有文件。

　　如何做好檔案文件的歸檔整理工作

　　檔案整理歸檔工作

　　01將全部文件收集起來(lái)

　　文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的，可能是一年，也可能是一個(gè)季度，因此進(jìn)行歸檔工作時(shí)，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。

　　02按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選

　　一般來(lái)說(shuō)，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件無(wú)需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

　　03劃分類別和級(jí)別

　　篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級(jí)的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無(wú)法劃分級(jí)別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

　　04確定保管期限

　　凡是在本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)長(zhǎng)及相關(guān)規(guī)章制度來(lái)預(yù)留足夠的保管期限，不可過(guò)早銷毀。

　　05修繕文件內(nèi)容

　　對(duì)于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來(lái)源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

　　06對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)

　　檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個(gè)基本單位，再按照類別、級(jí)別和時(shí)間裝訂成一個(gè)二級(jí)單位，然后用歸檔章編號(hào)。

　　07裝盒并編制檢索目錄

　　按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào)，編號(hào)要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。