蘇州檔案整理服務(wù)公司總結(jié)得出檔案工作需要收集、整理、編目與檢索、鑒定、利用服務(wù)、編研、保管與統(tǒng)計(jì)，配置專業(yè)的檔案人員；檔案管理體制；配套的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)的支持。

　　1什么是水利工程檔案？

　　水利工程檔案是指水利工程建設(shè)項(xiàng)目根據(jù)水利工程建設(shè)程序在工程建設(shè)各階段（前期工作、施工準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等）形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　2水利工程檔案的特點(diǎn)包括以下：

　　專業(yè)性：是水利工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包括了工程勘察、設(shè)計(jì)、地質(zhì)、水文、測(cè)繪、地震、建筑施工、設(shè)備制造及安裝、安全監(jiān)測(cè)、水土保持、環(huán)境保護(hù)、自動(dòng)化、科研等專業(yè)內(nèi)容；

　　成套性：圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目，規(guī)律的形成了一系列相關(guān)文件材料，記載和反映了這一工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)全過程和成果，構(gòu)成了一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目完整的整體；

　　現(xiàn)實(shí)性:具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)實(shí)用性。

　　3檔案歸檔的幾大關(guān)鍵詞

　　案卷——指由互有聯(lián)系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。蘇州檔案整理服務(wù)公司的組卷原則是遵循工程文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套性、系統(tǒng)，便于檔案保管和利用；

　　檔號(hào)——是指以字符形式賦予檔案實(shí)體的用于固定和反應(yīng)檔案排列順序的一組代碼；

　　工程文件歸檔——是指工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)管理單位移交經(jīng)組卷整理的全部相應(yīng)文件材料；

　　案卷目錄——登錄案卷題名、檔號(hào)、保管期限及其他特征，并按案卷號(hào)次序排列的檔案目錄；

　　卷內(nèi)目錄——登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　4歸檔依據(jù)

　　水利部發(fā)布《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦［2005］480號(hào)），自2005年12月10起施行。

　　電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002。

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)，制定本規(guī)定。

　　第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開展。

　　第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。

　　第二章檔案管理

　　第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語。

　　第六條各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。

　　第七條項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專職檔案人員；其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。

　　第八條勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。

　　第九條工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

　　第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。

　　第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項(xiàng)目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。

　　第十二條項(xiàng)目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

　　第十三條項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。

　　第三章歸檔與移交要求

　　第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。

　　第十五條《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際，補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。

　　第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)。總包單位對(duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。

　　第十七條水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB／T1182-2000)。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

　　第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：

　?。ㄒ唬┌词┕D施工沒有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

　?。ǘ┮话阈缘膱D紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；

　?。ㄈ┓采婕敖Y(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署"竣工圖確認(rèn)章"（見附件4-2）。

　　第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

　　第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

　　第二十一條項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：

　?。ㄒ唬╉?xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)異地保存1套）；

　　（二）工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

　?。ㄈ┊?dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí)，原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；

　?。ㄋ模┝饔蚩刂菩运麡屑~工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。

　　第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí)，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。

　　第二十三條工程檔案的歸檔時(shí)間，可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定。可分階段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。

　　第四章檔案驗(yàn)收

　　第二十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。

　　第二十五條各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收，由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。

　　第二十六條大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。

　　第二十七條水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告，并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

　　檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。

　　第二十八條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后，可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定，對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí)，可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。

　　第二十九條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：

　?。ㄒ唬┞犎№?xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告；

　?。ǘ┞犎”O(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告；

　?。ㄈ?duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評(píng)定意見；

　?。ㄋ模┎榭船F(xiàn)場(chǎng)（了解工程建設(shè)實(shí)際情況）；

　?。ㄎ澹└鶕?jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；

　?。?yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議；

　?。ㄆ撸┬纬蓹n案專項(xiàng)驗(yàn)收意見，并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋；

　　（八）驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見。

　　第三十條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　（一）工程概況。

　?。ǘ┕こ虣n案管理情況：

　　1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

　　2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量

　　3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

　　4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)

　?。ㄈ┐嬖趩栴}及整改要求。

　?。ㄋ模?yàn)收結(jié)論。

　?。ㄎ澹?yàn)收組成員簽字表。