實物檔案是人們在實踐活動中形成的具有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的物品檔案，是反映單位職能活動和歷史真實面貌的特定有形物品，是單位發(fā)展變化留下的鑒證物，具有很高的保存價值。一般包括獎品、贈品、印章、字畫、其他等類型。

　　實物檔案怎么整理

　　實物檔案整理的基本步驟：分類、排列、編號、編目

　　01、分類

　　一個全宗內(nèi)實物檔案一般可按獎品贈品、印章、字畫、其他分為五類。

　　獎品包括：獎牌、獎狀、獎杯、獎?wù)?、證書、錦旗等各類獎項所得物品。

　　贈品包括：獲贈的各類不同載體、不同形態(tài)的物品。

　　印章包括：曾經(jīng)使用的已廢止的發(fā)文印章、法人印章及辦事機構(gòu)印章，還有其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)印章、業(yè)務(wù)印章等（不包括正在使用和即將使用的印章）。

　　字畫包括：國內(nèi)外領(lǐng)導人、著名書畫家、社會知名人士和有關(guān)單位贈送或自行購買等方式所得的梯次、題字、繪畫等作品。

　　其他包括：本單位制作的各類宣傳品、紀念冊、吉祥物、文化產(chǎn)品等物品。

　　02、排列

　　在每個類型中，按物品獲得的時間順序進行排列，并將每個實物清洗、擦拭干凈。

　　03、編號

　　給每個實物編制一個唯一的檔號。檔號格式為：“全宗號-分類-件號”。如：“51-SWj-5”，表示51全宗實物檔案獎品類第五類。

　　全宗號：同其他門類編制要求一致；分類號：為每類實物檔案代碼，用“SWj”代表“獎品”類、“SWp”代表“贈品”類、“SWy”代表“印章”類、“SWz”代表“字畫”類、“SWq”代表“其他”類。件號：每個實物類型內(nèi)，從1開始編制流水順序號。

　　注意事項：每件實物檔案的檔號可用標簽填寫，編制在實物反面，不影響美觀。

　　04、編目

　　給每類每件實物檔案編制一條具有檢索意義的目錄，存放于檢索柜中。其中，印章類檔案目錄考證印章使用的起止時間，并加蓋印模，存放于印章檔盒內(nèi)首頁。

　　實物檔案的歸檔范圍

　?。?）獎品類：主要包括獎狀、獎牌、獎?wù)?、獎杯、錦旗、榮譽證書、榮譽冊、光榮冊等帶有明顯榮譽性的物品。

　?。?）印章類：主要包括失效的木印、石印、塑料印、鋼印；圓印、方印、菱??；黨印、政府印、行政印、社團印、財務(wù)印等。

　?。?）字畫類：主要包括領(lǐng)導及名人的題詞、簽名及各種類型書畫。

　?。?）贈品類：

　　主要包括單位或個人在公務(wù)活動中互相贈送的紀念性物品、禮品。

　?。?）其它類：其他有保存價值的物。

　　1、分類

　　字畫、贈品數(shù)量較少的單位可不單設(shè)“字畫”、“贈品”類，歸入“其他類”。

　　一般情況：

　　實物檔案數(shù)量適中的單位可分為獎品類（SWj）、印章類（SWy）、字畫類（SWz）、贈品類（SWp）、其他類（SWq），不設(shè)置二級類日。

　　特殊情況：

　　若獎品類實物數(shù)量較多，可設(shè)置二級類目，即按物品類型分為獎狀獎牌、錦旗等。印章、字畫數(shù)量不多可不必再分類，多的可按其制成材料、內(nèi)容細分。

　　2、劃分保管單位

　　獎品、印章、字畫、贈品等實物以一件實物作為一個保管單位進行整理。

　　3、排列

　　一般情況下歸檔的實物按收到的時間先后順序排列。

　　4、劃分保管期限

　　實物檔案的保管期限分為永久、30年、15年和10年。保管期限的劃分參照國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　5、編號

　　歸檔實物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號，并在不影響實物原貌的合適位置粘貼標簽，填寫檔號。

　　實物檔案用“SW”表示，用SWj、SWy、SWz、SWp、SWq分別表示獎品、印章、字畫、贈品、其他五個類型的實物檔案。

　　各類中的實物以件為單元，按收到的先后順序編流水號。編號方式為：全宗號一分類及目錄號一件號（29一SWj1一1表示29號全宗獎品類實物檔案1號目錄的第1件）

　　6、封裝及排架

　　1、榮譽類實物：

　　a、有實物檔案室的單位，可將整理好的榮譽類實物放置在實物檔案室的展柜內(nèi)，或掛在開闊干凈的墻面上。

　　b、無實物檔案室的單位，可將整理好的榮譽類實物與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

　　2、印章類實物：

　　將整理好的印章放入內(nèi)襯活動式隔條的翻蓋印章檔案盒內(nèi)

　　（不分期限混裝），盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

　　檔案盒封面樣式檔案盒脊背樣式盒內(nèi)樣式在盒蓋背面上方粘貼備考表及印模單。

　　備考表樣式印模單樣式將印章檔案盒與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管。

　　3、字畫類實物

　　字畫經(jīng)裱糊后，以件（幅）為單位將其卷為筒狀，放在特制的柱形盒子中，或用襯紙包住，與其它門類檔案分開，平置疊放在檔案柜或密集架中保管

　　注：

　　1、卷著的字畫隔一段時間要展開或掛出一段時間，再放入盒子中。

　　2、為不影響字畫的美觀，填寫檔號的標簽可粘貼在字畫背面，同時放置字畫的柱形盒子上也要粘貼檔號標簽

　　4、其它類實物：

　　參照上述三種類型實物進行封裝及保管

　　7、制作目錄

　　實物檔案整理完成后，應(yīng)制作實物檔案保管單位日錄