檔案怎么歸類(lèi)整理？引言檔案管理人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案管理工作的內(nèi)涵及原則并且通過(guò)自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理理念，明確檔案管理的重要性不斷地加強(qiáng)檔案歸類(lèi)整理工作以此為企業(yè)的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

　　檔案怎么歸類(lèi)整理

　　一、檔案管理歸檔整理分類(lèi)解析

　　一內(nèi)涵：在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類(lèi)型不同類(lèi)型的檔案基本資料不同。雖然其種類(lèi)與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理以此為相關(guān)人員查詢(xún)企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性。

　　為提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、儲(chǔ)存、管理及銷(xiāo)毀,企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

　　二原則：管理人員在管理過(guò)程中應(yīng)明確檔案管理工作的原則確保檔案管理工作具有一定的精準(zhǔn)性及規(guī)范性進(jìn)而提高檔案管理工作的水平。并且應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄的編制提高檔案管理中的查詢(xún)及搜索功能.另外在檔案管理中分類(lèi)、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn)則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷(xiāo)毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

　　二、檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧

　　一、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)：檔案管理工作中管理人員應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行合理的分類(lèi)在分類(lèi)工作中使檔案庫(kù)中的數(shù)據(jù)形成健全的程序提高檔案分類(lèi)工作的質(zhì)量.管理人員應(yīng)在資料搜集工作完成后選擇合適的分類(lèi)程序完成檔案的分類(lèi)工作保證工作人員可以使用相關(guān)程序熟練的完成分類(lèi)工作并且簡(jiǎn)化檔案管理分類(lèi)工作提高管理效率.

　　二、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待：

　?。?紙質(zhì)檔案.紙質(zhì)檔案管理是檔案管理中最為重要的工作之一管理人員在紙質(zhì)檔案管理中應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單化確保自身可以快速的調(diào)取相關(guān)的資料提高自身的管理效率。管理人員應(yīng)根據(jù)資料的重要程度完成收集、檢查等工作并根據(jù)既有的分類(lèi)方式完成分類(lèi)及整理工作提高檔案管理工作的質(zhì)量。

　　在進(jìn)行紙質(zhì)版檔案整理中管理人員需要消耗大量的人力及物力為紙質(zhì)檔案電子化奠定了一定的基礎(chǔ)減少了電子化工作中的步驟。但是相關(guān)人員在進(jìn)行檔案電子化工作中也要對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行細(xì)分保證電子版檔案具有一定的完整性使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。

　　２.電子檔案.隨著科學(xué)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展電子檔案出現(xiàn)在檔案管理工作中并且管理人員在進(jìn)行管理中逐漸度地加強(qiáng)了電子檔案的使用率提高檔案管理的信息化.信息技術(shù)的發(fā)展使管理人員逐漸地使用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)完成對(duì)電子檔案的處理在一定程度上簡(jiǎn)化了工作人員的工作提高了其工作質(zhì)量.并且企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)使其掌握相關(guān)的科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理以此提高自身的工作質(zhì)量.

　　三、技巧及方法說(shuō)明

　?。薄⒁圆牧狭飨?、流量為導(dǎo)向提升歸檔率.近幾年我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速社會(huì)各個(gè)行業(yè)也隨之得到了較大的發(fā)展這種情況下檔案數(shù)量大幅增加對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢(shì)下有關(guān)人員在開(kāi)展工作時(shí)應(yīng)對(duì)注重對(duì)材料流向及流量進(jìn)行細(xì)致的分析及時(shí)對(duì)自身工作進(jìn)行改進(jìn)根據(jù)工作難度的不同對(duì)資源進(jìn)行合理的分配進(jìn)而加快檔案管理工作的進(jìn)度提高檔案管理工作的質(zhì)量。

　?。?、透過(guò)職能確保范圍、期限。檔案管理工作會(huì)受到職能的影響檔案管理的期限及范圍會(huì)根據(jù)職能的改變而發(fā)生變化進(jìn)而影響檔案管理工作的開(kāi)展加大了工作的難度有關(guān)人員在實(shí)際工作中應(yīng)對(duì)這種情況給予足夠的關(guān)注。注意對(duì)項(xiàng)目管理方法的應(yīng)用,對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)合理的劃分在充分了解檔案具體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上開(kāi)展工作進(jìn)而避免時(shí)間及精力的不必要浪費(fèi)確保檔案管理工作的高效有序開(kāi)展。

　　３、以“主體”為旨?xì)w的歸檔法.以主體為旨?xì)w從某種意義上講是指有關(guān)人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)應(yīng)以檔案的用途為依據(jù),對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整理進(jìn)而為后續(xù)的工作提供便利加快工作開(kāi)展的進(jìn)度。有關(guān)人員在實(shí)際工作中應(yīng)對(duì)檔案的用途進(jìn)行分析在了解檔案用途的基礎(chǔ)上開(kāi)展工作進(jìn)而提高工作開(kāi)展的針對(duì)性實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量的大幅提升。

　　４、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行提高整體質(zhì)量。有關(guān)人員在工作中應(yīng)高度重視行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的作用以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)開(kāi)展工作進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作開(kāi)展效率及質(zhì)量的大幅提升。有關(guān)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)規(guī)章制度確保充分掌握和熟練應(yīng)用相關(guān)規(guī)章制度并明確行業(yè)特性及發(fā)展趨勢(shì)在此基礎(chǔ)上開(kāi)展檔案管理工作進(jìn)而保障檔案管理工作的質(zhì)量。

　?。怠w檔范圍、分類(lèi)方案密切結(jié)合.隨著社會(huì)的發(fā)展及科技的進(jìn)步檔案資料保存方式也發(fā)生了較大的變化。現(xiàn)階段紙質(zhì)材料在實(shí)際工作中的應(yīng)用越來(lái)越少僅僅在資料的核對(duì)和保存方面有著一些應(yīng)用而電子版檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位在日常工作中得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。因此有關(guān)人員在工作中應(yīng)加大對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用充分考慮到分類(lèi)方案及歸檔范圍進(jìn)而加快工作開(kāi)展進(jìn)度提高工作開(kāi)展的質(zhì)量。

　　結(jié)論

　　檔案管理工作人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案的整理順序并且全面的掌握紙質(zhì)版檔案與電子版檔案管理的區(qū)別以其兩者之間的特點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理提高檔案管理的水平.在實(shí)際工作中管理人員應(yīng)使用以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率、以自身職能確保范圍、歸檔范圍、分類(lèi)方案密切結(jié)合等方式提高自身檔案管理的水平為相關(guān)人員快速的提取相關(guān)檔案資料提供便利進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

　　檔案分類(lèi)整理方案

　　為提高檔案管理水平，促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，《照片檔案管理規(guī)范》結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)本單位形成的各種門(mén)類(lèi)文件和載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類(lèi)方案如下：

　　一、分類(lèi)原則

　　以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和利用。

　　二、全宗內(nèi)檔案門(mén)類(lèi)

　　本單位所有門(mén)類(lèi)、載體檔案，共有文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、光盤(pán)檔案、專(zhuān)門(mén)(業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類(lèi)。

　　三、全宗內(nèi)各門(mén)類(lèi)檔案的分類(lèi)、編號(hào)

　　（一）文書(shū)檔案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)組卷，每個(gè)保管期限內(nèi)案卷號(hào)混年度編寫(xiě)大流水號(hào)。

　　保管期限為：永久（目錄號(hào)1）、長(zhǎng)期（目錄號(hào)2）、短期（目錄號(hào)3）。

　　機(jī)構(gòu)分類(lèi)類(lèi)目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。注：機(jī)構(gòu)分類(lèi)或問(wèn)題分類(lèi)選其一，不同時(shí)存在。

　　文書(shū)檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　案卷標(biāo)簽采用以下式樣：

　　——紅色為永久保管期限、綠色為長(zhǎng)期保管期限、藍(lán)色為短期保管期，字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長(zhǎng)期、短期。2007年開(kāi)始，保管期限為：永久、30年、10年。

　　機(jī)構(gòu)分類(lèi)類(lèi)目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。

　　文件件號(hào)編制為：按照保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分別編制流水號(hào)。

　　3.歸檔章的使用：

　　在每件文件首頁(yè)的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫(xiě)編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。

　　歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、館編件號(hào)、總頁(yè)數(shù)（見(jiàn)圖）。

　?、偃谔?hào)：C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號(hào)，沒(méi)有代號(hào)的暫時(shí)不填。檔案管理軟件中可用單位名稱(chēng)的拼音字母代替。（以下各門(mén)類(lèi)的全宗號(hào)填寫(xiě)都按此規(guī)定）

　　②年度：以４位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002"，不能簡(jiǎn)化為"02"。

　　③室編件號(hào)：檔案室在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目（即機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）內(nèi)，按文件的排列順序從"１"開(kāi)始逐件編號(hào)，不同類(lèi)目不能混合編號(hào)。

　?、鼙９芷谙蓿簹w檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長(zhǎng)期（30年）"、"短期（10年）"標(biāo)識(shí)。在2006年前的檔案保管期限是永久、長(zhǎng)期、短期；2007年開(kāi)始根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令保管期限是永久、30年、10年。

　?、輽C(jī)構(gòu)或問(wèn)題：按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，用中文填寫(xiě)分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)；例：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委。按問(wèn)題分類(lèi)的，用中文填寫(xiě)類(lèi)目名稱(chēng)，例：黨群類(lèi)、行政類(lèi)。企業(yè)在歸章中的“問(wèn)題”可以填寫(xiě)原大類(lèi)代號(hào)。

　?、摒^編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫(xiě)。

　?、呖傢?yè)數(shù)：每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁(yè)數(shù)?？傢?yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。

　　4.檔案盒盒脊：

　　在盒脊設(shè)置的項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

　　全宗號(hào)用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號(hào)僅填寫(xiě)室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。

　　盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫(xiě)，平時(shí)用鉛筆填寫(xiě)，脊背上的字體是仿宋4號(hào)

　　6.卷盒排列方法：

　　以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）順序排列。

　?。ǘ?huì)計(jì)檔案

　　按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位。

　　采用核算單位——年度——形式（名稱(chēng)）分類(lèi)。核算單位按順序從1開(kāi)始編制流水號(hào)，每個(gè)核算單位對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)。

　　如：核算單位有3個(gè)，核算單位代號(hào)1為行政會(huì)計(jì)(目錄號(hào)4)，核算單位代號(hào)2為黨委會(huì)計(jì)(目錄號(hào)5)，核算單位代號(hào)3為工會(huì)會(huì)計(jì)(目錄號(hào)6)。(注：這里的樣本目錄號(hào)是臨時(shí)的，各單位要根據(jù)你前面的文書(shū)檔案的目錄號(hào)確定目錄號(hào)，核算單位有幾個(gè)要給幾個(gè)目錄號(hào))

　　案卷號(hào)編制方法：

　　同一核算單位下按照憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、其他順序排列編年度小流水號(hào)。

　　會(huì)計(jì)憑證裝盒，財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類(lèi)用硬卷皮裝訂，會(huì)計(jì)賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。

　　會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)編制方法：

　　全宗號(hào)—目錄號(hào)—年度—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽式樣如下：

　　藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保管期限，全宗號(hào)、目錄號(hào)用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。

　?。ㄈ┱掌瑱n案（目錄號(hào)7）

　　按年度(內(nèi)容)分類(lèi)并組成案卷，以張為單位，按拍攝時(shí)間先后順序排列，編寫(xiě)卷內(nèi)照片小流水號(hào)。每一本照片冊(cè)為一個(gè)案卷號(hào)，混年度編寫(xiě)案卷大流水號(hào)，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫(xiě)內(nèi)容，背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書(shū)檔案標(biāo)簽)。

　　保管期限：永久。

　　照片檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽：式樣如下

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　照片的整理：

　　題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

　?。ㄋ模┕獗P(pán)檔案（目錄號(hào)8）

　　光盤(pán)類(lèi)檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按照混年編大流水號(hào)。

　　保管期限：永久。

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　?。ㄎ澹?shí)物檔案（目錄號(hào)9）

　　實(shí)物類(lèi)檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按混年編大流水號(hào)。

　　保管期限：永久

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實(shí)物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

　?。?zhuān)門(mén)(業(yè)務(wù))檔案

　　業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車(chē)行政許可檔案、出租車(chē)行政處罰檔案、三輪車(chē)從業(yè)人員管理檔案四種。

　　專(zhuān)門(mén)(業(yè)務(wù))檔案的檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)—年度—案卷號(hào)。

　　分類(lèi)號(hào)一級(jí)類(lèi)目采用代號(hào)KG表示，二級(jí)類(lèi)目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類(lèi)目之間用間隔符號(hào)“.”分開(kāi)，分類(lèi)號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

　　案卷號(hào)在最低一級(jí)編年度小流水號(hào)。

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。

　　專(zhuān)門(mén)(業(yè)務(wù))檔案分類(lèi)號(hào)附注表

　　分類(lèi)號(hào)

　　檔案內(nèi)容

　　KG·1

　　公交行政許可檔案

　　KG·2

　　出租車(chē)行政許可檔案

　　KG·3

　　出租車(chē)行政處罰檔案

　　KG·4

　　三輪車(chē)從業(yè)人員管理檔案

　?。ㄆ撸┰O(shè)備檔案

　　設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號(hào)分類(lèi)組卷。

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—分類(lèi)號(hào)(設(shè)備代號(hào)民)—案卷號(hào)。

　　分類(lèi)號(hào)一級(jí)類(lèi)目采用代號(hào)S（設(shè)備）表示，二級(jí)類(lèi)目為設(shè)備代號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類(lèi)目之間用間隔符號(hào)“?”分開(kāi)，分類(lèi)號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

　　案卷號(hào)在最低一級(jí)類(lèi)目下編流水號(hào)。